При этом важнейшей характеристикой доку­мента является его идентифицируемость, обеспечиваемая наличи­ем соответствующих реквизитов. 16 страница

в) основных средств — 5 л. и т.д.

Поэтому в офисе из перечня следует выбирать тот пункт и срок хранения, к которому относятся конкретные документы.

Необходимо обращать внимание и на специальные отметки, относящиеся к срокам хранения документов. Отметка в перечне «5л. ЭПК» означает, что по истечении указанного срока вопрос о дальнейшем хранении документов решается экспертной комисси­ей организации или архивного органа.

В зависимости от принятого решения срок хранения этих дел может оставаться без изменений или продлен, если члены комис­сия придут к выводу, что документы уничтожать рано.

О сроках хранения отдельных категорий документов делаются следующие отметки: «До замены новыми», «До минования надо­бности», «После истечения срока действия договора», «При усло­вии завершения проверки (ревизии)» и др.

 

6.5. ОПЕРАТИВНОЕ ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ И ДЕЛ

Во время создания, согласования и использования докумен­тов они хранятся в папках исполнителей в неподшитом виде. Для их систематизации удобно применять прозрачные пластиковые пакеты с системой крепления в папки — «файлы». Электронные документы (документы в цифровой форме) в этот период хранятся в долговременной памяти вычислительной системы офиса или на съемных носителях (дискетах, флеш-картах и др.). Структура папок и файлов, независимо от используемого носителя, для предотвра­щения путаницы должна соответствовать структуре заголовков в номенклатуре дел. Допустимо не использовать длинные заголовки, а ограничиться индексами номенклатуры дел. Поскольку докумен­ты хранятся не один год, целесообразно к индексу электронной папки добавлять обозначение года, например: 32-08\2006.

Хранение уже исполненных и копий отправленных документов осуществляется в большинстве случаев в подшитом виде в папках-скоросшивателях различных конструкций, регламентация касает­ся только правил оформления обложек этих папок. Хранение чер­тежей, других документов, подшивка которых может уничтожить часть текста или испортить сам носитель, например почетные дип­ломы, целесообразно хранить в неподшитом виде в специальных (с клапанами и завязками) папках, обеспечивающих их сохран­ность, и коробках.

Хранение документов в цифровой форме (электронных версий) целесообразно осуществлять на съемных носителях в специально для них предназначенных упаковках, например коробках для С/)-дисков, поскольку в настоящее время этот носитель наиболее технологичен для записи и хранения документов.

При заведении дела оформляется обложка папки или специаль­ный бланк, который наклеивается на обложку дела. Оформление лицевых вкладышей к коробкам, в которые помещают С/)-диски, аналогично обложкам папок для бумажных документов.

На обложке (рис. 6.4) указываются: полностью в именительном падеже наименование организации и структурного подразделения, в котором заводится дело (единица хранения); индекс дела по но­менклатуре дел; при заведении следующего тома дела на первом и последующих томах указывается его номер; заголовок дела, кото­рый полностью переносится из номенклатуры дел, так же как и сведения о сроке хранения дела.

Допускается позднее вносить сведения о дате заведения дела, так как эта дата должна совпадать с хронологически первой датой документов, из которых сформировано дело.

Для дополнительного учета единиц хранения с техническими носителями: фото-, кино-, магнитными пленками, различными кассетами, компьютерными CD- и /)К/)-дисками следует ввести учет самих носителей информации.

За основу может быть взята карточка из ранее действовавших методических указаний по хранению документов на машинных носителях (РД 50-524-84 Методические указания. Порядок хране-

Наименование организации Структурное подразделение

 

ДЕЛО №

единицы хранения (том) №___________

 

Заголовок дела

 

(дата единицы хранения)

На______ Мбайт

Хранить______ лет

Рис. 6.4. Образец обложки футляра магнитного носителя (размер 125 х 120 мм)

ния документов на машинных носителях) или разработана и ут­верждена руководством организации собственная учетная форма (рис. 6.5).

Для оперативного (текущего) хранения дел используют разно­образные средства хранения, от традиционных канцелярских де­ревянных и металлических полок, шкафов, сейфов до специальных элеваторных картотек. Дела (и единицы хранения) располагаются в них в соответствии с номенклатурой дел. Там же, например, на внутренних поверхностях дверей, для быстрого поиска закрепляют и соответствующий раздел номенклатуры дел.

