Порядок предварительной подготовки ценностей

8.1. Предварительная подготовка ценностей, предназначенных для подкрепления учреждений банка, подразделений учреждения банка и для доставки работниками службы инкассации организациям, осуществляется заведующим кассой под контролем одного из кассовых работников или специально выделенным кассовым работником под контролем заведующего кассой или одного из кассовых работников.

Ценности, предназначенные для формирования подкрепления, вкладываются в сумку, которая должна быть закрыта и опломбирована кассовым работником, сформировавшим сумку. К сумке составляется препроводительная ведомость ф. 007 в 3 экземплярах. Первый экземпляр препроводительной ведомости ф. 007 вкладывается в сумку; второй экземпляр – передается работникам службы инкассации при получении им сумки; третий экземпляр – остается в учреждении банка-отправителе.

Перед вложением ценностей в сумку контролирующий работник осуществляет:

пересчет предварительно подготовленных заведующим кассой (специально выделенным кассовым работником) ценностей по пачкам, корешкам и надписям на накладках;

сверку соответствия суммы подготовленных ценностей сумме, указанной в препроводительной ведомости ф. 007.

Заведующий кассой (специально выделенный кассовый работник) под наблюдением контролирующего работника вкладывает ценности в сумку, закрывает (прошивает мешок) ее и опломбирует личным пломбиром.

На ярлыке к сумке указываются:

наименование учреждения банка-получателя (подразделения учреждения банка, организации);

дата формирования сумки;

общая сумма вложения;

проставляется код кассового работника, который осуществлял формирование сумки.

8.2. Порядок подачи заявок на подкрепление ценностями.

8.2.1. Подразделения учреждения банка накануне дня подкрепления по электронной почте, системе «Клиент-банк» подают требования на подкрепление ф. 003 в службу кассовой работы.

8.2.2. Учреждения банка (кроме ЦБУ), которые обслуживаются объединенной службой инкассации, по электронной почте или по системе «Клиент-банк» подают накануне дня подкрепления требования на подкрепление ф. 003 в разрезе подразделений учреждения банка в службу кассовой работы объединенной службы инкассации и одновременно осуществляют перечисление средств, эквивалентных сумме подкрепления ценностями.

ЦБУ подают требования на подкрепление ф. 003 в разрезе подразделений учреждения банка, которые подчиняются ЦБУ, в службу кассовой работы учреждения банка, служба инкассации которого обслуживает данный ЦБУ.

ЦБУ, подчиненные центральному аппарату банка, подают требования на подкрепление ф. 003 в разрезе подразделений учреждения банка, которые подчиняются ЦБУ, в службу кассовой работы объединенной службы инкассации и в департамент по работе с ценностями.

Допускается подача требования на подкрепление ф. 003 для доставки ценностей в учреждение банка, подразделения учреждения банка в течение текущего рабочего дня. В этом случае перечисление средств, эквивалентных сумме подкрепления ценностей, осуществляется одновременно с подачей требования на подкрепление в течение этого же рабочего дня.

8.2.3. Служба кассовой работы на основании принятых заявок составляет распоряжения на подкрепление ф. 018 по маршрутам доставки с учетом внесенных в них начальником службы инкассации оперативных изменений. Распоряжения на подкрепление ф. 018 подписываются руководителем учреждения банка (заместителем руководителя, направляющим деятельность службы кассовой работы) и главным бухгалтером (лицом, им уполномоченным) (в ЦБУ – заместителем директора ЦБУ, направляющим деятельность отдела расчетов (лицом, его замещающим)). Распоряжения на подкрепление ф. 018 передаются ответственному исполнителю для оформления расходных ордеров на перевозку ф. 176 и препроводительных ведомостей ф. 007.

8.3. При подготовке сумок с подкреплением ценностями допускается оформлять один комплект препроводительной ведомости ф. 007 на несколько сумок при условии, что данные сумки сформированы для одного учреждения банка, подразделения учреждения банка одним кассовым работником и опломбированы его личным пломбиром. На ярлыке каждой сумки указываются:

наименование учреждения банка-получателя (подразделения учреждения банка, организации);

дата формирования сумки;

общая сумма подкрепления и сумма вложения в конкретную сумку;

проставляется код кассового работника, который осуществлял формирование сумки.

В препроводительной ведомости ф. 007 указываются номера всех сумок.

8.4. Если при приеме сумок работниками службы инкассации выявлена дефектная сумка (неотжатая или поврежденная пломба, отрыв пломбы от шпагата, нарушение целости сумки или шпагата и др.), то дефектная сумка возвращается работникам, которые ее выдавали для вскрытия и пересчета ценностей по пачкам, корешкам и надписям на накладках. При соответствии суммы пересчитанных ценностей сумме, указанной на препроводительной ведомости ф. 007 и на ярлыке к сумке, на всех экземплярах препроводительной ведомости ф. 007 на свободном поле делается запись: «Сумка(и) № ___ на сумму _______ пересчитана(ы) и опломбирована(ы) пломбиром № ___». Запись заверяется подписями кассовых работников, осуществлявших пересчет и последующее формирование сумки.

