Техническое обеспечение электронного офиса

Лекции для студентов заочного обучения

По дисциплине «Средства создания электронных предприятий»

Основные понятия электронного офиса

 

В последние годы во всем мире появилось понятие "электронный офис", которое, в основном, используется для характеристики насыщенности офиса различным компьютерным оборудованием, факсами, телефонами и другими устройствами. Тенденции последних лет на мировом рынке коммуникаций позволяют рассматривать термин "электронный офис" более широко и понимать под ним многофункциональную гибкую информационно- вычислительную систему предприятия, интегрированную в глобальные сети передачи информации посредством высокопроизводительных каналов связи и комплекса различных услуг.

Основными требованиями, предъявляемыми к современным офисным информационно- вычислительным системам, являются следующие:

· высокая производительность и средства работы с разнообразными подключаемыми устройствами - рабочими станциями, бизнес-компьютерами, файловыми серверами, периферийными оборудованием, телефонными станциями, факсами и т. д.;

· высокая надежность основных информационных каналов, достигаемая устойчивостью к повреждениям кабельной системы, отказам технических средств и сбоям программного обеспечения, а также к внешнему электромагнитному излучению;

· высокая степень защиты от несанкционированного доступа к конфиденциальной информации, представляющей коммерческую, финансовую и государственную тайну;

· применение только стандартных протоколов дл обмена информацией с целью обеспечения дальнейшего экономического развития информационно-вычислительного комплекса с использованием оборудования от различных производителей;

· возможность централизованного управления всеми сетевыми и коммуникационными устройствами;

· возможность подключения коммуникационного оборудования к глобальным каналам связи.

Основными компонентами таких систем являются внешние коммуникационные каналы, кабельная система здания, сетевое и коммуникационное оборудование и ПО, а также, безусловно, различные системы автоматизации офисной деятельности (электронная бухгалтерия, управление кадрами, документооборотом и т. д.).

Электронный офис предусматривает наличие интегрированных пакетов прикладных программ, включающих специализированные программы и информационные технологии, которые обеспечивают комплексную реализацию задач предметной области.

Основу пакета составляют текстовый редактор, электронные таблицы и СУБД. Отличительной чертой программ пакета является общий интерфейс пользователя, позволяющий применять похожие приемы при работе с различными приложениями пакета. Документ, созданный в одном приложении можно вставить в другое и при необходимости изменить его.

В настоящее время на рынке офисных продуктов доминируют три комплекта: Borland Offict for Windows фирмы Novell, Smart Suite фирмы Lotus Development, Microsoft Office фирмы Microsoft, самым популярным из которых является последний. Известны также Star Office и Corel Word Perfect Office.

 

Техническое обеспечение электронного офиса

 

Для реализации поставленных целей в состав электронного офиса должны входить следующие аппаратные средства:

1. Один или несколько персональных компьютеров, объединенных в локальную вычислительную сеть офиса. Выбор персонального компьютера для автоматизации обработки маркетинговой информации в электронном офисе зависит от величины предприятия, объема и круга решаемых задач. Основными критериями выбора конкретной модели персональных компьютеров являются требуемые объемы оперативной и внешней памяти, быстродействие, количество подключаемых внешних устройств, класс монитора и т.д.

2. Источник бесперебойного питания для поддержки работы персонального компьютера при перепадах напряжения в сети и при полном отключении электричества.

3. Коммуникационные средства для подключения ПК или ЛВС электронного офиса к ЛВС предприятия для организации электронной почты и обмена внутрифирменной маркетинговой информацией. При организации локальной вычислительной сети используются соответствующие каналы связи, общая протяженность и характеристики которых в данной ЛВС определяются предъявляемыми к ней требованиями по скорости передачи, надежности и стоимости. Физической средой передачи информации являются кабельные сегменты и отрезки кабелей с разъемами на концах. В качестве кабелей используются: витые пары проводов, телефонные кабели, коаксиальные и оптоволоконные кабели. Кроме кабелей аппаратура передачи данных по ЛВС может содержать еще ряд технических устройств:

сетевые адаптеры -- устройства управления каналами ввода -- вывода информации с обработкой потока данных с целью форматирования для передачи;

концентратор (англ. HUB) -- устройство, объединяющее нагрузку нескольких каналов передачи данных для последующей передачи по меньшему числу других каналов и использующее в своей работе метод коммутации. В зависимости от топологии ЛВС, числа рабочих станций электронного офиса и длины кабеля между рабочими станциями применяют активные или пассивные концентраторы. Активные концентраторы дополнительно содержат усилитель для подключения от 4 до 16 рабочих станций; пассивный концентратор является разветвительным устройством (максимум на 3 рабочие станции);

интерфейсы -- устройства сопряжения между ПК и другими видами аппаратуры, каналами связи и т.д.

