Нормы и правила деловой переписки

 

Не посылайте письмо, не обдумав его содержание. Обязательно перечитайте его текст, прежде чем отправить.

Если вы пишете письмо при помощи компьютера, то пользуйтесь программой Word, потому что в этой программе имеется опция проверки орфографии. Вы можете быть весьма грамотным человеком, но в письме допускать ошибки. Они будут незаметны вам, но вполне очевидны другому человеку. Учтите, что предложения, которые делает безграмотный человек, всерьез не рассматриваются!

Прочитав пришедшее к вам письмо, не торопитесь отвечать, даже если очень хочется, — подсчитано, что львиная доля интернетовского времени тратится на ответные письма. Выйдите из Интернета, ответьте на все письма, перечитайте их, а потом только отправляйте.

Помните, что длинные письма писать принято лишь близким друзьям, родственникам или предмету своих нежных чувств. Для всех остальных ваше письмо интересно лишь с информативной точки зрения.

Факсы, по сути дела, являются просто быстрыми письмами, поэтому к ним применимы все требования, предъявляемые к письмам. В ряде случаев факсовое сообщение подтверждается отправкой оригинала с обычной почтой. Факсы бывают двух видов — очень короткие сообщения, требующие срочного ответа, и более длинные. В первом случае сообщение пишется на стандартном бланке передачи факса. Текст такого сообщения чисто информативный. В случае, когда факсом передается длинное сообщение, на стандартном бланке необходимо указать адресата и краткую информацию о содержании приложенного документа (контракта, заказа, копии счета, платежного документа и др.).

Такие современные средства связи, как факс, телекс, а также давно известная телеграмма считаются быстрыми не только потому, что они доходят до адресата быстро, но и потому, что требуют быстрого ответа. Для каждого из этих средств коммуникации существует свой особенный язык, но все они позволяют реагировать при общении быстро и эффективно.

 

Бумага для писем

 

Выбирать бумагу для делового письма необходимо довольно тщательно, поскольку впечатление, которое она может создать у получателя письма, влияет на репутацию фирмы-отправителя. Бумага должна быть хорошего качества, внешне привлекательная и немного консервативная: белая или слегка тонированная. Для личных писем во многих странах мира используют бумагу различную как по цвету, так и по оформлению.

Вверху по центру либо в верхнем левом углу стандартного листа компании, как правило, указываются инициалы, имя или адрес с почтовым индексом и номером телефона отправителя. По личному заказу можно изготовить бумагу с тиснеными инициалами, монограммой или логотипом.

Если вы не пользуетесь стандартным бланком вашей компании, то бумага должна удовлетворять принятым требованиям: формат A4, белая, плотная, лист без дефектов и пятен (особенно если вы предлагаете сотрудничество, представляете свою компанию или нанимаетесь на работу).

 

Оформление конвертов

 

Конверт должен быть плотным, непрозрачным, стандартного размера, из белой бумаги. Адрес на конверте должен быть обязательно напечатан блоком или виден в прозрачном окошке. Здесь нет никаких ограничений и строгих правил. Иногда при объявлении о приеме на работу в некоторых странах требуется, чтобы сопроводительное письмо или резюме было написано от руки. В таком случае полезно и конверт надписать аккуратным, четким почерком.

Солидные фирмы направляют свою корреспонденцию в конвертах с адресами, отпечатанными в типографии.

Если письмо вкладывается в конверт с прозрачным окошком, то адрес пишется один раз — в левом верхнем углу письма. Письмо складывается таким образом, чтобы адрес получателя просвечивал через окошко конверта.

Фамилия адресата пишется с инициалами: сначала инициалы, а затем фамилия. Вежливость требует поставить перед инициалами одно из сокращений: «Г-ну» («Господину»), «Г-же» («Госпоже») или «Г-дам» («Господам»). Эти обращения не употребляются самостоятельно, без фамилии.

Такие звания и титулы, как генерал, полковник, профессор или президент, предпочтительно писать полностью, особенно на конверте письма: «Доктору Д. Смиту», «Профессору

А. Шульцу», «Генералу Р. Вильсону» и т. д. Во всех западноевропейских странах так же, как и в США, в устном и письменном обращении считается невежливым опускать титулы и звания. Однако писать и говорить «Господин + титул или звание + фамилия» принято лишь в Германии.

В Англии часто употребляется вежливое обращение «эсквайр», сокращенно «эск.»,[2] например: «Джону Смиту, эск.». Причем обращение «эсквайр» никогда не употребляется в совокупности со словом «господин».

В США следуют английским правилам переписки, однако форма обращения «эсквайр» не употребляется. В США и Англии, если адресат — замужняя дама, на конверте указывается имя и фамилия ее мужа, адрес незамужних дам содержит их имя.

И в Англии, и во Франции дворянский титул адресата (если таковой имеется) всегда указывается на конверте, однако его не принято упоминать в тексте письма. В Англии довольно распространен титул баронета,[3] который стоит позади имени и выражается большей частью сокращенно — Bart., а также словом «Sir», которое стоит впереди имени, но отнюдь не фамилии; например: сэр Роберт Пиль, баронет (или сэр) Роберт, но никоим образом не сэр Пиль. Жена баронета из вежливости также называется леди, как и жена лорда.

