Делопроизводство

ИЗМЕНЕНИЯ, ВНЕСЕННЫЕ В ИНСТРУКЦИЮ О ПОРЯДКЕ ВЕДЕНИЯ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК РАБОТНИКОВ: КОММЕНТАРИЙ СПЕЦИАЛИСТА

Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности работника. Согласно записям, внесенным в трудовую книжку, наниматель имеет возможность официально получить информацию о трудовой функции, которую может выполнять работник (профессия, специальность, должность, квалификация), об опыте работы. Благодаря этим сведениям, в большинстве случаев наниматель принимает решение о заключении трудового договора или отказе гражданину в приеме на работу из-за несоответствия его должности по деловым качествам. По записям в трудовой книжке работника устанавливается общий, непрерывный и специальный трудовой стаж, с которым законы, иные нормативные правовые акты и трудовой договор связывают возможность реализации тех или иных прав и предоставление определенных льгот и преимуществ. Нанимателям и работникам кадровых служб следует помнить, что с 1 января 2003 г. в Республике Беларусь введен индивидуальный (персонифицированный) учет сведений о каждом застрахованном лице для целей государственного пенсионного страхования. В связи с этим трудовой стаж, заработанный после регистрации в качестве застрахованного лица, должен устанавливаться на основании сведений индивидуального (персонифицированного учета). Порядок ведения трудовых книжек регламентируется Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 9 марта 1998 г. № 30 (в редакции постановления Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 11 мая 2000 г. № 72, с изменениями и дополнениями от 29 июня 2006 г. №76) (далее - Инструкция).

Образец республиканской трудовой книжки и вкладыша к ней установлен пост ановлением Государственного комитета Республики Беларусь по груду исоциальной защите населения от 22 сентября 1993 г. № 79 "Об утверждении образца республиканской трудовой книжки и вкладыша к ней" (введено в действие с 1 ноября 1993 г.). Постановление предусматривает новый раздел для записи сведений о повышении квалификации работников. С 1 ноября 1993 г. использование в Республике Беларусь старых бланков трудовых книжек, утвержденных в период существования СССР, запрещено.

В 1995 г. Министерством труда Республики Беларусь, в дополнение к вышеуказанному постановлению, утвержден новый образец республиканской трудовой книжки и вкладыша к ней В трудовой книжке образца 1995 г.

дополнительно предусмотрены раздел для внесения сведений о назначении пенсий и подпись лица, ответственного за выдачу трудовой книжки.

Согласно п. 4 Инструкции, в настоящее время лицу, впервые поступающему на работу, на основании приказа о приеме на работу нанимателем заполняется трудовая книжка утвержденного образца 1995 г. Основным нормативным актом, регулирующим порядок ведения, учета, хранения, изготовления трудовых книжек, обеспечения ими нанимателей, является постановление Совета Министров Республики Беларусь от 10 декабря 1997 г. № 1635 "О трудовых книжках работников". Оно признает утратившим силу постановление Совета Министров БССР и Белорусского Республиканского Совета Профессиональных Союзов от 11 октября 1973 г. № 324 "О трудовых книжках рабочих и служащих".

Постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 29 июня 2006 г. № 76 "О внесении изменений и дополнений в Инструкцию о порядке ведения трудовых книжек работников" внесены существенные изменения и дополнения в ранее действовавшую редакцию Инструкции.

Уточнена ч. 1 п. 2 Инструкции и она изложена в следующей редакции: "Лица, принимаемые на работу не впервые, обязаны предъявить нанимателю оформленную в установленном порядке трудовую книж­ку". Это означает, что всякие ссылки отдельных нанимателей на отсутствие у них бланков трудовых книжек при увольнении от них работников будут признаны незаконными. Наниматели обязаны выдать работнику оформленную трудовую книжку, которую он обязан предъявить новому нанимателю. Прием на работу без трудовой книжки не допускается, если иное не предусмотрено Инструкцией.

В соответствии с Инструкцией без предъявления трудовой книжки принимаются на работу выпускники школ, ПТУ, других учебных заведений, если они поступают на работу впервые и до поступления на учебу не работали.

Лицо, утерявшее трудовую книжку после увольнения с работы, если утеря произошла спустя более трех месяцев после увольнения, получает справку о периоде работы у нанимателя, которая является основанием для приема такого лица на новое место работы и для оформления ему дубликата трудовой книжки.

