С точки зрения руководителя, обмен информацией следует считать эффективным, если получатель продемонстрировал понимание идеи, произведя действия, которых ждал от него отправитель

Обратная связь – реакция получателя, показывающая, понята или не понята переданная информация, помогает преодолеть шум.

При наличии обратной связи отправитель и получатель меняются коммуникативными ролями. Изначальный получатель становится отправителем и проходит через все этапы процесса обмена информацией для передачи своего отклика начальному отправителю, который теперь играет роль получателя.

Необходимо добиваться установления обратной связи. Существует ряд способов установления обратной связи. Один из них – задавать вопросы или заставить человека пересказать ваши мысли. Вы можете сказать, например: «Я не уверен, что охватил все моменты, поэтому будьте добры рассказать мне, что вы считаете наиболее важными вопросами в связи с проектом, над которым вам предстоит работать?».

Ещё один способ создания обратной связи заключается в оценке языка поз, жестов и интонаций человека, которые как будто указывают на замешательство или непонимание. Например, если вы даёте новое задание работнику, не появляется ли в выражении его лица напряжённость? Не заметно ли в нём лёгкое раздражение, не смотрит ли человек вниз, слушая вас? Эти сигналы, если они присутствуют, должны сообщить вам, что человек, может быть, не вполне понимает задание и расстроен им. Любой их этих знаков – факт обратной связи, свидетельствующей о возможной неудовлетворённости или непонимании.

 

Информация,

накопленный опыт

 

ОТПРАВИТЕЛЬ СООБЩЕНИЕ КАНАЛ ПОЛУЧАТЕЛЬ

Кодирует Отбирает Передаёт

Сообщение

 

 

ШУМ

 

Генератор идей

декодирует отклик

СООБЩЕНИЕ

 

КАНАЛ

Передаёт Отбирает Кодирует

сообщения

 

Рис. 33. Процесс обмена информации как система с обратной связью и шумом

 

Обратная связь заметно повышает шансы на эффективный обмен информацией, позволяя обеим сторонам подавлять шум.

На языке теории передачи информации шумом называют то, что искажает смысл.

Источники шума:

- средства коммуникационного процесса (например, плохо работающий телефон);

- организационные составляющие (многоуровневость, масштаб управляемости, централизация, дифференциация и т.д., затрудняющие точную передачу сигнала).

Преодоление шумовых помех даёт возможность более или менее точно передать сообщение. Но слишком высокий уровень шума может привести к полному нарушению информационного процесса, и, следовательно, к снижению управляемости.

Соединение определённым образом участвующих в коммуникационном процессе индивидов с помощью информационных потоков приводит к созданию коммуникационных сетей (структур), представим их в таблице 20.