Возвращение предложений на доработку

9) возвращение к дискуссии. Используется, чтобы избежать принятия соглашений или в тех случаях, когда действительно остались какие-то неясные вопросы.

10) двойное толкование. В результате переговоров выработано соглашение, в формулировку которого одна из сторон «заложила» двойной смысл, оставшийся незамеченным оппонентом. Затем соглашение трактуется в своих интересах, без его нарушения.

Недостатки при ведении переговоров. Чтобы переговоры проходили успешно, надо постараться избежать следующих ошибок:

«Холодный запуск». Партнёр вступает в переговоры, не обдумав предварительно их необходимость и цель, их сложность и возможные последствия. В этом случае за ним лишь ответный ход, а инициатива будет исходить от оппонента.

«Отсутствие программы». У партнёра нет чёткого плана действий в пределах максимальных и минимальных требований. Безусловно, переговоры легче вести, имея различные варианты действий.

«Главное, чтобы меня это устраивало!» Партнёр настолько выпячивает свои собственные интересы, что представители другой стороны не видят для себя никаких преимуществ. Это отбивает у них желание вести переговоры.

«Пускать всё на самотёк». Партнёр не имеет чёткого представления о собственных конкретных предложениях и аргументах, критериях оценки предмета переговоров, позиции и ожиданий реакции противной стороны. Эффективность переговоров снижается из-за недостаточной их подготовки.

«Коммуникативные зародыши». Неправильное поведение одного из партнёров отрицательно сказывается на атмосфере переговоров, мешает достижению их цели.

 

5. ПРЕЗЕНТАЦИЯ

В практике делового общения широкое распространение получи­ли презентации. Рассмотрение этой важной формы коммуникации начнем с уточнения значения самого слова презентация. Латинское praesentatio переводится как «представление», «предъявление». Вна­чале это слово употреблялось у нас в качестве термина в значении «предъявление, представление к взысканию денежного документа» (например, презентация векселя). Об этом говорят данные «Толко­вого словаря русского языка» под редакцией Д. Н. Ушакова (т. 3, 1939), «Словаря русского литературного языка» в 17 томах (т. 11, 1961). «Современный словарь иностранных слов» (1993) уточняет прежнее и фиксирует новое значение слова презентация. Приведем полный текст словарной статьи из этого словаря:

Презентация (лат. praesentatio) — 1) представление, предъявле­ние переводного векселя лицу, обязанному совершить платеж (трас­сату); 2) общественное представление чего-либо нового, недавно появившегося, созданного, напр, книги, журнала, кинофильма, теле­программы, организации.

Под презентацией мы будем понимать любое публичное представ­ление чего-либо нового.

По мнению Л. Арредондо, специалиста по эффективной коммуни­кации, презентации помогают отдельным лицам или организациям приобрести необходимую известность, которая является визитной карточкой делового успеха, и таким образом достичь своих целей.

В книге «Искусство деловой презентации» он пишет: «Презента­ция — испытанное средство привлечь внимание. Деловая презента­ция, проведенная успешно, заставляет людей положительно оценить и вас и ваше сообщение. Как для отдельных людей, так и для орга­низаций успешная презентация — это профессиональный инстру­мент, помогающий добиваться желаемого».

Автор формулирует цели, которых может достичь человек в ре­зультате успешной презентации:

1. Создать мнение о себе как о высококвалифицированном специ­алисте, знающем свою работу и относящемся к ней творчески.,

2. Проявить свои лидерские качества и интеллектуальный потен­циал.

3. Продемонстрировать инициативность, организованность и спо­собность к творчеству.

4. Убедить других принять ваши идеи, рекомендации, предложе­ния или точку зрения.

Большие возможности презентация открывает и перед организа­цией любого типа. Она позволяет:

1. Продвинуть продукцию, услуги; расширить интересы, обогатить программу.

2. Распространить информацию внутри организации или среди широкой публики.

3. Повысить узнаваемость имени или названия.

4. Поднять восприимчивость потребителя к новым продуктам или услугам.

5. Найти пути и новые возможности воздействовать на тех, кого организация стремится обслуживать (т. е. клиентов, избирате­лей, жертвователей и прочих).

Таким образом, презентация мобилизует ресурсы личности и организации, увеличивает их популярность, привлекает внимание к их деятельности деловых кругов и широкой общественности.

Главная цель деловой презентации — убедить присутствующих действовать в нужном направлении: одобрить предлагаемый проект; поддержать новую идею, предложение; купить продукт или услугу; принять бюджет, законодательный акт; использовать полученную информацию; внедрить новые методы; проголосовать за кандидата; подписаться на периодическое издание и т. п.