Указом Президента Республики Беларусь от 6 июля 2005 г. № 314 "О некоторых мерах по защите прав граждан, выполняющих работу по гражданско-правовым и трудовым договорам" предусмотрены допол­нительные меры по защите прав граждан. В частности, предусмотрено, что гражданско-правовые договоры заключаются только в письменной форме. Данным Указом урегулирован порядок расчетов сторон по гражданско-правовым договорам, закреплены обязательства нанимателя и работника по обеспечению безопасных условий работы, основания дос­рочного расторжения гражданско-правовых договоров и др.

Следует учитывать, что п. 5 Инструкции дополнен ч. 2 следующего

содержания: "На лип, выполняющих работу по гражданско-правовым договорам, трудовые книжки не заполняются. При наличии трудовой книжки записи о работе по гражданско-правовым договорам в них не вносятся".

Уточнена и дополнена редакция п. 6 Инструкции о внесении записей в трудовую книжку о работе по совместительству. В новой редакции он изложен следующим образом: "Запись в трудовую книжку сведений о работе по совместительству производится нанимателем по желанию ра­ботника по месту его основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству (копия приказа нанимателя, у которого работник работает по совместительству)".

В п. 7 Инструкции слова "на надомников" заменены "на работников-надомников".

В п.10 предыдущей редакции Инструкции от 11 мая 2000 г. № 72 предусматривалась обязанность нанимателя заверять сведения о работнике гербовой печатью. Так как гербовая печать хранится в бухгалтерии или финансовом отделе, работникам кадровых служб для того, чтобы заверить каждую впервые оформляемую трудовую книжку, необходимо было посещать указанные службы. Кроме того, в некоторых организациях гербовая печать вообще отсутствует. Все это порождало дополнительные трудности при оформлении трудовых книжек. Согласно новой редакции Инструкции (п. 10) предусмотрено, что сведения о работнике заверяются подписью нанимателя или уполномоченного должностного лица и печатью нанимателя. В случае отсутствия печати вообще (например, у индивидуального предпринимателя) сведения о работнике заверяются печатью местного исполнительного и распорядительного органа, осуществляющего регистрацию предпринимателя.

В абзаце 3 ч. 1 п. 11 Инструкции после слов "перевод на другую посто­янную работу" дополнен словами "заключение контракта". Дополнение к пп.11.14-16 инструкции об обязанности по внесению в трудовую книжку записи о заключении контракта исключает необходимость внесения записи о продлении срока действия контракта. В ч. 3 слова "отделом социальной защиты" заменены словами "органами по труду и социальной защите".

В настоящее время во многих высших учебных заведениях осуществляется подготовка специалистов в магистратуре. Слово "магистратура" внесено в ряд пунктов Инструкции (пп. 12,13,15,16). Записи о времени обучения в магистратуре вносятся в трудовую книжку, наряду с записями об иных формах дневного обучения.

В п. 17 Инструкции в ч. 3 уточнен порядок внесения записей об образовании работника. Этот раздел изложен в следующей редакции: "Образование - общее базовое, общее среднее, профессионально-техническое, среднее специальное, высшее - указывается только на основа­нии соответствующих документов. Высшее образование указывается на

основании диплома общеустановленного образца об окончании высшего учебного заведения; среднее специальное образование - документа, удостоверяющего окончание техникума или иного учебного заведения, дающего среднее специальное образование (медицинское, педагогическое и т.п.); общее среднее - аттестата об окончании общеобразовательной школы, диплома профессионально-технического учебного заведения; общее базовое - свидетельство об общем базовом образовании".

Согласно Инструкции, профессия, специальность указываются на основании документа об образовании.

В п. 21 Инструкции исключены слова "виды работ".

На практике из-за ошибочно внесенной записи в трудовую книжку нередко необходимо вносить соответствующие исправления. Вопросам вне­сения изменений в записи в трудовой книжке посвящена гл. 7 Инструкции.

В пп. 36-39 внесены дополнения и изменения. В настоящее время они изложены в следующей редакции: "36. Исправление записей в разделе "Сведения о работе" осуществляется следующим образом: в графе 1 пишется порядковый номер вносимой записи, в графе 2 - дата внесения записи, в графе 3 - "запись номер такой-то недействительна" и далее правильный вариант сведений, в графе 4 - дата и номер приказа (распоряжения), на основании которого вносится данная запись".

Зачеркивание ранее внесенных неправильных или неточных записей, исправление их с указанием "исправленному верить" либо "исправленное верно" не допускается.

