Главных «поглотителей» рабочего времени

1. Плохое планирование и плохая организация рабочего времени либо полное отсутствие системы планирования и организации (системы тайм-менеджмента).

2. Неспособность к обоснованному выбору целей в работе, ясному формулированию задач и расстановке приоритетов.

3. Личная недисциплинированность, непрофессионализм.

4. Слабая организация рабочего места.

5. Непродуманная система информационной поддержки повседневной деятельности.

6. Незапланированное общение — преимущественно по телефону, электронной почте либо с внезапными посетителями.

7. Превышение заранее спланированных временных затрат на выполнение отдельных мероприятий (задач), например на проведение совещаний, работу с документами, переезды и т. п.

8. Недостатки в организации делегирования полномочий другим сотрудникам, неоправданное стремление «все сделать самому».

9. Потери времени, обусловленные недисциплинированностью и безответственностью деловых партнеров и коллег, как то: несвоевременное, неполное или (и) некачественное выполнение поручений, документов и т. п.

10. Непредвиденные потери времени, являющиеся следствием стечения обстоятельств (например, уличная «пробка» по дороге в офис) или сбоев в работе технических средств организации работы (скажем, «зависание» компьютера с последующей перезагрузкой и др.).

 

Вопросы для самоконтроля

1. Перечислите оборудование приемной.

2. Каковы требования к организации рабочего места секретаря.

3. Каковы требования к условиям труда секретаря?

4. Перечислите предметы первой необходимости, находящиеся на рабочем месте секретаря.

5. Что такое эргономика? Каковы ее цели?

6. Каковы методы планирования рабочего дня секретаря?

7. Каким рекомендациям вы будете следовать при планировании рабочего дня?

8. Как можно использовать ПК при планировании рабочего дня?

Литература

Основная литература

1.1 Большова С. И. Выбираем помещение офиса // Секретарь-референт. 2004. № 9. С. 82–85.

1.2 Емышева Е. М. Планирование дня // Секретарское дело. 2005. № 8. С. 64–74.

1.3 Кузнецова Т. В. Организация рабочего времени и оборудование рабочего места // Секретарское дело. 2005. № 4. С. 5–8.

1.4 Лобанов В. Руководитель должен четко представлять, какого человека он хочет видеть в компании // Секретарское дело. 2007. № 10. С. 22–24.

1.5 Пшенко А. В. Оснащение и организация рабочих мест // Секретарское дело. 2004. № 2. С. 29–31.

1.6 Петрова Ю.А Секретарское дело. Настольная книга секретаря-референта (2008)//www.e-reading.link/book.php

1.7 Яковлев А. Секреты тестирования или важный шаг в трудоустройстве // Секретарское дело. 2008. № 6.

Дополнительная литература

2.1 Демкина Е. С. Организация работы секретаря ООО НПП «Альфа» // Секретарское дело. 2004. № 7(48). С. 62–63.

2.2 Константинова С. С. Профессия секретарь – это постоянное развитие и  высокая адаптивность // Справочник секретаря и офис-менеджера. 2008. № 6. С. 78.

2.3 Як ефективно спланувати робочий день // Довідник секретаря та офіс-менеджера № 2, 2014. С. 50.

2.4 Крадії часу та способи боротьби з ними // Довідник секретаря та офіс-менеджера № 2, 2014. С. 58.

2.5 Робота в умовах вільного планування: вчимося визначати пріоритети // Довідник секретаря та офіс-менеджера № 12, 2013. С. 34.

2.6 Проводимо інвентаризацію робочого часу // Довідник секретаря та офіс-менеджера № 5, 2013. С. 84.

 

Тема 8:ПЛАНИРОВАНИЕ И ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ РУКОВОДИТЕЛЯ

План

1. Основы и принципы организации и планирования рабочего времени руководителя.

2. Технология управления временем: постановка целей и задач, краткосрочное и ежедневное планирование, анализ использованного времени и оценка эффективности планирования.

3. Классификация мероприятия в зависимости от важности и срочности.

4. Табличная форма фиксации и представления руководителю планируемых мероприятий.

5. Роль ежедневных докладов.

6.Современные офисные технологии электронных коммуникаций.

