Внутренний Аудит

 

Согласно временному положению по проведению внутреннего аудита системы управления охраной труда в структурных подразделениях Октябрьской железной дороги от 27 января 2012 г. № Окт-60/р внутренний аудит (первой стороны) проводится [10]:

1) с периодичностью один раз в год.

2) в целом по всем вопросам системы управления охраной труда (СУОТ или по отдельным процессам, решение об объеме аудита принимается руководителем структурного подразделения на основании анализа карт риска, состояния охраны труда, функционирования СУОТ в подразделениях.

3) с охватом всех подразделений структурного подразделения или выборочно, по решению руководителя на основании анализа работы подразделений в установленном периоде.

4) по двум основным направлениям:

- выявление несоответствий и установление их причин с целью принятия адекватных решений и корректирующих мер;

- оценка действующих процессов и СУОТ в целом с целью определения концептуальных направлений по их развитию.

Аудиторская группа (руководитель и члены аудиторской группы):

- формируется из числа работников, специалистов, руководителей подразделений;

- утверждается приказом (распоряжением) руководителя структурного подразделения;

- должна обладать соответствующими профессиональными знаниями, быть обучена и знать порядок проведения аудита;

- должна быть ознакомлена с настоящим Положением;

- по составу (количеству и квалификации) может изменяться по мере необходимости, но не может составлять менее двух человек.

Требования к внутренним аудиторам следующие:

-производственный стаж не менее 3 лет;

-высшее профильное образование;

-обучение и проверка знаний по вопросам охраны труда, промышленной безопасности и электробезопасности в соответствии с нормативными требованиями в установленные сроки (в том числе на базе структурного подразделения).

Руководители структурных подразделений, расположенных на полигоне дороги, представляют кандидатов (не менее 3 представителей от каждого структурного подразделения) в состав общего реестра внутренних аудиторов в дирекцию дорожного подчинения или региональную дирекцию- подразделение функционального филиала ОАО «РЖД». Дирекции представляют сводные списки кандидатов в службу охраны труда и промышленной безопасности.

Теоретическая подготовка кандидатов во внутренние аудиторы производится на региональном уровне путем проведения семинара-обучения на установленных железнодорожных узлах, в том числе на базе вагона «Охрана труда». Стажировка (практические навыки проведения аудита) проходит в действующей команде аудиторов в качестве стажера.

Проверка знаний кандидатов осуществляется путем тестирования и собеседования по результатам теоретического обучения и стажировки в действующей команде внутренних аудиторов. Кандидаты, успешно прошедшие собеседование и тестирование, получают удостоверение внутреннего аудитора СУОТ и включаются службой охраны труда в общий реестр аудиторов по полигону дороги.

Для реализации программы аудитов СУОТ первой стороной руководители структурных подразделений организуют силами своих внутренних аудиторов, прошедших обучение на региональном уровне, обучение порядку проведения аудита первой стороной руководителей и специалистов.

Приказом (распоряжением) руководителя структурного подразделения создается комиссия в составе не менее трех человек, которая по результатам обучения проводит проверку знаний (тестирование) порядка проведения внутреннего аудита (аудита первой стороной) у руководителей и специалистов.

Результаты проверки знаний (тестирования) оформляются протоколом, в котором фиксируется оценка знаний проверяемого аудитора (сдал, не сдал). Руководитель структурного подразделения ежегодно составляет и утверждает список внутренних аудиторов структурного подразделения(приложение 9).

Аудиторы структурных подразделений, включенные в общий реестр по полигону дороги не реже одного раза в три года по графикам, разрабатываемым НБТ, проходят проверку знаний для подтверждения квалификации. С той же периодичностью проводится тестирование аудиторов на уровне структурного подразделения.

Внеочередная проверка знаний у внутренних аудиторов независимо от сроков предыдущей проверки проводится:

• при введении новых требований или внесении изменений и дополнений в документы, регламентирующие проведение внутреннего аудита системы управления охраной труда;

• при перерыве в проведении аудитов более 12 месяцев с предварительным прохождением стажировки.

В случае необходимости в текущем календарном году в общий реестр аудиторов СУОТ и списки внутренних аудиторов структурных подразделений полигона дороги могут вноситься изменения. Право внесения изменений в общий реестр аудиторов закрепляется за службой охраны труда и промышленной безопасности, в списки внутренних аудиторов структурных подразделений за руководителем структурного подразделения или лицом его замещающим.

Этапы проведения внутреннего аудита:

Подготовительный (п. 5.6.1 СТО РЖД 1.15.005-2009):

- планирование аудита в соответствии с установленной периодичностью – годовая программа аудитов (приложение 3);

- выбор руководителя аудиторской группы и аудиторов (распоряжение);

-разработка плана аудита (приложение 4);

-определение объектов и объема аудита;

- предварительное изучение документации.

Проведение внутреннего аудита включает:

- изучение и анализ документации;

- беседы (интервью, опрос) с работниками и руководителями среднего звена;

- наблюдения на рабочих местах.