Отдельные документы, уже подшитые в дела, как правило, из них не изымаются, за исключением оговоренных законодательно случаев, предпочтительнее изготовление копий и их заверение (при необходимости). В то же время дела, находящиеся на оперативном хранении, часто выдаются во временное пользование сотрудникам И структурным подразделениям для текущей работы. В этом случае служба ДОУ должна вести учет дел, выданных во временное поль­зование как вовне, так и внутри организации, и следить за их свое­временным и полным возвращением. Для контроля за выдачей дел сотрудникам используются карточки, в которых сначала за каждое дело отдельно расписывается сотрудник структурного подразделе­

ния, а при их возвращении специалист службы ДОУ в том, что дела возвращены и претензий к пользователю нет (рис. 6.6).

При большом объеме выдачи отдельные карточки могут заво-
диться в целом на структурное подразделение или на отдельные,
часто используемые дела. В карточку в таком случае необходимо
добавить информацию: «наименование структурного подразделе-
ния___» и «заголовок дела__». Одинаковые карточки использу-
ются и для учета выдачи дел на руки в структурных подразделениях.
Традиционно срок работы сотрудника с делом не превышает
10 дней. Выдача подлинных документов и целиком дела в сторон-
ние организации осуществляется в исключительных случаях (на-
пример, следственным органам) и только по письменному распо-
ряжению руководителя организации. Выдача оформляется в соот-
ветствии с архивными правилами. По истечении месяца документы
должны быть, как правило, возвращены или переоформлен акт их
выдачи во временное пользование.

При утере дела (дел) сотрудники должны принять все меры к поиску пропавших документов. Если дело не будет найдено, ру­ководство организации должно провести служебное расследова­ние, потребовать от виновных письменных объяснений, принять меры к возмещению утраты. Завершение поиска оформляется актом, составляемым по единой с государственными архивами форме.

6.6. ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ И ДЕЛ К ДЛИТЕЛЬНОМУ И ПОСТОЯННОМУ ХРАНЕНИЮ

Для документов длительных и постоянных сроков хранения более целесообразно использовать папки с мягкой системой креп­ления (со шнурками). Документы пробиваются дыроколом, через пробитые отверстия пропускаются шнурки, которые завязываются снизу подшитых документов. Это дает возможность группировать документы вдело в прямой хронологической последовательности. Документы, хранящиеся в подобных папках, сдаются в ведомствен­ный архив в том виде, как они сформировались в делопроизвод­стве.

Оформление дел, сдаваемых сотрудниками для хранения в те­кущей работе организации, действует без изменений много лет и подробно изложено в Основных правилах работы архивов органи­заций.

На обложку каждого дела, подлежащего хранению в архиве офиса, следует вынести следующие сведения:

• название организации;

• название структурного подразделения, где сформировалось дело;

• индекс дела;

• количество листов в деле;

• даты первого и последнего документов;

• срок хранения дела;

• шифры каждого дела.

Часть элементов описания дела обозначается на обложке работ­ником службы ДОУ (секретарем) при заведении дела. Все сведе­ния — количество листов, крайние даты, уточненный заголовок дела и наименование подразделения — выносятся на обложку по­сле завершения дела в процессе его обработки. Индекс дела про­ставляется в соответствии с номенклатурой дел и первоначально является адресом хранения дела, а позднее одним из его поисковых признаков.

Дела временного, до 10 лет включительно, срока хранения мо­гут оформляться только частично. Так, они могут продолжать хра­ниться в папках с любым типом и материалом крепления, в них может не проводиться пересистематизация документов внутри дел, листы можно не нумеровать, а заверительные записи не со­ставлять.

Завершенные дела, выполненные проекты, исполненные доку­менты постоянного и долговременного, свыше 10 лет, хранения (по личному составу), а также дела, содержащие конфиденциаль­ные документы, подлежат обязательному дополнительному оформ­лению и описанию в учетных формах в соответствии с установлен­ными требованиями.

При этом ставятся следующие основные задачи:

• максимально возможное обеспечение прочности и гибкос­ти переплета, позволяющего при необходимости скопиро­вать документы, не вынимая их из подшивки, или изъять один или нескольких листов из подшитого дела на время, например для реставрации, а может быть, и безвозвратно, в случае его переформирования, без нанесения поврежде­ний другими листами дела;

• обеспечение учета количества листов в каждом деле и воз­можности проверки полноты дела после каждого обраще­ния к нему;

• создание справочного аппарата к документам, включенным в одну единицу хранения, для быстроты поиска и нанесе­ния при этом документам минимального ущерба при пере­листывании.

Документы постоянного хранения, составляющие дело, подши­ваются на 4 прокола в твердую, установленную государственным стандартам обложку (ГОСТ 17914- 72 «Обложки дел длительных сро­ков хранения. Типы, размеры и технические требования»). Для дел, не подлежащих постоянному хранению, допускается применение переплетных работ. Особо ценные документы во избежание их фи­зической порчи целесообразно (и разрешается) хранить в закрытых твердых папках с тремя клапанами и в специальных картонных футлярах.