 

Распорядок рабочего дня секретаря должен быть максимально удобен для руководителя и других сотрудников офиса, поэтому при разработке схемы рабочего дня необходимо учитывать следующие основные факторы:

- распорядок дня руководителя, поскольку планирование рабочего времени секретаря тесно связано с планированием рабочего времени руководителя, недельным графиком работы;

- привычки и стиль работы руководителя;

- правила внутреннего трудового распорядка организации;

- график поступления в организацию документов и информации.

Схема рабочего дня разрабатывается, как правило, самим секретарем. Другие специалисты организации и сторонние эксперты могут привлекаться к этой работе в том случае, если схема является составной частью общего пакета нормативных и нормативно-методических документов, разрабатываемых, например, при проектировании организационной структуры фирмы.

Разработанный секретарем проект схемы согласовываетсяс руководителем, а при необходимости и с другими ведущими менеджерами организации. Часто основы графика обговариваются в ходе вводной беседы —инструктажа руководителя с новым секретарем. Согласованная схема рабочего дня секретаря утверждается руководителем и может быть включена в обучающую инструкцию секретаря или подобные документы. Утвержденную схему необходимо довести до сведения всех сотрудниковорганизации, чтобы они знали, когда приносить документы на подпись руководителю, когда заказывать копии документов, когда приносить письма, чтобы они были отправлены до конца рабочего дня, и т. д.

Неповторяющуюсяработу, выполнение конкретных поручений планируют с помощью рабочего блокнота —ежедневника.

Ежедневники делятся на две группы: 1) датированные и 2) недатированные (относительно недорогие изделия, рассчитанные на массового потребителя).

Выбирая ежедневник, желательно остановиться на датированном изделии достаточно большого формата с почасовой разбивкой каждого листа. Рекомендуется обратить внимание на следующие детали: наличие информационных страниц, наличие закладки, качество прошивки страниц.

Для ежедневного планирования можно использовать различные электронные планировщики, персональную информационную систему секретаря и т. п. Но, как правило, электронный планировщик только дополняет традиционный бумажный ежедневник, без которого секретарю трудно обойтись.

Первостепенное значение для успешного планирования неповторяющейся работы секретаря имеют ежедневные беседы с руководителем —краткие (не более 10—15 минут) совещания руководителя со своим секретарем. Ежедневные планыработы руководителя и секретаря намечаются и корректируются именно на этих встречах. Желательно проводить такие оперативные совещания два раза в день: утром — перед началом рабочего дня или в самом начале рабочего дня и вечером — в конце рабочего дня или после окончания работы. Ежедневно утром руководитель и секретарь обсуждают и уточняют план работы на текущий день. Вечером подводят итоги дня и намечают план на следующий день. Большинство мероприятий на конкретный день намечается накануне в конце рабочего дня, во время вечерней беседы секретаря и руководителя. В начале рабочего дня, во время утренней встречи секретаря и руководителя план мероприятий на текущий день уточняется.

На этих коротких совещаниях руководитель и секретарь обсуждают возникшие проблемы и намечают мероприятия для реализации возникших вопросов, согласовывают дела, которые могут быть выполнены от имени руководителя через секретаря. Секретарь докладывает руководителю о состоянии исполнительской дисциплины, о ходе выполнения документов и поручений, находящихся на контроле. Руководитель дает секретарю различные поручения, задания.

Секретарь должен четко представлять важность и срочностькаждого поручения. Опытный секретарь часто сам в состоянии определить приоритетность того или иного дела или поручения. В остальных случаях секретарь должен попросить руководителя четко установить крайний срок выполнения задания. Срок должен быть определен точно, т. к. понятие «срочно» достаточно субъективно. Желательно, чтобы у руководителя и секретаря были выработаны единые критерии срочности и важности того или иного дела.

Секретарь, как правило, входит в кабинет руководителя и делает записи в обычномблокноте. И только вернувшись в приемную, переносит записи в ежедневник.

Делая записи в ежедневнике, секретарь должен предусмотреть время, необходимое на подготовку и проведение того или иного мероприятия. Это называется резервированием времени. Важно правильно рассчитать интервал между различными делами, предусмотреть некоторый запас времени на тот случай, если произойдет что-то незапланированное и порядок дня нарушится.

Иногда руководитель просто дает секретарю свой ежедневник, и на основании плана рабочего дня руководителя секретарь делает в своем ежедневнике соответствующие записи, предусматривая необходимый резерв времени на каждое мероприятие.