Заключительный этап:

-оформление документации по результатам аудита:

· заполненный контрольный лист (чек-лист) с оценкой каждого вопроса по оценочной шкале (приложение 5);

· отчет по результатам проведения внутреннего аудита (приложение 6);

· оценка результатов внутреннего аудита (оценочная шкала приложение 7);

· разработка корректирующих мер (форма контрольной ведомости и отчета по устранению нарушений, выявленных при аудите приложение 8).

Координацию проведения внутренних аудитов осуществляет служба охраны труда и промышленной безопасности.

Контроль за качеством проведения внутреннего аудита и соблюдением сроков проведения аудитов, согласно графикам, а также последующих этапов деятельности структурных подразделений по принятию мер по устранению выявленных несоответствий и выполнению рекомендаций осуществляет соответствующая дирекция.

Ответственность за качество, соблюдение установленных сроков аудита, выполнение корректирующих действий или мер коррекции несет руководитель структурного подразделения, за объективность и соблюдение порядка проведения аудита назначенный им руководитель аудиторской группы.

Порядок проведения внутренних аудитов.

Планирование внутренних аудитов.

По периодичности проведения внутренний аудит может быть:

- плановым (проводится по заранее утвержденной программе (графику));

- внеплановым (оперативным) исходя из сложившейся ситуации.

Внутренние аудиты СУОТ проводятся на плановой и внеплановой основе.

Плановые внутренние аудиты СУОТ.

В декабре истекающего года руководитель структурного подразделения разрабатывает и утверждает годовую программу аудитов СУОТ на предстоящий год.

Представляет программу внутренних аудитов в службу охраны труда и промышленной безопасности и соответствующую дирекцию (по структурной отраслевой принадлежности) для информации и контроля.

Частота проведения аудита СУОТ того или иного подразделения определяется с учетом следующих факторов:

· показатели работы по охране труда за отчетный период (результаты предыдущих аудитов, если уже проводились);

· наличие потенциально опасных факторов и тип объекта;

· управление изменениями (например, оптимизация персонала, реорганизация процессов управления охраной труда и др.).

Внеплановые аудиты могут проводиться по следующим причинам:

· ухудшение показателей по ОТ и ПБ;

· изменения в структурном подразделении (реорганизация, освоение новых видов услуг);

· распоряжение руководства ОАО «РЖД» и ОЖД.

Подготовка к проведению внутреннего аудита СУОТ и ПБ

Подготовка к проведению внутреннего аудита состоит из следующих шагов:

· выбор и назначение руководителя аудиторской группы;

· формирование аудиторской группы;

· составление руководителем аудиторской группы не менее, чем за неделю до даты начала проведения аудита, плана аудита и согласование его с руководителем проверяемого подразделения;

· запрос документов для предварительного ознакомления и анализа членами команды внутренних аудиторов (за 7 календарных дней до даты начала аудита);

· проведение совещания команды внутренних аудиторов (за 3 календарных дня до начала проведения аудита, возможно по телефону).

Выбор и назначение руководителя и членов команды внутренних аудиторов.

Руководитель команды внутренних аудиторов, назначаемый руководителем структурного подразделения, должен обладать знаниями применяемых норм и правил, техническими знаниями в области ОТ и ПБ, политики компании и данного Положения, а также навыками руководства, включая навыки:

· организации и планирования;

· письменного и устного изложения информации;

· работы с людьми;

· ведения переговоров и умения оказывать влияние.

Команда внутренних аудиторов формируется из людей, включенных в общий реестр полигона дороги на текущий год или в список внутренних аудиторов структурного подразделения.

Руководитель и члены команды аудиторов должны быть независимыми по отношению к подразделению и не нести ответственности за процесс СУОТ, по которому проводится аудит. Должны соответствовать требованиям, приведенным в настоящем Положении и СТО РЖД 1.15.005-2009.

Руководитель аудиторской группы распределяет среди членов аудиторской группы проверяемые элементы СУОТ и составляет план проведения аудита, члены аудиторской группы готовят необходимую справочно-аналитическую документацию, перечень проверяемых процессов, связанных с обеспечением безопасности труда, Перечень вопросов (контрольный лист по процессам, который формируется на основании чек - листов, разработанных Службой охраны труда и промышленной безопасности).

Согласование плана проведения аудита и запрос документов для предварительной подготовки.

До проведения запланированного внутреннего аудита СУОТ и ПБ руководитель команды аудиторов связывается с руководством объекта и контактным лицом объекта для:

· согласования плана аудита;

· разъяснения процесса проведения аудита;

· запроса документов для предварительного анализа.

Руководителем команды аудиторов возможно привлечение в состав команды внутренних аудиторов эксперта (инженера по охране труда). Руководитель команды внутренних аудиторов запрашивает у руководителя проверяемого объекта перечень данных и документов, необходимых команде аудиторов. Ответственность за своевременное предоставление запрашиваемых документов лежит на руководителе объекта.

Проведение совещания команды внутренних аудиторов СУОТ до начала аудита.

Руководитель команды внутренних аудиторов СУОТ должен провести переговоры с каждым членом команды (возможно по телефону) до начала аудита. Целями такого обсуждения являются прояснение деталей, касающихся распределения обязанностей между членами команды и доработка плана проведения аудита.

Проведение внутреннего аудита СУОТ.