П. 37 Инструкции изложен в следующей редакции: "В случае ликви­дации организации, прекращения деятельности индивидуального предпри­нимателя исправление в неправильную или неточную запись, внесенную в трудовую книжку, вносит учредитель, собственник, вышестоящая орга­низация, министерство, иной республиканский орган государственного управления, местный исполнительный и распорядительный орган, зарегистрировавший индивидуального предпринимателя, - при наличии у них документов, позволяющих произвести необходимую запись".

П. 38 Инструкции, регламентирующий порядок внесения изменений о фамилии, имени, отчестве, изложен в следующей редакции: "Изменения записей в трудовой книжке о фамилии, имени, отчестве, дате рождения, об образовании, профессии, специальности производятся нанимателем по последнему месту работы на основании документов, подтверждающих соответствующие сведения, со ссылкой на их номер и дату.

Указанные изменения вносятся на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается, например, прежняя фамилия и над ней записывается новая, измененная. Ссылка на соответствующий документ записывается на внутренней стороне обложки, за­веряется подписью нанимателя или уполномоченного должностного лица и печатью нанимателя, а в случае ее отсутствия у индивидуального предпринимателя - печатью местного исполнительного и распорядительного органа, осуществившего регистрацию предпринимателя.

Изменение записей о профессии, специальности на первой странице (титульном листе) трудовой книжки в случае получения работником новой профессии, специальности производится путем дополнения имеющихся записей без зачеркивания ранее внесенных записей".

П. 39 Инструкции с внесенными изменениями и дополнениями изложен так: "Исправление сведений о работе, о награждениях и поощрениях за успехи производится на основании подлинника приказа (распоряже­ния) нанимателя и должно полностью соответствовать его формулировке.

В случае утраты приказа (распоряжения) либо несоответствия его фактически выполнявшейся работе исправление сведений о работе производится на основании других документов, подтверждающих трудовую деятельность работника: лицевые счета и ведомости на выдачу заработ­ной платы, приказы (распоряжения) о предоставлении отпусков и иные документы, подтверждающие сведения о периодах работы.

Однако в соответствии с этими документами можно исправить записи только за тот период, который они подтверждают. Например, в трудовой книжке работника записано, что он был переведен из цеха с вредными условиями труда в цех с обычными условиями труда в 1982 г. Работник утверждает, что перевод осуществлен в 1984 г. Подлинник приказа в архиве предприятия не обнаружен. Однако на предприятии имелись ведомости на заработную штату и листки табельного учета, по которым работник числится работающим в цехе с вредными условиями труда в 1983 г. В дан­ном случае в трудовой книжке работника может быть исправлен только одни год. Отсутствие необходимых документальных данных исключает возможность внесения исправлений в сведения о работе".

Работникам кадровых служб и юрисконсультам организаций следует помнить, что исправление записей, ошибочно внесенных в трудовую книжку работника по вине работника кадровой службы, производится этим же работником без каких-либо дополнительных указаний руководителя организации.

Изменение записей в трудовой книжке о фамилии, имени, отчестве, дате рождения, об образовании, профессии, специальности производится по инициативе работника, который подает на имя руководителя организации письменное заявление с просьбой внести соответствующее изменение на основании предъявленных документов (паспорта, удостоверения о повышении квалификации, диплома и др.).

В новой редакции Инструкции в п. 40 слова "Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих" заменены словами "Единый квалификационный справочник должностей служащих" В ч. 2 п. 41 словосочетание "органы социального обеспечения" заменены словами "органы по труду и социальной защите".

В практической деятельности работников кадровых служб часто возникал вопрос: как правильно вшить вкладыш к трудовой книжке? Сейчас на этот вопрос дан ответ в п. 42 Инструкции, который дополнен ч. 2

следующего содержания: "Вкладыш вшивается в трудовую книжку между последним листом и правой обложкой книжки". Иными словами, сейчас вкладыш к трудовой книжке будет продолжением ее содержания.

В ч. 8 ст. 50 Трудового кодекса Республики Беларусь установлено, что при увольнении трудовая книжка выдается работнику в день увольнения (в последний день работы). За задержку выдачи трудовой книжки по вине нанимателя он несет ответственность в соответствии со ст. 79 Трудового кодекса (выплачивается средний заработок за все время вынужденного прогула и дата увольнения при этом изменяется на день выдачи трудовой книжки). На практике работники при увольнении иногда умышленно уклоняются от своевременного получения трудовой книж­ки и таким образом пытаются получить выплату за задержку трудовой книжки по вине нанимателя, предусмотренную ст. 79 Трудового кодекса. Наниматели уведомляли таких работников простым почтовым уведомлением о необходимости получить трудовую книжку. При рассмотрении споров в суде о выплате среднего заработка за задержку выдачи трудовой книжки такие истцы заверяли суд, что они не получали уведомлений от нанимателя о необходимости получения трудовой книжки. Для того чтобы избежать подобных ситуаций, п. 47 Инструкции предусматривает: "Если работник отсутствует на работе в день увольнения, то наниматель в этот же день направляет ему заказное письмо с уведомлением с указанием о необходимости получения трудовой книжки".