При возникновении каких-либо сомнений в реальности намеченного плана (недостаток времени на то или иное мероприятие, перекрывание одного мероприятия другим, организационные или технические затруднения, например, с транспортом или оргтехникой) секретарь должен обязательно проинформировать об этом руководителя. И не просто отметить нереальность или крайнюю сложность реализации того или иного мероприятия, но предложить вариант решения проблемы. Секретарь не должен соглашаться выполнять работу в установленный руководителем срок, если заранее понимает, что сделать это невозможно. Необходимо сообщить руководителю, что установленный срок нереален, и предложить альтернативный вариант организации выполнения.

В реальной обстановке постоянно возникают ситуации, приводящие к отклонениям от дневного плана работы. Руководитель не должен заниматься оперативной перестройкой графика работы. Практической работой по оперативной корректировке дневного плана работы занимается исключительно секретарь. Руководитель может определить количество времени, требуемое для реализации внеочередного мероприятия, и сообщить об этом секретарю. Опытный секретарь самостоятельно определяет время, необходимое на проведение того или иного мероприятия.

Постепенно секретарь может переходить к перспективному планированию, сначала — на следующую неделю, а потом — на более длительный период. Во время ежедневных бесед с секретарем руководитель может предупредить секретаря о мероприятиях, которые намечаются на последующие дни или недели. Информацию о различных мероприятиях секретарь может получать и из других источников.

Для организации долгосрочного перспективного планирования секретарь ведет перечень предполагаемых дел, событий, мероприятий, который складывается на основе:

- указаний и поручений руководителя о необходимости проведения того или иного мероприятия, выполнения того или иного задания;

- распорядительных документов — как внутренних, так и поступивших от вышестоящих и других организаций;

- информации, полученной из поступивших документов: писем, рекламных проспектов, извещений, приглашений и т. п.;

- информации специальной и периодической печати.

Перечень удобно вести с помощью бизнес-организатора. Персональная информационная система, электронная записная книжка также могут использоваться для организации перспективного планирования.

Органайзер — попытка собрать многое в одном. Это организатор, призванный упорядочить жизнь своего владельца. Под одной обложкой размещаются еженедельник, планинг, записная книжка, визитница, блокнот, телефонно-адресная книжка и мн. др. Например, органайзер «Bisiness Navigator»фирмы Erich Krause включает следующие основные составляющие:

- внутренний блок с необходимой справочной информацией (меры веса и объема, штрихкоды, телефонные коды стран и городов, время в столицах мира и т. п.);

- календарь на четыре года;

- основной блок из рубрик (общая информация, идеи, проекты, шесть дополнительных рубрик), наличие которых позволяет каждому пользователю скомпоновать органайзер с учетом своих специфических задач;

- подробный планинг, который включает листы с разделениями для ежемесячного планирования и со свободной датой;

- универсальный блокнот на задней стороне обложки;

- телефонно-адресную книгу;

- линейку- закладку;

- прозрачный пластиковый пакет на молнии для бумажных мелочей;

- набор цветной бумаги с клеевым краем;

- сменные блоки.

В начале 1990-х гг. органайзер был потеснен естественным конкурентом — электронной записной книжкой, что дало повод вновь заговорить о скорой победе электронного офиса над бумажным делопроизводством. Сегодня органайзеры вновь достаточно популярны и широко используются для перспективного планирования.

Перечень предполагаемых дел, событий, мероприятий содержит различные разделы, а при необходимости и подразделы. Поскольку дела в перечне, как правило, подразделяются по степени приоритетности, часто выделяют следующие разделы:

1) особо важные дела, выполнение которых имеет первостепенное значение для организации,

2) особо срочные дела;

3) дела, события и мероприятия, которые могут быть выполнены, проведены в строго определенный срок;

4) дела, требующие не безотлагательного решения, а глубокой проработки;

5) более или менее второстепенные мероприятия, выполнение которых желательно, но не обязательно.

Перечень может подразделяться на разделы по степени важности, а каждый из разделов — на подразделы по степени срочности, например, следующим образом:

- требующие выполнения в недельный срок,

- требующие выполнения в течение более длительного времени (например, месяца),

- вопросы, которые можно решить в свободное от другой работы время, дела, которые можно выполнить, например, в отсутствие руководителя.

Дела, требующие безотлагательного выполнения, в перечень не включаются, а фиксируются только в ежедневнике.

