Анализ списка с помощью подведения промежуточных итогов

 

Команда Данные\Итоги может быть использована для получения различной итоговой информации. Прежде, чем подводить итоги, нужно обязательно отсортировать список соответствующим образом. Для подведения итогов можно использовать различные функции: Сумма, Количество знаний, Среднее, Максимум, Минимум, Произведение и другие. Команда Данные\Итоги создает промежуточные и общие итоги. При выводе промежуточных итогов Excel всегда создает структуру списка; с помощью символов структуры можно отобразить список с нужным уровнем детализации данных.

Пример. Необходимо подсчитать для каждого отдела предприятия сумму окладов сотрудников. На рис.17 приведен список, с которым будем работать.

 

Рис. 17. Исходный список

 

Во-первых, необходимо отсортировать исходный список по полю Отдел (рис.18).

 

Рис. 18. Сортировка списка по полю Отдел

 

Во-вторых, воспользоваться командой Данные\Итоги. На экране появиться диалоговое окно Промежуточные итоги (рис.19).

 

Рис. 19. Подсчет сумм окладов сотрудников для каждого отдела

 

В списке При каждом изменении в: указан Отдел. Поскольку список был отсортирован по полю Отдел, то строки с одинаковым отделом располагаются непосредственно рядом друг с другом. Как только происходит изменение в поле отдел, значит, информация о сотрудниках одного отдела закончилась, и далее следуют строки, касающиеся сотрудников другого отдела.

В списке Операция: можно выбрать операцию, с помощью которой будут подводиться промежуточные и общие итоги.

В списке Добавить итоги: нужно указать, по какому (каким) полю (полям) подводить итоги.

Если в списке неоднократно подводятся итоги, то установка флажка Заменить текущие итоги приведет к тому, что итоги полученные ранее будут заменены новыми. В том случае, если этот флажок сбросить, то каждый раз к предыдущим итогам будут добавляться новые (итоги, полученные ранее, удаляться не будут).

Чтобы каждая группа строк располагалась на отдельной странице для последующей печати, нужно установить флажок Конец страницы между группами.

Если установлен флажок Итоги под данными, то промежуточные и общие итоги будут расположены под данными (рис. 20), а если этот флажок сброшен - то над данными (рис. 21).

 

Рис. 20. Промежуточные и общие итоги расположены под данными

 

Рис. 21. Промежуточные и общие итоги расположены над данными

 

Чтобы убрать все итоги, нужно вызвать окно Промежуточные итоги командой Данные\Итоги и воспользоваться кнопкой Убрать все.