Основные операции в приложении Excel 2003

Приложение Excel предназначено для работы с электронными таблицами. Для получения сведений по отдельным вопросам работы приложения служит пункт меню Справка.

Создание документа, его открытие и сохранение. Для создания документа надо выполнить команду Создать из пункта меню Файл или нажать кнопку Создать в пиктографическом меню Стандартная. Если документ предварительно создан, то его можно открыть с помощью команды Открыть из того же пункта меню или нажать кнопку Открыть. Можно загружать несколько документов, имена которых записаны в ниспадающем меню пункта Окно. Активный документ помечен галочкой.

Лист, на котором создается таблица, можно переименовать. Для этого надо подвести курсор мыши к названию листа внизу страницы, вызвать контекстное меню (правая клавиша мыши) и определить новое имя.

Переход от листа к листу удобно осуществлять, нажимая кнопки со стрелками, находящиеся слева от названия листов, т. к. не все названия листов одновременно видны на экране.

Если нужно сохранить документ первый раз, то следует выполнить команду Сохранить как... или Сохранить из пункта меню Файл. Для записи документа на прежнее место следует использовать команду Сохранить из того же пункта меню или кнопку Сохранить.

Имена ячеек. Ячейки именуются буквой столбца и номером строки, например: А1, G5.

Можно ячейке присвоить собственное имя. Для этого надо активизировать ячейку и выполнить команду Имя в меню Вставка, затем выбрать пункт Присвоить и в появившемся окне задать имя.

Ввод и редактирование информации. Для ввода информации в ячейку надо подвести к ней курсор мыши, ввести нужный текст, число, формулу и нажать клавишу ввода Enter.

В Exсel есть вспомогательные средства для заполнения ячеек, облегчающие процесс ввода. Например, для ввода названий месяцев надо в первой ячейке написать название первого месяца, затем зацепить курсор мыши за маркер в правом нижнем углу и, при нажатой правой клавише мыши, протянуть курсор на столько месяцев, сколько необходимо, затем в появившемся контекстном меню выбрать команду Заполнить по месяцам.

Создать последовательность данных можно следующим способом: записать число, зацепить курсор мыши за маркер в правом нижнем углу, протянуть курсор на столько ячеек, сколько необходимо, выполнить команду Правка/Заполнить/Прогрессия. В появившемся окне выбрать нужные параметры.

Для записи информации различными форматами удобнее всего использовать контекстное меню. Если, например, в ячейке отображается дата вместо числа, то нужно в контекстном меню выполнить команду Формат ячеек, на вкладке Число выбрать формат Числовые и установить в полях справа нужные параметры формата.

Чтобы отредактировать содержимое ячейки, надо сделать двойной щелчок в поле ячейки или нажать клавишу F2 и внести изменения.

Выделение нужной ячейки выполняется щелчком мыши на ней. Для выделения нескольких несмежных групп ячеек следует выделить одну группу, нажать клавишу Ctrl и, не отпуская ее, выделить другие ячейки. Чтобы выделить целый столбец или строку таблицы, необходимо щелкнуть мышью на их имени. Для выделения рабочего листа надо щелкнуть на левой верхней (пустой) ячейке пересечения названий столбцов и строк. Для выделения нескольких листов необходимо нажать клавишу Ctrl и, не отпуская ее, щелкать на ярлыках листов.

Операции со строками и столбцами. Для вставки столбца или строки надо поместить курсор в нужное место, правой клавишей мыши вызвать контекстное меню, выполнить команду Добавить ячейки и в появившемся окне выбрать режим Столбец или Строка.

Удалять можно как содержимое строк и столбцов, так и целиком строки и столбцы. Для уничтожения содержимого ячеек проще всего использовать клавишу Del. Можно удалить содержимое интервала ячеек с помощью команды Del, предварительно выделив интервал.

Если содержимое не помещается в ячейку столбца, то столбец можно раздвинуть различными способами: зацепить мышью границу в поле названий и установить ее в нужном месте либо использовать команду Строка или Столбец из пункта меню Формат и выбрать нужный вариант изменения ширины. Команда Автоподбор ширины из этого же пункта меню устанавливает ширину столбца по ширине ячейки с самым длинным содержимым. Команда Стандартная ширина предлагает изменить стандартную ширину для столбцов рабочего листа. Аналогичные действия можно выполнить и для установки высоты столбцов или строк.

Операции вырезания, копирования и вставки информации выполняются над выделенными участками с помощью команд меню Правка или кнопок на панели Стандартная. Содержимое ячейки или выделенного интервала можно копировать и с помощью мыши. Для этого надо зацепить курсор мыши за правый нижний угол и, удерживая клавишу Ctrl, скопировать ячейку или интервал ячеек в нужное место. При переносе информации клавиша Ctrl не используется. При копировании формул таким способом автоматически меняются названия ячеек формул.

Содержимое выделенных интервалов можно сортировать с помощью кнопок сортировки на панели Стандартная или с помощью команды Сортировка из пункта меню Данные.

Оформление таблицы. Для изменения цвета фона и цвета линий используются кнопки панели Форматирование, команды Ячейки из пункта меню Формат или контекстное меню.

Кнопка Границы на панели Форматирование позволяет создать рамки в таблице.

Использование команды Формат/Условное форматирование позволяет настроить цвет фона выделенных ячеек и цвет шрифта в них в зависимости от некоторых условий. Например, при вводе положительных чисел один цвет чисел, при вводе чисел, превышающих некоторое значение – другой цвет и т.д.

Фиксирование заголовков. При работе с большими таблицами удобно фиксировать заголовки. Для этого следует поместить курсор в нужное место с учетом того, что закрепляется область левее и выше расположения курсора. Затем выполнить команду Закрепить области из пункта меню Окно.