Построение диаграмм в MS EXCEL

ПРИМЕР 1.1

Наименование товара	Стоимость 1 кг (руб.)	Продано за 1 полугодие прошлого года (т)	Продано за 1 полугодие текущего года (т)
Январь	Февраль	Март	Апрель	Май	Июнь
Сахар
Соль			0,5	0,8	0,75		0,9	1,2
Рис				5,6	5,7		5,9	4,2
Мука				8,3		11,3	9,6	5,3

Найти:

1. Среднее количество проданного товара каждого наименования за текущий год.
2. Выручку от продажи товара каждого наименования за текущий год и от продажи всех товаров за каждый месяц текущего года.
3. Общее количество проданных товаров за каждый месяц.
4. Минимальное и максимальное количество товаров за полугодие, количество максимальных продаж.
5. Вклад (в %) продажи сахара в общее количество проданного товара за предыдущее полугодие и каждый месяц текущего года.

Введем исходные данные в рабочий лист MS Excel (рис. 1.1), оформим таблицу с помощью обрамления, добавим заголовок, расположив его по центру таблицы, шапку таблицы выполним в цвете (шрифт и фон), полужирным шрифтом (рис. 1.2).

Рис. 1.1

 

Рис. 1.2

Рассмотрим некоторые особенности ввода текста в ячейки рабочего листа. Текст "Наименование", который вводится в ячейку А1, целиком в этой ячейке не помещается и занимает еще и ячейку В1 (рис. 1.3). Поскольку в ячейку В1 не было введено никакой информации, текст виден полностью. При вводе в ячейку В1 текста "Стоимость", текст в А1 будет виден частично, в пределах границ столбца А.

Если при вводе информации ширина столбца оказалась недостаточной для полного вывода содержимого ячейки, необходимо либо изменить ширину всего столбца, либо отформатировать одну ячейку. Изменить ширину столбца можно несколькими способами:

1. Пометить столбец (столбцы). Найти на ленте «Главная» область, отвечающую за «Ячейки», нажать Формат Ширина столбца. В появившемся окне указать нужную ширину столбца.
2. Установить ширину столбца по самому длинному в нем значению: дважды щелкнуть по линии, отделяющей его заголовок от заголовка столбца справа.
3. Изменить ширину столбца с помощью мыши: установить указатель мыши в области заголовков столбцов на линии, отделяющей этот столбец от соседнего справа столбца. Указатель мыши примет форму обоюдонаправленной стрелки. Удерживая левую кнопку мыши, необходимо перетащить линию раздела столбцов вправо или влево. Ширина столбца выводится в поле имени в строке формул. Кнопку мыши можно отпустить, когда ширина столбца достигнет нужного размера.

Рис. 1.3

Кроме того, для форматирования текста в ячейке можно воспользоваться командой контекстного меню «Формат ячеек…», выбрать вкладку «Выравнивание». Опция «Переносить по словам» позволяет увидеть весь введенный в ячейку текст, при этом изменяется не ширина столбца, а ширина строки (Рис. 1.4).

Рис. 1.4

Для автоматизации ввода часто повторяющихся последовательностей данных (дни недели, названия месяцев, фамилии и т.д.) в MS Excel существует специальная вкладка Списки меню кнопки Office – «Параметры Excel» – «Основные» – «Изменить списки…». Если необходимой последовательности данных в списках нет, ее можно добавить (рис. 1.5). Элементы вводить обязательно в том порядке, в котором они должны будут появляться на рабочем листе.

Рис. 1.5

Данные из существующего списка можно ввести в диапазон ячеек следующим образом:

1. Ввести название первого элемента (не обязательно первого элемента списка), например, Январь, и нажать клавишу Enter.
2. Перетащить маркер заполнения в нужном направлении на число ячеек, равное количеству элементов, которые необходимо включить в список.

Ниже приведены основные функции, используемые при выполнении данной работы:

1. Математические:
• СУММ - сумма аргументов;
• ПРОИЗВЕД - произведение аргументов;
• СУММПРОИЗВ - сумма произведений соответствующих массивов.
2. Статистические:
• СРЗНАЧ - среднее арифметическое аргументов;
• МАКС - максимальное значение из списка аргументов;
• МИН - минимальное значение из списка аргументов;
• СЧЕТЕСЛИ - подсчитывает количество непустых ячеек в диапазоне, удовлетворяющих заданному условию.

На рис. 1.6 приведен фрагмент рабочего листа MS EXCEL с используемыми формулами. В ячейках J3:J6 производится расчет среднего количества проданного товара по каждому наименованию за текущий год. Ячейки K3:K6 содержат вычисления выручки от продажи товара каждого наименования за текущий год. В диапазоне D7:I7 подсчитывается количество товаров проданных за каждый месяц текущего года. В ячейку D9 введена формула для расчета выручки за январь: =СУММПРОИЗВ($B3:$B6;D5:D8), которая означает, что столбец B3:B6 (цена) умножается на столбец D3:D6, знак $ перед ячейками означает, что эти ячейки не будут меняться при автоматической подстановке формулы при перетаскивании. Следовательно при перетаскивании формулы из ячейки D9 в ячейки E9, F9, G9, H9, I9, столбец B3:B6 будет последовательно умножаться на столбцы E3:E6, F3:F6, G3:G6, H3:H6, I3:I6.

Рис. 1.6

На рис.1.7. показано как выполняется определение минимального (В9) и максимального (В10) количества товаров за полугодие, количество максимальных продаж (В11) и вклад от продажи сахара в общее количество проданного товара (D12:I12). Результаты вычислений приведены на рис. 1.8.

 

Рис. 1.7

 

Рис. 1.8

Для отображения чисел в процентах, нужно выбрать в контекстном меню «Формат ячеек», вкладку «Число» и значение «Процентный».

Построение диаграмм в MS EXCEL

Построить диаграмму в MS EXCEL очень просто: вы вводите данные в таблицу, выделяете их и выбираете тип нужной диаграммы на ленте «Вставка».

Данные, по которым вы будете строить диаграмму, должны удовлетворять следующим требованиям:

• данные должны быть введены в ячейки, которые составляют прямоугольные блоки;
• если в выделенной для построения диаграммы области столбцов больше чем строк, то рядами (сериями) данных будут строки, иначе рядами данных будут столбцы, но в процессе построения диаграммы вы сможете это переопределить;
• если первый столбец (строка) выделенного диапазона содержит текст (скажем, заголовки столбцов) или значения даты, то эти данные наносятся на ось X, или, как она еще называется, ось категорий.