Поскольку на хранение документы передаются на тех носите­лях, на которых они разработаны — бумажных стандартного А5 — A3 формата и крупноформатных, пленочных, магнитных и дру­гих,—для каждого носителя применяется свой вариант упаковки. Однако большинство документов, имеющих постоянный или дли­тельный срок хранения, оформляется на бумаге стандартных фор­матов.

При обработке документов постоянного и длительного хране­ния все металлические скрепления во избежание появления ржав­чины обязательно удаляются. Личные документы (трудовые книж­ки, дипломы, удостоверения и т.д.), фотографии и другие докумен­ты, неудобные для подшивки (плотный носитель, отсутствие полей), вкладываются в заранее вшитые вдело чистые конверты.

Внутренние описи. В конце дела подшивается специальный бланк или чистый лист формата А4 для заверительной записки, а в начале дела — перед собственно документами — листы внутренней описи документов дела, если она для данного дела необходима.

Внутренние описи необходимы в том случае, если заголовки дел не раскрывают конкретного содержания документов, например: «Приказы по основной деятельности». А также для специфичной документации — личные, судебные и следственные дела, дела о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий и т.д.

Внутренняя опись должна содержать сведения о порядковых номерах документов в данной единице хранения (описываемом деле), их делопроизводственных индексах, датах создания, заго­ловках и номерах листов по внутренней нумерации дела, на кото­рых расположен каждый документ.

К внутренней описи, имеющей форму таблицы, составляется итоговая запись об общем количестве включенных в нее докумен-

7.3. Автоматизированные системы документационного обеспечения

управления................................................................................................ 260

7.3.1. Необходимость и задачи комплексной автоматизации
документационного обеспечения управления...................... 260

7.3.2. Основные способы создания АСДОУ....................................... 262

7.3.3. Порядок создания системы управления документами........ 265

7.3.4. Основные характеристики АСДОУ............................................ 270

Приложение......................................................................................................... 283

Инструкция по использованию тестовой программы TGTester... 283

Библиографический список........................................................................ 289

5.6. Структура баз данных документального фонда организации 178

5.7. Контроль за исполнением документов и принятых решений 184

5.8. Организационное построение службы документационного
обеспечения управления................................................................... 191

 

5.8.1. Организационная структура службы ДОУ.............................. 191

5.8.2. Структура службы ДОУ................................................................. 195

5.8.3. Положение о службе ДОУ............................................................ 197

5.8.4. Регламентация деятельности работников службы ДОУ.... 201

5.8.5. Инструкция по документационному обеспечению управления 205

5.8.6. Нормирование документационных работ службы ДОУ...... 211

 

ГЛАВА6

СИСТЕМАТИЗАЦИЯ И ОРГАНИЗАЦИЯ

ОПЕРАТИВНОГО ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ.............. 214

6.1. Документальный и архивный фонды........................................... 214

6.2. Общие принципы формирования дел......................................... 218

6.3. Систематизация и учет документов организации.................... 225

6.4. Оценка значимости документов и определение

сроков их хранения 231

6.5. Оперативное хранение документов и дел................................... 236

6.6. Оформление документов и дел к длительному и постоянному
хранению.................................................................................................... 240

 

ГЛАВА7

АВТОМАТИЗИРОВАННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ... 248

7.1. Общая характеристика средств автоматизации документационного
обеспечения управления..................................................................... 248

7.2. Компьютерные системы и технологии создания документов 257

4.6.8. Письмо-просьба............................................................................... 128

4.6.9. Письмо-заявка................................................................................. 129

4.6.10.Гарантийное письмо..................................................................... 131

4.6.11.Письмо-запрос................................................................................ 133

4.6.12.Письмо-заказ................................................................................... 135

4.6.13.Письмо-согласие............................................................................ 135

4.6.14.Письмо-отказ................................................................................... 136

4.6.15.Письмо-подтверждение............................................................... 137

4.6.16.Письмо-напоминание.................................................................... 138

4.6.17.Письмо-требование....................................................................... 140

4.6.18.Претензионное (рекламационное) письмо............................ 142

4.6.19.Письмо-поздравление.................................................................. 145

4.6.20.Письмо-благодарность................................................................. 149

4.6.21.Письмо-соболезнование.............................................................. 151

4.6.22.Письмо-извинение......................................................................... 152

4.6.23.Рекомендательное письмо.......................................................... 153

4.6.24.Сопроводительное письмо......................................................... 156

 

ГЛАВА5