Важно уметь четко классифицировать планируемые дела, задания, поручения по степени срочности. Как правило, важность, срочность, приоритетность дел и мероприятий определяется руководителем. Но по мере накопления опыта секретарь должен научиться сам определять степень важности и срочности того или иного дела. При этом необходимо, чтобы критерии срочности и важности дел руководителя и секретаря совпадали.

В зависимости от практической необходимости перечень может быть организован и по иным принципам.

Еженедельнов конце рабочей недели секретарь делает из перечня предполагаемых событий выборку мероприятий (дел, задач, встреч) на предстоящуюнеделю. Затем выполняет следующие работы:

- определяет количество времени, необходимого для осуществления каждого дела, проведения каждого мероприятия;

- устанавливает наиболее удобную дату и часы проведения каждого мероприятия;

- при необходимости продумывает этапы подготовки и проведения мероприятий;

- согласовывает подготовленный проект недельного плана с руководителем, а при необходимости и с другими сотрудниками;

- заносит дела в ежедневник.

Важно учитывать, что определенное время требуется не только на проведение, но и на подготовку любого мероприятия. Иногда на это необходимо минимальное время, иногда планируемое мероприятие требует более значительного времени. При проведении крупных мероприятий подготовительные операции разбиваются на этапы, составляется развернутый план. Этот план и находит отражение в ежедневных планах работы секретаря.

Целесообразно еженедельно подводить итоги недели, выявлять недостатки и ошибки в планировании, чтобы не допускать их впредь. В идеальном варианте подведение итогов работы за неделю производится секретарем совместно с руководителем. В ходе последнего в неделе оперативного совещания анализируется исполнение намеченных мероприятий, оценивается эффективность планирования, даются рекомендации на следующую неделю.

Для эффективной организации работы руководителя и секретаря, эффективного планирования их совместной деятельности большое значение имеет информированность секретаря о текущем состоянии занятости руководителя. Секретарь всегда должен знать, куда уходит руководитель и когда он вернется. Отсутствие такой информации делает секретаря уязвимым для простого вопроса: «Где Ваш шеф?» Отсутствие четкого ответа на подобный вопрос весьма вредит не только имиджу секретаря, но и имиджу руководителя, и имиджу фирмы в целом.

Планирование рабочего времени секретаря тесно связано с планированием рабочего времени руководителя. План работы секретаря в конечном итоге определяется планом работы руководителя.

Роль секретаря в планировании деятельности руководителя. Недельный график работы руководителя, значение, содержание, порядок разработки и утверждения.

Организация рабочего дня руководителя

Дела, которыми занимается руководитель во время рабочего дня, также можно подразделить на повторяющиеся и неповторяющиеся.

Повторяющиеся дела планируют посредством постоянно действующего недельного графика работы руководителя. В недельный график включаются постоянно повторяющиеся из недели в неделю мероприятия и виды деятельности (например, все еженедельные совещания, проводимые руководителем или с его участием) с указанием времени, отводимого на каждое мероприятие.

Разработка недельного графика, как правило, поручается секретарю. Секретарь разрабатывает график с учетом указаний руководителя. При создании графика необходимо обратить внимание на следующие аспекты:

- особенности стиля работы руководителя;

- специфика внутреннего трудового распорядка организации для обеспечения эффективного взаимодействия руководителя с сотрудниками фирмы и представителями сторонних организаций в течение рабочего дня;

- сбалансированность по затратам времени на отдельные виды деятельности;

- обеспечение необходимого ресурса личного рабочего времени руководителя.

Важным моментом является сбалансированность по затратам времени на отдельные виды деятельности. На более важные виды деятельности необходимо планировать больше времени, на менее важные, административно-организационные, оперативныемероприятия — меньше, не допускать расходования основного времени руководителя на решение мелких второстепенных вопросов, которые успешно могут быть решены другими сотрудниками. Для решения этой проблемы может разрабатываться баланс времени руководителя по видам деятельности. Но составление подобного баланса — задача не для начинающего секретаря.

Очень важным при разработке недельного графика является обеспечение необходимого ресурса личного рабочего времени руководителя. Личное рабочее время необходимо руководителю для подготовки и принятия решений по перспективным вопросам, для дополнительного анализа важнейших проблем, требующих особого подхода. В научных организациях личное рабочее время необходимо для ведения научной работы. Если не обратить на этот аспект должного внимания, важнейшие проблемы растворятся среди текущих дел. Руководитель будет уделять неоправданно много времени решению тактических, а не стратегических проблем.