Пересылка трудовой книжки почтой с доставкой по указанному адресу допускается только с письменного согласия работника. В новой редакции п. 48 Инструкции установлено: "В случаях, когда работник отказывается сам получить трудовую книжку, например, он считает, что наниматель его незаконно уволил, несмотря на заказное письмо с уведомлением о необходимости получения трудовой книжки, не является за ней и не выразил желания на пересылку ее по почте, наниматель не несет ответственности за задержку выдачи трудовой книжки".

Факт отказа от получения трудовой книжки оформляется актом с указанием присутствующих при этом свидетелей. После увольнения работников с работы нередко случаются утери ими трудовых книжек. Иногда происходит инсценировка утери для того, чтобы получить дубликат трудовой книжки и таким образом трудоустроиться на полную ставку у двух нанимателей.

В связи с этим в п. 51 внесен ряд редакционных дополнений и он изложен в следующей редакции: "В случае утраты трудовой книжки (вкладыша к ней) работник вправе обратиться к нанимателю по последнему месту работы в течение трех месяцев (а не в течение года как это было предусмотрено в прежней редакции. - Прим. авт.) со дня увольнения с письменным заявлением о выдаче дубликата трудовой книжки". П. 51 дополнен ч. 3 следующего содержания: "При утрате трудовой книжки (вкладыша к ней) по вине нанимателя он обязан самостоятельно принять меры

для получения соответствующих документов, подтверждающих стаж работы работника, предшествующий поступлению к данному нанимателю".

В ч. 1 п. 52 Инструкции после слов "по последнему месту работы" дополнен словами "по письменной просьбе работника".

До утверждения данной редакции в Инструкции не был закреплен механизм приема работником кадровой службы трудовой книжки от гражданина при оформлении последнего на работу. Таким образом, принижалась ответственность нанимателя за сохранность трудовых книжек лиц, принимаемых на работу. В новой редакции Инструкции в п. 58 ч. 3 дополнена предложением следующего содержания: "При приеме от работника трудовой книжки лицом, оформляющим прием и увольнение работников, ему выдается расписка в произвольной форме, содержащая реквизиты организации, в том числе печать нанимателя".

Для подтверждения факта получения работником трудовой книжки в связи с увольнением ч. 4 п. 58 дополнена словами: "собственноручно указав дату получения".

Хранение трудовых книжек как документов строгой отчетности осуществляется в специально оборудованном месте. Наниматель должен предпринять меры по недопущению утери трудовых книжек по неуважительным причинам и обеспечить их сохранность при пожарах, затоплении помещений и др. При утрате нанимателем трудовой книжки по причинам стихийного бедствия, производственной аварии и по другим причинам, не являющимся виной нанимателя, владельцу выдается дубликат трудовой книжки без взимания его стоимости.

Согласно Закону Реснублики Беларусь от 17 апреля 1992 г. № 1596-ХП, в редакции от 19 июля 2006 г. № 155-3, с учетом Заключения Конституционного Суда Республики Беларусь от 28 мая 1996 г. № 3-36/96 (далее - Закон), в стаж работы засчитываются периоды работы предпринимательской, творческой и иной деятельности при условии, что в течение этих периодов производилась уплата обязательных страховых взносов в соответствии с законодательством о государственном социальном страховании (ч. 1 ст. 51).

Следовательно, периоды выполнения работы по гражданско-правовым договорам при условии ушаты за эти периоды обязательных страховых взносов включаются в общий трудовой стаж. Периоды выполненияработ по гражданско-правовым договорам подтверждаются не записью в трудовой книжке, а справкой о периоде уплаты страховых взносов в сумме вознаграждения (дохода), из которого эти взносы уплачены.

Cогласно ч. 4 п. 53 Закона "О пенсионном обеспечении", работа в колхозе. период после 1965 г. и до 1 июля 1998 г., если член колхоза не выполнял установленного минимума трудового участия в общественном хозяйстве, засчитывается в стаж работы по фактической продолжительности. Георгий Шишко

заведующий кафедрой правоведения БГЭУ, кандидат юридических наук, профессор

ДЕпопропзводаво