Если вы хотите послать письмо лично какому-либо работнику фирмы, в таком случае после фамилии следует поставить слово «лично» («Private» — Англия, «Personal» — США, «Confidential» — Англия, США). Если такое обозначение отсутствует, то письмо в случае отсутствия адресата вскроет его заместитель.

В России сначала пишут на конверте почтовый индекс, за ним страну, город, улицу и завершают все фамилией и именем адресата. Во всех других странах сначала идет строка «Кому», а потом «Куда». После фамилии адресата пишется название фирмы, где он работает, ее почтовый адрес: номер дома, название улицы (именно в таком порядке). И заканчивают адрес названиями города, штата (графства, кантона и т. п.) и страны с указанием почтового индекса. Вот пример написания адреса в Лос-Анджелес, штат Калифорния:

Mr. Alexander Morris

Ed. In Chef «Modern Publisher»

Hollywood Blvrd, 642, LA

CA 10345 USA

Если адресат отсутствует, а фирме-отправителю известно его местопребывание, то перед названием фирмы обычно пишется сокращение «Care of (с/о)», обозначающее «Для передачи адресату». Если письмо адресовано фирме, а вы хотите, чтобы кроме руководителя письмо посмотрел кто-либо еще из ее сотрудников, то после адреса внизу ставится обозначение «Attention of Mr…» («Вниманию г-на…»).

При пересылке в конверте небольших брошюр, буклетов пишут «Печатная продукция» («By Book Post» или «Printed Matter»).

Ниже мы приводим принятые в международном почтовом сообщении сокращения на конверте.

 

Названия английских графств

 

По-русскиПо-английскиСокращениеБедфордширBedfordshire(Beds)БеркширBerkshire(Berks)БукингемширBuckinghamshire(Bucks)КембриджширCambridgeshire(Cambs)ЧеширCheshire(Ches)КорнуоллCornwall(Corn)Дорсет(шир)Dorset(shire)(Dors)ДаремDurham(Dur)ЭссексEssex(Ess)ГлостерширGloucestershire(Glos)ГэмпширHampshire(Hamts)ХартфордширHertfordshire(Herts)Айсл оф УайтIsle of Wight(I of W)ЛанкаширLancashire(Lancs)ЛестерширLeicestershire(Leics)ЛинкольнширLincolnshire(Lincs)НорфолкNorfolk(Norf)НортгемптонширNorthamptonshire(Northants)НортумберлендNorthumberland(Northd)НоттингемширNottinghamshire(Notts)ОксфордширOxfordshire(Oxon)ШропширShropshire(Salop)Сомерсет(шир)Somerset(shire)(Som)СтаффордширStaffordshire(Staffs)СуффолкSuffolk(Suff)СуррейSurrey(Sy)СуссексSussex(Sx)УорвикширWarwickshire(Warks)УилтширWiltshire(Wilts)ЙоркширYorkshire(Yorks)

Названия штатов США

 

По-русскиПо-английскиСокращениеАлабамаAlabama(AL)АляскаAlaska(AK)АризонаArizona(AZ)АрканзасArkansas(AR)КалифорнияCalifornia(CA)КолорадоColorado(CO)КоннектикутConnecticut(CT)ДелавэрDelaware(DE)Дистрикт КолумбияDistrict of Columbia(DC)ФлоридаFlorida(FL)ДжорджияGeorgia(GA)ГавайиHawaii(HI)АйдахоIdaho(ID)ИллинойсIllinois(IL)ИндианаIndiana(IN)АйоваIowa(IA)КанзасKansas(KS)КентуккиKentucky(KY)ЛуизианаLouisiana(LA)МэнMaine(ME)МэрилендMaryland(MD)МассачусетсMassachusetts(MA)МичиганMichigan(MI)МиннесотаMinnesota(MN)МиссисипиMississippi(MS)МиссуриMissouri(MO)МонтанаMontana(MT)НебраскаNebraska(NE)НевадаNevada(NV)Нью-ХэмпширNew Hampshire(NH)Нью-ДжерсиNew Jersey(NJ)Нью-МексикоNew Mexico(NM)Нью-ЙоркNew York(NY)Северная КаролинаNorth Carolina(NC)Северная ДакотаNorth Dakota(ND)ОгайоOhio(OH)ОклахомаOklahoma(OK)ОрегонOregon(OR)ПенсильванияPennsylvania(PA)Род-АйлендRhode Island(RI)Южная КаролинаSouth Carolina(SC)Южная ДакотаSouth Dakota(SD)ТеннессиTennessee(TN)ТехасTexas(TX)ЮтаUtah(UT)ВермонтVermont(VT)ВирджинияVirginia(VA)ВашингтонWashington(WA)Западная ВирджинияWest Virginia(WV)ВисконсинWisconsin(WI)ВайомингWyoming(WY)