Теоретическая справка. Организационная структура предприятия создается в справочнике «Субъекты»

Организационная структура предприятия создается в справочнике «Субъекты».

Справочник «Субъекты» – это иерархический справочник должностей и подразделений, необходимый для описания организационной структуры управления, а также описания участия в ролях.

Элементы справочника «Субъекты» могут быть четырех типов. Таблица 9 содержит назначение различных типов субъектов.

 

Таблица 9. Элементы справочника «Субъекты»

Название	Назначение
Должность	Обозначает должность, занимаемую сотрудником или несколькими сотрудниками.
Подразделение	Обозначает структурное подразделение организации (Департамент, Управление, Отдел, Бюро, Группа).
Внешний субъект	Обозначает внешнюю организацию или её представителя (поставщик, клиент, государство). Используется для обозначения Исполнителя (Владельца или Участника) процесса, когда Исполнителем (Владельцем или Участником) процесса является субъект, внешний по отношению к организации (внешняя организация или ее представитель: поставщик, клиент, государство).
Роль	Обозначает группу должностей или подразделений (например, Руководители подразделений, Производственные подразделения), выполняющих идентичные действия в рамках процессов/процедур. Возможно два варианта использования Ролей: все субъекты Роли выполняют процесс одновременно, например, «Согласование договора». субъекты Роли являются Исполнителями одного и того же процесса, но в отношении разных предметов деятельности (например, для процесса «Продажи» может использоваться продуктовое разделение). В качестве предмета деятельности может быть выбран любой объект системы, но значения рекомендуется заводить в справочнике «Управление\Направления деятельности».

Кроме того, в дереве в разделе субъектов можно создавать папки для группировки субъектов по различным признакам, например, для использования в разных моделях.

Включение субъектов в состав роли

Субъекты могут быть включены в состав роли одним из следующих способов:

· Добавление субъекта на закладку «Субъекты» окна редактирования свойств роли. Субъекта можно добавлять на закладку как перетаскиванием из Навигатора объектов, так и с помощью гиперссылки Добавить субъекта, расположенной на данной закладке;

· Добавление роли на закладку «Роли субъекта» окна редактирования свойств субъекта. Роль можно добавлять на закладку как перетаскиванием из Навигатора объектов, так и с помощью гиперссылки Добавить роль, расположенной на данной закладке. По умолчанию закладка «Роли субъекта» не показана, ее можно вывести на показ с помощью пункта контекстного меню «Настройка закладок»;

· Указание принадлежности субъекта роли на организационной диаграмме (см. Роли на оргдиаграмме).

Информация о нахождении субъектов в составе роли отражается на закладках «Субъекты» роли и «Роли субъекта» субъекта. На любой из этих закладок можно задать для субъекта, находящегося в составе роли, предмет деятельности, задав значение одноименного параметра.

Связь с другими классами

Элементы класса «Субъекты» наиболее часто используются для задания владельцев и исполнителей процессов в классе «Процессы».

Для сопоставления с субъектом «Должность» конкретных персоналий, используется класс «Физические лица». Несколько Субъектов «Должность» могут иметь ссылку на одно и то же Физлицо. Один Субъект «Должность» может иметь список из нескольких Физлиц, занимающих соответствующую должность.

Создание организационной структуры

Тип родительского (вышестоящего) субъекта определяет возможные типы подчиненных субъектов. Для Внешнего субъекта и Роли потомками могут быть субъекты только того же типа, что и родитель. Для Подразделения и Должности потомками могут быть только Подразделения, Должности и Внешние субъекты. Субъект «Должность» может быть преобразован в «Подразделение» и обратно.

Навигаторе или щелчком по кнопке на панели инструментов Навигатора. К основному интерфейсу диаграммы Visio добавляются инструменты для работы с субъектами.