Неправильно считать, что во время личной работы руководитель не осуществляет контактов с персоналом. Различные мероприятия (от коротких встреч или переговоров по телефону до длительных совещаний) могут иметь место и в это время. Существует только одна принципиальная особенность: все эти мероприятия осуществляются исключительно по инициативе руководителя.

Разработанный недельный график утверждается руководителем и доводится до сведения всех сотрудников организации. В обязанности секретаря входит обеспечение соблюдения недельного графика работы руководителя (напоминание о совещаниях, организация приема посетителей и т. п.).

Неповторяющиеся мероприятия руководитель планирует с помощью ежедневника. Руководитель, имеющий опытного секретаря, формирует только алгоритм своего рабочего дня в виде перечня основных событий, планируемых на день. Секретарь на основе этого перечня составляет план работы руководителя на текущий день. Секретарь обеспечивает (или стремится обеспечить) выполнение плана работы, осуществляет контроль за реализацией намеченных мероприятий и организует выполнение тех или иных мероприятий. Не случайно работа секретаря называется организационным обеспечениемдеятельности

 

Организация и планирование рабочего времени руководителя - необходимое и обязательное условие результативного управления.

Организация рабочего времени базируется на основных принципах тайм-менеджмента (time-management) - технологии управления временем. Технология управления временем включает в себя постановку целей и задач, краткосрочное и ежедневное планирование, анализ использованного времени и оценку эффективности планирования.

В этой связи помощник руководителя должен уметь:

- правильно выражать и формулировать цели (краткосрочные, среднесрочные, долгосрочные);

- корректно выставлять приоритеты при решении задач;

- эффективно выстраивать последовательность мероприятий.

Организация рабочего времени руководителя не может быть осуществлена без понимания помощником значимости различных мероприятий для достижения целей организации, без решения долговременных или текущих задач и определения их приоритетности и срочности. Специалисты в области тайм-менеджмента предлагают классифицировать все мероприятия на 4 категории: важные и срочные, важные и несрочные, неважные, но срочные, неважные и несрочные

Очевидно, что критерий важности является ключевым, т. к. неоправданная задержка решения первоочередных важных дел ведет к наиболее серьезным негативным последствиям. Также практика показывает, что самыми проблемными являются мероприятия категории В (важные и несрочные), т. к. их решение, как правило, откладывается ввиду постоянной необходимости разрешать оперативные сиюминутные вопросы.

Специалисты в области тайм-менеджмента выделяют несколько основных принципов планирования рабочего времени руководителя, соблюдение которых позволит добиться оптимальной организации работы.

- следует по возможности формировать рабочие блоки для крупных или однотипных заданий.

- следует максимально ограждать руководителя от приема посетителей и телефонных контактов во время выполнения им работы, требующей особой сосредоточенности.

- необходимо эмпирически или расчётным способом установить, сколько времени занимают совещания и переговоры с конкретными партнерами.

- включать в планы руководителя стоит только те мероприятия, которые находятся в его компетенции.

- планируя рабочий день руководителя, нужно учитывать индивидуальные (личные) колебания уровня его работоспособности.

Планировать наиболее важные дела следует на периоды повышения работоспособности. Работы рутинного характера (просмотр корреспонденции, письменных отчетов сотрудников) предпочтительнее назначать на послеобеденное время. В период наивысшей работоспособности целесообразно проводить собеседования с сотрудниками, совещания и деловые встречи с клиентами. Во время спада работоспособности можно уделить внимание консультациям и телефонным звонкам.

При составлении ежедневного расписания руководителя помощник (ассистент) должен непрерывно, систематично и последовательно фиксировать планируемые мероприятия. Как правило, руководители требуют, чтобы отмечались предстоящие телефонные контакты, прием представителей сторонних организаций, переговоры в других организациях, прием сотрудников по производственным и личным вопросам, совещания, презентации и т. д.

Планируя рабочее время руководителя, помощник должен помнить:

- В ежедневном плане работы руководителя важно отмечать время начала мероприятия, его предполагаемую продолжительность, учитывать время на дорогу при выездах руководителя на объекты.

- Составляя расписание, помощник должен выделить для руководителя определенное время на ознакомление с материалами и документами перед совещаниями, переговорами и т. д.

- Секретарь при составлении рабочего расписания должен зарезервировать время и для личных нужд руководителя.

