Документация, оформляющая исполнение коммерческой сделки

Данная документация разделена на следующие группы:

по подготовке товара к отгрузке;

коммерческие документы;

документы по платежно-банковским операциям;

страховые документы;

транспортные документы;

транспортно-экспедиторские документы;

таможенные документы.

Документы по подготовке товара к отгрузке:

• заявка на фрахтование (поставщик резервирует место для отправки, указывает транспортное средство, время отправки);

• инструкция по отправке — сведения о грузе и требования поставщика;

• поручение на отгрузку — при воздушных перевозках, где указываются подробные данные о партии товара;

• ордер на перевозку — при местной перевозке, содержа­щий инструкции в отношении перевозки;

• извещение о готовности к отправке — уведомление поку­пателя о том, что заказанные товары готовы к отправке;

• извещение об отправке — продавец информирует грузопо­лучателя об отправке товара.

Коммерческие документы дают стоимостную, качественную и количественную характеристику товара:

• коммерческий счет — требование продавца к покупателю об уплате суммы за поставленный товар. Указываются цена за единицу товара, общая сумма счета, базисные условия постав­ки, способ платежа и форма расчета, наименование банка, све­дения об оплате стоимости перевозки, сведения о страхова­нии;

• счет-фактура — выписывается после окончательной при­емки товара покупателем. Может быть использован в качестве накладной, направляемой вместе с товаром;

• счет-спецификация — указываются цена за единицу това­ра по видам и сортам, а также общая стоимость всей партии товара. Выписывается, когда партия содержит разные по ас­сортименту товары;

• проформа-счет — содержит сведения о цене и стоимости партии товара, но не содержит требования об уплате. Может быть выписан на отгруженный, но еще не проданный товар. Выписывается при поставках товара на консигнацию, выстав­ки, ярмарки и аукционы;

• спецификация — содержит перечень всех видов и сортов товаров, входящих в данную партию;

• техническая документация — при поставках технически сложных товаров длительного пользования. Содержит инструк­ции по монтажу и эксплуатации;

• упаковочный лист — содержит перечень всех видов и сор­тов товара, находящихся в каждом товарном месте;

• сертификат о качестве — свидетельство, удостоверяющее качество фактически поставленного товара и его соответствие условиям контракта.

Документы по платежно-банковским операциям:

инструкция по банковскому переводу;

заявка на банковскую тратту;

извещение об инкассовом платеже;

извещение о платеже по товарному аккредитиву;

извещение о принятии товарного аккредитива;

извещение о принятии документов к оплате по товарному аккредитиву;

заявка на банковскую гарантию;

банковская гарантия;

гарантийное письмо по товарному аккредитиву;

инкассовое поручение;

заявка на товарный аккредитив;

товарный аккредитив;

переводный вексель;

простой вексель;

долговое обязательство.

Страховые документы отражают взаимоотношения между страховщиком и страхователем. К ним относятся:

страховой полис;

страховой сертификат;

страховое объявление;

счет страховщика;

ковернот.

Транспортные документы выписываются грузоперевозчиком. К ним относятся:

коносамент, морская накладная, штурманская расписка, доковая расписка (при морских перевозках);

железнодорожная накладная, дорожная ведомость (при же­лезнодорожных перевозках);

авиагрузовая накладная (при авиаперевозках);

товарно-транспортная накладная (при автодорожных пере­возках).

Транспортно-экспедиторские документы:

отгрузочное поручение (перечень операций, поручаемых экспедитору);

экспедиторские инструкции, счет экспедитора, экспедитор­ское свидетельство о получении груза; складская расписка экс­педитора, складская квитанция, ордер на выдачу товара, ордер на обработку грузов.

Таможенные документы:

таможенная декларация;

экспортные и импортные лицензии;

декларация валютного контроля;

заявка на выдачу валютной лицензии;

валютная лицензия;

налоговая декларация;

грузовая декларация;

ветеринарные, санитарные, фитосанитарные и карантинные свидетельства.