Таблица 10 - Панель инструментов организационной диаграммы

Кнопка	Назначение
	Формирование оргдиаграммы. Открывается диалог формирования оргдиаграммы. Подробнее см. п. «Формирование оргдиаграммы».
	Автообновление диаграммы при открытии. Если кнопка нажата, при открытии диаграммы происходит обновление названий элементов, их связей и достройка оргдиаграммы до максимального уровня, присутствующего на диаграмме. В случае, если на диаграмме присутствуют связи Вспомогательного подчинения (см. п. «Типы подчинения субъектов»), автообновление диаграммы производиться не будет.
	Параметры оргдиаграммы. Открывает окно настройки параметров оргдиаграммы.
	Упорядочить подчиненных... При нажатии на кнопку откроется окно для выбора способа размещения подчиненных узлов. Подробнее см. п. «Способ размещения подчиненных узлов».
	Переместить элемент влево. Перемещает элемент и его потомков влево в оргструктуре.
	Переместить элемент вправо. Перемещает элемент и его потомков вправо в оргструктуре.
	Переход на уровень вверх. Открывается диаграмма вышележащего субъекта. При переходе на другой уровень, в случае, если на диаграмме производились изменения, выдается запрос о сохранении изменений текущей диаграммы. При первом открытии будет показан диалог формирования оргдиаграммы.
	Переход на уровень выделенного субъекта. Открывается организационная диаграмма выделенного субъекта. При переходе на другой уровень, в случае, если на диаграмме производились изменения, выдается запрос о сохранении текущей диаграммы. При первом открытии будет показан диалог формирования оргдиаграммы.

 

Таблица 11 - Используемые графические элементы

Элемент	Назначение
	Прямое подчинение. При перетаскивании на диаграмму создается новая стрелка. При нажатии включается режим рисования связей с типом «Прямое подчинение».
	Вспомогательное подчинение. При перетаскивании на диаграмму создается новая стрелка. При нажатии включается режим рисования связей с типом «Вспомогательное подчинение».
	Функциональное подчинение. При нажатии создается новая связь с типом «Функциональное подчинение.
	Добавление должности. Только для диаграмм Должностей и Подразделений. Для добавления нового элемента нажмите на кнопку или перетащите элемент на диаграмму.
	Добавление подразделения. Только для диаграмм Должностей и Подразделений. Для добавления нового элемента нажмите на кнопку или перетащите элемент на диаграмму.
	Добавление роли. Только для диаграмм Ролей. Для добавления нового элемента нажмите на кнопку или перетащите элемент на диаграмму.
	Добавление внешнего субъекта. Только для диаграмм Внешних субъектов. Для добавления нового элемента нажмите на кнопку или перетащите элемент на диаграмму.
	Добавление сноски. Используется как дополнительный комментарий к объекту.
	Создать рамку. На диаграмме создается рамка. Если рамка уже существует, никаких действий не произойдет.

 

На диаграмму можно переносить других субъектов из Навигатора объектов с помощью механизма Drag&Drop.

Типы подчинения субъектов

Прямое подчинение – это непосредственное подчинение одного субъекта (сотрудника или подразделения) ближайшему другому субъекту (руководителю). При таком подчинении руководитель имеет право отдавать распоряжения подчиненному ему субъекту и требовать исполнения этих распоряжений по функциональным (выполнение служебных обязанностей) и административным вопросам.

С помощью прямого подчинения создается иерархия должностей и подразделений (образуется связь между субъектами родитель-потомок) в справочнике «Субъекты».

Вспомогательное подчинение – подчинение одного субъекта другому, которое может использоваться для построения произвольных организационных диаграмм.

Функциональное подчинение – это подчинение одного субъекта (сотрудника или подразделения) другому субъекту в пределах реализации определенных функций. При таком подчинении руководитель имеет право отдавать распоряжения подчиненному ему субъекту только по функциональным вопросам деятельности подчиненного субъекта.

На организационной диаграмме один субъект может подчиняться только одному субъекту при помощи либо прямого, либо вспомогательного подчинения. Функционально один субъект может подчиняться нескольким субъектам.

При необходимости на диаграмме можно изменить тип подчинения субъектов: прямое подчинение можно сменить на вспомогательное, вспомогательное – на прямое.

Внимание: Смена вспомогательного подчинения на прямое может привести к изменению иерархии субъектов в Навигаторе системы.

Для смены типа подчинения необходимо выделить на организационной диаграмме связи между теми субъектами, между которыми необходимо поменять типы подчинения, и вызвать пункт меню «Действия –> Сменить объект». На экран выводится форма, в которой нужно выбрать тип изменения: прямое подчинение поменять на вспомогательное или вспомогательное − на прямое.

Смена подчинения не будет выполнена:

· если пункт меню «Действия –> Сменить объект» вызывается от связи вспомогательного подчинения, а в окне выбирается вариант смены прямого подчинения на вспомогательное;

· если пункт меню «Действия –> Сменить объект» вызывается от связи прямого подчинения, а в окне выбирается вариант смены вспомогательного подчинения на прямое.

Роли на оргдиаграмме

Для визуального отображения ролей на диаграммах используется элемент роли (Рис. 6.1).

Рисунок 6.1. Отображение ролей на диаграмме

Субъекты, помещенные в рамку Роли, автоматически попадают в список «Субъекты» роли, а Роль – в списки «Роли субъекта» этих субъектов.