8.5. В случае несовпадения суммы пересчитанных ценностей в дефектной сумке с суммой, указанной в препроводительной ведомости ф. 007 и на ярлыке к сумке, составляется акт пересчета ценностей из дефектной сумки в двух экземплярах. Один экземпляр акта пересчета ценностей из дефектной сумки направляется в службу бухгалтерского учета, второй экземпляр хранится 10 рабочих дней у заведующего кассой, затем уничтожается. О факте излишков или недостачи ценностей сообщается руководителю учреждения банка для принятия соответствующих мер в соответствии с законодательством Республики Беларусь и назначения служебной проверки согласно Методике № 9.7 [5].

На фактическую сумму пересчитанных ценностей ответственный исполнитель оформляет препроводительную ведомость ф. 007 и расходный ордер на перевозку ф. 176. Формирование сумки после пересчета осуществляется лицами, ее пересчитавшими.

8.6. После доставки сумок с подкреплением по назначению заведующий кассой:

принимает от работников службы инкассации вторые экземпляры препроводительных ведомостей ф. 007 и порожние сумки;

проверяет по препроводительным ведомостям ф. 007 полноту доставки ценностей, наличие на документах необходимых подписей и печатей;

выписывает и вручает работникам службы инкассации справку о выполнении задания ф. 005.

Вторые экземпляры препроводительных ведомостей ф. 007 хранятся у заведующего кассой в отдельной папке в течение 10 рабочих дней, после чего уничтожаются.

8.7. При необходимости осуществления доставки подкрепления подразделениям учреждения банка в выходные или праздничные дни, а также при отсутствии в учреждении банка вечерней кассы заведующий кассой выдает инкассаторам сумки с подкреплением накануне дня доставки под роспись на расходных ордерах на перевозку ф. 176 и третьих экземплярах препроводительной ведомости ф. 007.

Утром следующего рабочего дня заведующий кассой получает от дежурного инкассатора вторые экземпляры препроводительных ведомостей ф. 007 к доставленным по назначению сумкам и порожние сумки.

8.8. Выдача подкрепления денежной наличностью и другими ценностями из операционной кассы учреждения банка в операционный отдел или отделение, расположенные в одном здании с операционной кассой, осуществляется по расходному кассовому ордеру ф. 102, расходному валютному ордеру ф. 150, расходному внебалансовому ордеру ф. 104 на основании надлежаще оформленного старшим кассиром по смене требования на подкрепление ф. 003, которое визируется руководителем учреждения банка (заместителем руководителя, направляющим деятельность службы кассовой работы). Вышеуказанные расходные ордера оформляются в двух экземплярах, один из которых служит основанием для перемещения ценностей в операционный отдел либо отделение, расположенные в одном здании с операционной кассой. Сдача денежной наличности и других ценностей в операционную кассу оформляется вышеперечисленными расходными кассовыми, внебалансовыми документами, вторые экземпляры которых служат основанием для перемещения ценностей в операционную кассу учреждения банка.

8.9. При необходимости подкрепления денежной наличностью учреждение банка может приобретать ее у структурного подразделения Национального банка Республики Беларусь или другого банка на основании договоров.

При покупке денежной наличности в структурном подразделении Национального банка Республики Беларусь учреждение банка представляет в структурное подразделение Национального банка Республики Беларусь заявку на подкрепление денежной наличностью операционной кассы учреждения банка (далее – заявка), которая составляется в двух экземплярах. При составлении заявки могут использоваться (по решению руководителя учреждения банка (заместителя руководителя, направляющего деятельность службы кассовой работы) сведения из ведомости учета выдач наличных денег на оплату труда, выплату стипендий, пенсий, пособий, доходов предпринимателей, частных нотариусов по форме, установленной законодательством Республики Беларусь. В случае отправки заявки через защищенную систему электронной почты или другие технические средства, когда невозможно воспроизвести подписи руководителя учреждения банка (заместителя руководителя, направляющего деятельность службы кассовой работы) и главного бухгалтера (лицом, им уполномоченным), а также оттиск печати учреждения банка, в этой заявке указывается текст следующего содержания: «Подписи руководителя учреждения банка (заместителя руководителя) и главного бухгалтера (заместителя главного бухгалтера) заверены печатью банка. Без досылки». Заявки на бумажном носителе, подписанные руководителем учреждения банка (заместителем руководителя, направляющим деятельность службы кассовой работы) и главным бухгалтером (лицом, им уполномоченным), скрепленные печатью учреждения банка, подшиваются в отдельные папки в учреждении банка-отправителе.