Условия хранения и сохранность наличных денежных средств и других ценностей в кассе или при доставке их из банка

После предъявления полномочий на право проведения ревизии руководителю учреждения член ревизионной группы (ревизор), проверяющий кассовые операции, приступает к инвентаризации наличных денежных средств, денежных документов и бланков строгой отчетности, хранящихся в кассе. Инвентаризация проводится при участии кассира и главного бухгалтера (или заместителя главного бухгалтера). Если по болезни или другим уважительным причинам кассир не может присутствовать при проверке кассовой наличности, то необходимо назначить специальную комиссию в составе руководителя, главного бухгалтера (либо лиц, их заменяющих), временно исполняющего обязанности кассира, представителя коллектива, не связанного с бюджетным бухгалтерским учетом.

До пересчета кассовой наличности кассир в присутствии ревизора составляет на момент ревизии отчет об операциях кассы. В отчет включаются данные из имеющихся в кассе надлежаще оформленных приходных и расходных кассовых ордеров и других документов. Кассир дает расписку, в которой указывается, что все приходные и расходные документы включены в отчет и к моменту ревизии не оприходованных и не списанных в расход денежных средств не имеется. Составленный кассиром отчет после проверки ревизором передается в бухгалтерию для отражения его данных на счетах бюджетного бухгалтерского учета.

Аналогичные записи производятся также в книгах аналитического учета денежных документов и бланков строгой отчетности, хранящихся в кассе, определяются их соответствующие остатки на момент инвентаризации.

После этого кассир предъявляет имеющиеся у него в наличии средства, денежные документы и бланки строгой отчетности для пересчета и проверки. Заявления кассира о наличии в кассе денежных средств и других ценностей, не принадлежащих учреждению, во внимание не принимаются. При подсчете фактического наличия денежных средств никакие расписки и неоформленные документы в остаток наличности не принимаются. В виде исключения разрешается зачитывать как наличность выплаченные суммы по платежным ведомостям, по которым выплата еще не закончена. Все предъявленные кассиром частные расписки и другие незаконные документы перечисляются в акте (справке) с указанием, когда, кому, для какой цели, в каком размере и т.д. выданы денежные средства.

Закончив пересчет наличных средств, ревизор проверяет, имеются ли в кассе денежные документы, а также бланки строгой отчетности. Фактические остатки средств, денежных документов и бланков строгой отчетности сопоставляются с остатками по данным бюджетного бухгалтерского учета. Если при проверке выявлены недостача или излишек, то у кассира следует взять письменное объяснение причин выявленных расхождений. Ревизор обязан тщательно проверить достоверность представленных объяснений и принять меры к взысканию с кассира недостачи.

Согласно ст. 238 Трудового кодекса Российской Федерации (далее - ТК РФ) работник обязан возместить работодателю причиненный ему прямой ущерб, под которым понимается реальное уменьшение или ухудшение наличного имущества работодателя, а также необходимость для него произвести затраты либо излишние выплаты на приобретение, восстановление имущества либо на возмещение ущерба, причиненного работником третьим лицам. К прямому действительному ущербу может быть отнесена и недостача денежных средств в кассе.

ТК РФ предусматривает два вида материальной ответственности за ущерб, причиненный работодателю: ограниченную и полную материальную ответственность. Ограниченная материальная ответственность заключается в обязанности работника возместить причиненный прямой действительный ущерб, но не свыше установленного законом максимального предела (согласно ст. 241 ТК РФ - средний месячный заработок работника). Перечень случаев полной материальной ответственности работников установлен ст. 243 ТК РФ.

Таким образом, в соответствии с действующим законодательством кассир несет материальную ответственность за сохранность всех ценностей, находящихся в кассе, и ущерб, причиненный учреждению. Поэтому сумма недостачи списывается за счет кассира, а сумма излишка приходуется.

Далее ревизор проверяет, как соблюдаются условия, обеспечивающие сохранность денежных средств.

В приложении N 3 к Порядку даны единые требования для обеспечения надежной сохранности наличных денежных средств и ценностей помещений касс. В частности, помещение кассы:

должно быть изолированным от других служебных и подсобных помещений;

иметь капитальные стены, прочные перекрытия пола и потолка, надежные внутренние стены и перегородки;

закрываться на две двери (внешнюю, открывающуюся наружу, и внутреннюю, изготовленную в виде стальной решетки, открывающейся в сторону внутреннего расположения кассы);

оборудоваться специальным окошком для выдачи денежных средств;

располагать исправным огнетушителем;

иметь сейф (металлический шкаф) для хранения денежных средств и ценностей, прочно прикрепленный к строительным конструкциям пола и стены стальными ершами; ключи от металлических шкафов и печати хранятся у кассиров, которым запрещается оставлять их в условленных местах, передавать посторонним лицам либо изготавливать неучтенные дубликаты; учтенные дубликаты ключей в опечатанных кассирами пакетах, шкатулках и др. хранятся у руководителей предприятий; не реже одного раза в квартал проводится их проверка комиссией, назначаемой руководителем учреждения, результаты которой фиксируются в акте.

В приложении N 2 к Порядку даны рекомендации по обеспечению сохранности денежных средств при их хранении и транспортировке. Руководителям предприятий при приеме на работу и назначении на должность, связанную с ведением кассовых операций, обслуживанием средств охранно-пожарной сигнализации, охраной и транспортировкой денежных средств, либо при периодическом привлечении лиц к указанным работам рекомендуется обращаться в органы внутренних дел и медицинские учреждения для получения сведений об этих лицах. Руководитель должен предоставить кассиру охрану при транспортировке денежных средств и ценностей из учреждений банков или в них и в случае необходимости транспортное средство.

При транспортировке денежных средств кассиру, сопровождающим его лицам и водителю запрещается:

разглашать маршрут движения и размер суммы доставляемых денежных средств и ценностей;

допускать в салон транспортного средства лиц, не предназначенных руководителем предприятия для их доставки;

следовать пешком, попутным или общественным транспортом;

посещать магазины, рынки и др. места;

выполнять какие-либо поручения и любым иным образом отвлекаться от доставления денежных средств и ценностей по назначению.