4. Коммуникационные средства для подключения электронного офиса к региональной и глобальной сетям для получения маркетинговой информации по конъюнктуре рынков. В качестве средств коммуникации используются модемы (модуляторы--демодуляторы) -- устройства, предназначенные для преобразования частотных характеристик дискретных сигналов ПК в частотные характеристики аналоговых сигналов каналов связи, а после их приема -- для обратного преобразования. Сложные модемы кроме передачи и получения сигнала могут выполнять дополнительные функции, например автоматический набор номера, ответ и повторный набор и т.д. Некоторые модемы конструктивно сопряжены с телефаксами (так называемые факс-модемы, обеспечивающие факсимильную связь). По конструктивному исполнению модемы бывают встроенными (интегрированными в системный блок ПК) и внешними (подключаемыми через коммуникационный порт).

5. Печатающие устройства (принтеры) -- устройства, предназначенные для вывода информации на печать. В качестве печатающего устройства чаще всего используются матричные принтеры, имеющие самую низкую стоимость и характеризующиеся низкими эксплуатационными расходами. Однако в электронном офисе в маркетинге целесообразнее использовать струйные цветные принтеры для печати качественных цветных изображений -- рекламных проспектов, прайс-листов и т.д., которые обеспечивают высокое качество печати по сравнению с матричными принтерами и практически бесшумны в работе. В условиях организации ЛВС электронного офиса вполне рационально использовать сетевой лазерный принтер для обслуживания маркетологов отдела.

6. Средства копирования документов, позволяющие получить достаточное количество копий в случае, если документ регистрирует информацию, потребность в которой имеет массовый характер.

Дополнительно в состав электронного офиса могут входить:

системы мультимедиа -- программно-аппаратные средства для обработки аудио- и видеоинформации. В электронном офисе службы маркетинга системы мультимедиа используются для создания демонстрационных дисков и стендовых материалов;

сканеры для автоматического ввода информации с документа в ПЭВМ.

Для архивирования большого объема данных на лазерных дисках целесообразно использовать дополнительные внешние запоминающие устройства, такие, как:

стример -- устройство для копирования на кассетную магнитную ленту информации, находящейся на винчестере;

записывающие дисководы для оптических дисков типа: CD - R (Compact Disk - Recordable), DVD (Digital Video -Disk), система Copy Writer CDD (Compact Disk DigiTal);

проекционное оборудование для проведения презентаций;

средства административно-производственной связи (телефон, пейджер, телефакс).

При выборе телефона следует учитывать появление новых усовершенствованных телефонных аппаратов с дополнительными возможностями:

память на несколько десятков абонентских номеров;

возможность автоматического вызова любого номера, находящегося в памяти;

многократный вызов абонента;

беспроводный телефон (сотовая связь), который использует не проводной, а радиоканал связи. Таким образом, абонент оказывается свободным в своих передвижениях.

В современных условиях маркетолог по роду своих обязанностей не может постоянно находиться на своем рабочем месте в электронном офисе, однако он не должен отрываться от других управленческих работников. Возможным выходом из положения является обеспечение сотрудников фирмы телефонами сотовой связи, что не всегда реально по экономическим и техническим причинам. Вместе с тем существуют гораздо более дешевые устройства -- пейджеры, предоставляющие одностороннюю связь "центр -- абонент" и позволяющие передать абоненту (группе абонентов) краткое сообщение.

Взаимодействие различных субъектов разнообразной деятельности включает в себя процесс пересылки документов, имеющих юридическую силу, т.е. снабженных подписями и печатями. Услуги почты не всегда приемлемы из-за естественных задержек. Поэтому широкое распространение получает передача документов по проводным и радиоканалам связи с помощью специальных устройств -- телефаксов. Этот аппарат является устройством для передачи изображений: на приемной стороне оригинал воспроизводится со всеми графическими особенностями (подписями и печатями). Телефакс можно применять для передачи не только договоров, счетов, деловых писем и т.п., но и фотоснимков, рекламы и др.