Порядок проведения внутренних аудитов

4.9.1 Планирование внутренних аудитов.

По периодичности проведения внутренний аудит может быть:

- плановым (проводится по заранее утвержденной программе (графику));

- внеплановым (оперативным) исходя из сложившейся ситуации.

Внутренние аудиты СУОТ проводятся на плановой и внеплановой основе.

4.9.1.1 Плановые внутренние аудиты СУОТ.

В декабре истекающего года руководитель дирекции/структурного подразделения разрабатывает и утверждает годовую программу аудитов СУОТ на предстоящий год, представляет программу внутренних аудитов в службу охраны труда и промышленной безопасности, а структурного подразделения и в соответствующую дирекцию (по структурной отраслевой принадлежности) для информации и контроля.

Частота проведения аудита СУОТ того или иного подразделения определяется с учетом следующих факторов:

· показатели работы по охране труда за отчетный период (результаты предыдущих аудитов, если уже проводились);

· наличие потенциально опасных факторов и тип объекта;

· управление изменениями (например, оптимизация персонала, реорганизация процессов управления охраной труда и др.).

4.9.1.2 Внеплановые аудитымогут проводиться по следующим причинам:

· ухудшение показателей по ОТ и ПБ;

· изменения в дирекции/структурном подразделении (реорганизация, освоение новых видов услуг);

· распоряжение руководства ОАО «РЖД» и ОЖД.

4.9.2 Подготовка к проведению внутреннего аудита СУОТ и ПБ

Подготовка к проведению внутреннего аудита состоит из следующих шагов:

· выбор и назначение руководителя аудиторской группы;

· формирование аудиторской группы;

· составление руководителем аудиторской группы не менее, чем за неделю до даты начала проведения аудита, плана аудита и согласование его с руководителем проверяемого подразделения;

· запрос документов для предварительного ознакомления и анализа членами команды внутренних аудиторов (за 5 календарных дней до даты начала аудита);

· проведение совещания команды внутренних аудиторов (за 3 календарных дня до начала проведения аудита, возможно по телефону).

4.9.2.1 Выбор и назначение руководителя и членов команды внутренних аудиторов.

Руководитель команды внутренних аудиторов, назначаемый руководителем дирекции/структурного подразделения, должен обладать знаниями применяемых норм и правил, техническими знаниями в области охраны труда, политики компании, навыками руководства, включая навыки:

· организации и планирования;

· письменного и устного изложения информации;

· работы с людьми;

· ведения переговоров и умения оказывать влияние.

Команда внутренних аудиторов формируется из людей, включенных в общий реестр полигона дороги на текущий год или в список внутренних аудиторов дирекции/структурного подразделения.

Руководитель и члены команды аудиторов должны быть независимыми по отношению к подразделению и не нести ответственности за процесс СУОТ, по которому проводится аудит. Должны соответствовать требованиям, приведенным в СТО РЖД 1.15.005-2009 и Методике проведения внутреннего аудита СУОТ первой стороны на полигоне Октябрьской железной дороги.

Руководитель аудиторской группы распределяет среди членов аудиторской группы проверяемые процессы СУОТ и составляет план проведения аудита, члены аудиторской группы готовят необходимую справочно-аналитическую документацию, перечень проверяемых процессов, связанных с обеспечением безопасности труда, Перечень вопросов (контрольный лист по процессам, который формируется на основании чек - листов, разработанных Службой охраны труда и промышленной безопасности с участием дирекций полигона дороги).

4.9.2.2 Согласование плана проведения аудита и запрос документов для предварительной подготовки

До проведения запланированного внутреннего аудита СУОТ руководитель команды аудиторов связывается с руководством объекта и контактным лицом объекта для:

· согласования плана аудита;

· разъяснения процесса проведения аудита;

· запроса документов для предварительного анализа.

Руководителем команды аудиторов возможно привлечение в состав команды внутренних аудиторов эксперта (например, инженера по охране труда). Руководитель команды внутренних аудиторов запрашивает у руководителя проверяемого объекта перечень данных и документов, необходимых команде аудиторов. Ответственность за своевременное предоставление запрашиваемых документов лежит на руководителе объекта.

4.9.2.3 Проведение совещания команды внутренних аудиторов СУОТ до начала аудита.

Руководитель команды внутренних аудиторов СУОТ должен провести переговоры с каждым членом команды (возможно по телефону) до начала аудита. Целями такого обсуждения являются прояснение деталей, касающихся распределения обязанностей между членами команды и доработка плана проведения аудита.