Как и другие виды делового общения, презентация представляет собой далеко не простое явление. Существуют различные виды пре­зентаций. В литературе делаются попытки классификации презен­тации по разным основаниям.

Так, Л. Арредондо дифференцирует презентации по отношению аудитории к презентатору. Он выделяет два типа презентаций: внеш­ние и внутренние.

Внешняя презентация рассчитана на лиц, не принадлежащих к организации, которую представляет презентатор. Например, выступ­ление торгового представителя фирмы перед покупателями.

Внутренняя презентация относится к тем ситуациям, при которых презентатор и аудитория находятся в рамках одной и той же орга­низации (например, управляющий обращается к руководящим ра­ботникам своей фирмы, менеджер выступает перед сотрудниками отдела, референт докладывает совету по некоторой теме).

Внутренние презентации в зависимости от позиции сторон по вер­тикали делятся на нисходящие и восходящие. Если коммуникация идет вниз по иерархической лестнице, т. е. руководитель выступает перед начальниками подразделений, начальники перед подчиненны­ми, то презентация будет «нисходящей». И, наоборот, презентация подчиненного перед начальниками, начальника перед вышестоящим руководителем называется «восходящей».

Как внешние, так и внутренние презентации могут быть продви­гающими (их цель — рекламировать, продвигать, внедрять новые идеи, услуги, товары, программы, поддерживать определенного кан­дидата, политическую платформу и т. п.) и информационными (ос­новной удар делается на сообщение и передачу информации).

Представляется целесообразным рассматривать презентации так­же с точки зрения размера аудитории, т. е. количества слушателей, к которым обращается презентатор. По этому параметру можно выделить три типа презентации. Условно назовем их публичные, ка­мерные и приватные.

Публичная презентация. Она рассчитана на большую аудиторию. Публичные презентации бывают массовыми (от 50 человек до 200 и более) и групповыми (от 15 до 50 человек). Заметим, что четкой границы между этими видами провести невозможно, так как пове­дение аудитории, ее характеристики зависят не только от количества слушателей, но и от многих других обстоятельств.

Публичная презентация представляет собой, как правило, хоро­шо спланированное и подготовленное мероприятие. Обычно она проводится в соответствии с заранее разработанным сценарием, в котором четко определены роли всех участников, содержание и по­рядок их выступлений, использование визуальных вспомогательных средств (плакаты, схемы, таблицы, слайды, фильмы и др.). Специаль­ное время отводится ответам на вопросы.

Публичная презентация проходит чаще всего в течение. 1,5—2 ча­сов. Начинать ее рекомендуют примерно в 15.00—16.00 часов.

После презентации организаторы предлагают коктейль или фур­шет (17.00-19.00).

Соответствующим образом готовится помещение для презента­ции. Зал заседания, фойе оформляются рекламными плакатами, стендами, иллюстративными материалами и т. п.

Хорошее впечатление на участников презентации производит вру­чение им рекламных подарков, в качестве которых используют не­дорогие предметы: авторучки, записные книжки, календари, значки, проспекты, печатная продукция организации и др.

Принято сообщать о предстоящей презентации в средствах мас­совой информации, а участникам и гостям присылать пригласитель­ные билеты.

При проведении публичной презентации очень важно учитывать особенности поведения и реакции людей в большой аудитории. Вот что пишет по этому поводу Э. Джей в книге «Эффективная презен­тация»: «Главный парадокс аудиторий состоит в том, что чем они больше, тем больше похожи на одного человека. Вместо того, чтобы стать более разрозненной, она становится более однородной. В свя­зи с увеличением размера аудитории у ведущего возникает допол­нительная проблема: чем больше аудитория, тем меньше она реаги­рует на то, что презентуется, и тем больше на человека, который все это презентует». Автор подчеркивает, что с людьми в большой аудитории проис­ходят две важные вещи, которых трудно добиться при других обсто­ятельствах:

— они объединяются и солидаризируются;

— они единодушно принимают и одобряют чье-то лидерство. Когда одну французскую певицу спросили, как она реагирует на театр, полный людей, которые пришли послушать ее, она ответила: «Я стараюсь превратить их всех в одного человека, затем стараюсь за­ставить его полюбить меня. Если мне это не удается, я ухожу домой».

Следует иметь в виду, что большая аудитория не предназначена для дискуссионного обсуждения вопросов, в ней трудно использо­вать аргументы, уместные и понятые для всех присутствующих. Здесь очень важны ораторские способности презентатора, его уме­ние управлять слушателями и воздействовать на них.

Большое внимание необходимо уделить подготовке презентаци­онной речи. Заметим, что количество выступающих на презентации определяется сценарием, диктуется обстоятельствами и целесообраз­ностью.