Устав железных дорог — основной документ, регламенти­рующий порядок перевозки грузов на железнодорожном транс­порте.

Накладная — основной перевозочный документ, в котором содержатся сведения об отправителе, получателе, скорости пере­возки, наименование, количество мест и масса груза, объяв­ленная отправителем ценность груза, время приемки груза к перевозке.

Тарифы на железнодорожные перевозки — плата, взимаемая за железнодорожные перевозки, а также сборы за дополнитель­ные операции, связанные с перевозкой груза.

Коммерческий акт — основной документ, по которому по­лучатель может взыскать убытки за ненадлежащее выполнение условий договора. В нем указывают номер и дату составления акта, точное описание состояния груза, тары и тех обстоятельств, при которых обнаружена неисправность средств перевозки, причины порчи или повреждения груза.

Виды тарифов за перевозку и услуги автомобильным транс­портом:

сдельные тарифы на перевозку грузов;

тарифы на перевозку грузов на условиях платных автотонно-часов;

тарифы за повременное пользование грузовыми автомоби­лями и из покилометрового расчета;

тарифы за перегон подвижного состава;

надбавки и скидки;

сборы за услуги, связанные с перевозками;

договорные тарифы.

Кодекс торгового мореплавания — документ, регламентирую­щий перевозки грузов водным морским транспортом.

Виды морских перевозок:

межпортовое;

прямое водное;

прямое смешанное.

Коносамент— перевозочный документ, используемый в мор­ских перевозках.

Воздушный кодекс — документ, регламентирующий перевоз­ки воздушным транспортом.

Товародвижение

Товародвижение — это процесс реального доведения това­ров до потребителя. Основу процесса товародвижения состав­ляют:

транспортирование товаров;

погрузочно-разгрузочные операции;

хранение товаров;

комплектование торгового ассортимента;

сортировка, фасовка, подготовка к продаже. Принципы рационализации товародвижения:

использование кратчайших путей движения товаров;

установление оптимальной звенности товародвижения;

правильный выбор транспортных средств и эффективное их использование;

применение прогрессивной системы товароснабжения с ис­

пользованием тары-оборудования и средств механизации по-грузочно-разгрузочных и складских работ.

Методы доставки товаров:

централизованный завоз — доставка товаров силами и сред­ствами поставщика на основе заявок розничных предприятий;

децентрализованный завоз — доставка товаров розничными предприятиями собственным или привлеченным транспортом.

Маршруты доставки:

линейные (маятниковые) маршруты доставки товаров за один рейс в один магазин;

кольцевой — маршрут доставки товаров одним рейсом не­скольким розничным предприятиям.

Стоимость доставки товаров зависит от:

методов доставки, их форм;

маршрутов доставки;

технологии доставки;

видов транспортных средств;

организации доставки.

Частота завоза товара зависит от:

физико-химических свойств товаров;

предельных сроков и реализации;

среднедневного объема продажи;

размера установленных неснижаемых товарных запасов;

емкости подсобных помещений;

оборудования в торговом зале;

минимальной нормы доставки;

грузоподъемности машины;

уровня расходов по доставке.

В США частота завоза товаров в магазины по отдельным товарным группам составляет:

овощи и фрукты — 48% объема поставки завозится 5 раз в неделю;

молочные продукты — соответственно 34% — 6 раз в неде­лю;

мясо и колбасные изделия — 40% — 3 раза;

бакалейные товары — 41% — 2 раза;

хлеб — 67% — 6 раз;

непродовольственные товары — 40% — 1 раз.

Количество заказываемых товаров зависит от:

частоты завоза;

среднедневной реализации;

неснижаемых запасов и остатков товаров на день завоза;

емкости холодильного оборудования (для быстропортящихся товаров).

График завоза — расписание времени отборки и доставки

товаров в магазины, в котором указывают номер маршрута, дни

завоза, наименование торгового предприятия, его адрес, вид

транспорта, часы доставки.