- Реальная продолжительность рабочего дня руководителя обычно превышает продолжительность рабочего дня, установленную законодательством. Помощник обязан согласовать с руководителем распределение "сверхурочного" времени, а именно: до какого часа планировать рабочий день, какие мероприятия назначать на это время.

Существенную роль в успешном планировании и организации рабочего времени руководителя играют ежедневные доклады его помощника. Желательно предварительно обсудить с руководителем время, содержание и форму ежедневных докладов (например, беседа о решении текущих задач). В целях оптимизации рабочего времени секретаря разговор с руководителем лучше проводить за час до окончания рабочего дня.

Современные офисные технологии позволяют осуществлять обмен информацией и в электронном виде (по электронной почте). Помощнику (ассистенту) стоит обсудить с руководителем использование электронных коммуникаций в диалоге "помощник - руководитель".

Во время беседы помощник должен доложить руководителю его рабочее расписание на следующий день (в конце недели - на следующую неделю, в конце месяца - на следующий месяц и т. д.). Очевидно, что руководитель вполне может при необходимости изменить свои планы: перенести или отменить намеченные ранее мероприятия, запланировать новые.

В дальнейшем, если руководитель убедится, что его помощник-ассистент четко и рационально планирует рабочее время, не исключена и такая ситуация: прежде чем принять предложение от делового партнера, например, встретиться в определенный день и в определенное время, руководитель предварительно уточнит у своего помощника возможность проведения такой встречи.

График работы секретаря зависит от графика, ритма и стиля работы руководителя. Опытный секретарь с помощью электронного органайзера или специального блокнота, либо на основе электронных таблиц разрабатывает ежедневный совместный график работы с руководителем. На первых порах, возможна разработка двух взаимосвязанных рабочих графика: для руководителя и для себя. И только с опытом работы приходит навык формирования единого графика работы, что является показателем профессионализма секретаря.

 

Вопросы для самоконтроля

1 Личный ежедневный рабочий график работы секретаря

2 Виды деятельности секретаря, требующие согласования по времени с работой руководителя

3 Критерии разработки совместного графика работы секретаря и руководителя

 

Литература:

1. Петрова Ю.А Секретарское дело. Настольная книга секретаря-референта (2008)//www.e-reading.link/book.php

2.   Плануємо робочий час керівника // Довідник секретаря та офіс-менеджера    № 6, 2011. С. 52.

 

 

ПЛАНИРУЕМ СОБСТВЕННОЕ РАБОЧЕЕ ВРЕМЯ

«Секретарь-референт» №8 2012 / Профессия

Одной из основных обязанностей многих секретарей является планирование рабочего времени руководителя. Об этом написано множество статей (и наш журнал не исключение*), есть специальные курсы, где вас этому научат, а если нет времени или денег – можно задать вопрос на специализированном форуме, и более опытные коллеги помогут вам советами. Казалось бы, эта тема освещена уже со всех сторон и вряд ли можно сказать что-то новое. Почему же мы с вами, гуру планирования рабочего времени, так часто задерживаемся на работе, не успеваем решать поставленные задачи в срок, а порой и вовсе забываем о некоторых делах? Может быть, потому, что, планируя ежедневно рабочее время руководителей, мы забываем про свое собственное?

 

Легко предвижу возражения: зачем секретарю планировать свое рабочее время, если его график четко привязан к графику руководителя. Составил список задач для шефа, исходя из него – список собственных задач, и этого, казалось бы, достаточно. Зачем выполнять двойную работу?

Да, большинство из нас плотно привязано к графику работы руководителя. Но составляя план работы начальника, вы организуете его время. Для эффективной работы и сохранения собственных ресурсов этого недостаточно: необходимо научиться грамотно планировать свое время. Конечно, секретарю это делать гораздо сложнее, чем другим сотрудникам, но нам не привыкать работать в сложных условиях.

С чего начать? Прежде чем выбирать систему, по которой вы станете организовывать свое рабочее время, хвататься за ежедневник и расчерчивать план, я бы рекомендовала написать список всех ваших обязанностей – не тот, который можно увидеть в резюме или должностной инструкции, а реальный перечень ваших ежедневных (еженедельных, никогда-не-угадаешь-как-повторяющихся обязанностей).

Моя коллега вскоре после возвращения из отпуска позвонила мне со словами: «Ты представляешь, только когда я вернулась на работу и увидела, что там происходит, я поняла, как много я делаю!». Мы часто недооцениваем объем выполняемой нами работы, поэтому нам так тяжело ее планировать.