Современное деловое письмо.

Содержание темы:

1. Роль и значение информационно-справочных документов в управленческой деятельности. Их состав.

2. Служебная переписка. Письмо как основной вид документа для осуществления коммуникаций.

3. Внутренняя переписка организаций. Докладные записки, справки, правила их оформления.

4. Переписка с использованием средств электросвязи (телеграммы, телефонограммы, факсы).

5. Акт как вид информационно-справочного документа.

 

 

Рекомендуемые нормативные правовые документы и литература:

1. Закон РФ от 25.10.1991 №1807 – 1 «О языках народов Российской Федерации» (в ред. от 11.12.2002) // Ведомости СНД и ВСФСР. 1991. №50. Ст. 1740; СЗ РФ. 2002. №50. Ст. 4926.

2. Федеральный закон от 20.02.1995 № 24 – ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» (в ред. от 10.01.2003) // СЗ РФ. 1995. №8. Ст. 609; 2003. №29. Ст. 3697; 2004. №35. Ст.3607.

3. Правила оказания услуг почтовой связи, утв. постановлением Правительства РФ от 15.04.2005 №221 // СЗ РФ. 2005. №17. Ст. 1556.

4. Правила оказания услуг телеграфной связи, утв. постановлением Правительства РФ от 15.04.2005 №222 // СЗ РФ. 2005. №17. Ст. 1557.

5. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Росархива от 27.11.2000 №68 // Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти. 2001. №4.

6. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения, утв. постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 №28.

7. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов, утв. постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65 – ст.

8. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Унифицированные формы, инструкции и методические материалы по их применению. М., 1982.

9. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. М.: Росархив, 2003.

10. Басаков М.И. Как правильно подготовить и оформить деловое письмо. М.: Дашков и К, 2002.

11. Гайдан К.В., Колокольцева Т.Н. Экономическая терминология в современной деловой переписке // Секретарское дело. 2002. №2. С. 36-38.

12. Дулина Н.Н. Варианты клише в текстах деловых писем // Секретарское дело. 2003. №6. С. 10-13.

13. Кирсанова М.В., Анодина Н.Н., Аксенов Ю.М. Деловая переписка: Учеб. Пособие. 2-е изд. М.: Инфра-М, 2003.

14. Мосеев Р.М. Деловая переписка со скоростью мысли // Секретарское дело. 2004. №1. С. 13-23.

15. Мосеев Р.М. Деловое письмо в историческом аспекте // Секретарское дело. 2003. №1. С. 13-15.

16. Мосеев Р.М. О служебной переписке в малом бизнесе // Секретарское дело. 2004. №4. С. 5-8.

17. Пшенко А.В. Особенности оформления наиболее распространенных видов документов // Секретарское дело. 2003. №4. С. 9-11; №5. С.14-15.

18. Пшенко А.В. Системы документации в организации // Секретарское дело. 2004. №3. С. 6-9; №4. С. 9-13.

19. Рахманин Л.Р. Стилистика Деловой речи и редактирование служебных документов. М.: Высшая школа, 1998.

20. Рогожин М.Ю. Документы делового общения. М.: Изд-во РДЛ, 2002.

21. Санкина Л.В., Быкова Т.А. Деловая переписка в коммерческой организации. М.: МЦФЭР, 2004.

22. Чуковенков А.Ю., Янковая В.Ф. Оформление документов. М.: Дело, 1999.

23. Чуковенков А.Ю., Янковая В.Ф. Требования к оформлению текста документов // Секретарское дело. 2000. №1. С. 6-10.

24. Янковая В.Ф. Информационно-справочные документы // Секретарское дело. 2003. №1. С. 6-9.

 

 

Методические рекомендации:

При изучении темы следует, прежде всего, познакомиться с функциями информационно-справочных документов в деятельности любой организации.

Особое внимание следует уделить акту, т.к. правила его оформления имеют определенную специфику, и письму как самому распространенному способу обмена информацией. Письма имеют множество разновидностей, правила, оформления которых одинаковы. В то же время для освоения темы важно усвоить, что текст каждой разновидности писем имеет свой особенности.

В последнее время в практику деловой переписки прочно вошло обращение к адресату. Следует сформировать четкие представления об уместности использования тех или иных форм стандартных обращений.

Также студент должен знать, что правило оформления телеграмм, определены постановлением Правительства РФ. Важно усвоить, что экземпляр телеграммы, передаваемый на телеграф, и экземпляр, остающийся в делах организации, имеют отличия, например в составе удостоверения.

 

 

Вопросы и задания:

3. Определите вариант, где правильно перечислены реквизиты, которые в зависимости от учредительных документов организации содержит типовой формуляр письма:

а) Государственный герб РФ (герб субъекта РФ, эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)), код организации по ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП, наименование организации, справочные данные об организации, дата, номер, ссылка на номер и дату инициативного документа, заголовок к тексту, текст, подпись;

б) Государственный герб РФ (герб субъекта РФ, эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)), код организации по ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП, наименование организации, наименование вида документа, справочные данные об организации, дата, номер, ссылка на номер и дату инициативного документа, заголовок к тексту, текст, подпись;

в) Государственный герб РФ (герб субъекта РФ, эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)), код организации по ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП, наименование организации, справочные данные об организации, дата, номер, место издания документа, заголовок к тексту, текст, подпись.

 

 

4. Используя следующую ситуацию, оформите объяснительную записку.

Инспектор канцелярии ЗАО «Сириус» И.И. Русакова в соответствии с приказом генерального директора от 12.03.2006 №45 должна была к 15.06.2006 провести экспертизу ценности документов хранящихся в канцелярии. В связи с длительной болезнью заведующей канцелярией И.И. Русакова исполняла ее обязанности и не смогла выполнить поручение в срок. После выхода на работу заведующая канцелярией потребовала от И.И. Русаковой объяснительную записку.

 

3. На каком экземпляре письма проставляются виды согласования?

а) на первом, отправляемом адресату;

б) на втором, остающемся в деле.

 

 

5. Проанализируйте предложенный образец документа и найдите ошибки в оформлении.

 

ДЕПАРТАМЕНТ ИНВЕСТИЦИОННЫХ ПРОГРАММ     ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА                                           Донцову Т.П.   В связи с завершением работы по договору 901.03 и реорганизацией структуры департамента происходит перераспределение функций сотрудников. Прошу перевести С.Т. Никонова, Т.П. Тимофеева в Департамент торговли потребительскими товарами с последующим внесением изменений в штатное расписание.       /начальник департамента    (подпись)     (Микулин В.А.)

 

 

9. Открытое акционерное общество «ПРЕМЬЕР» направило письмо одного содержания о спонсорской деятельности в Префектуру Центрального административного округа, генеральному директору ОАО «ТРАЙД» г-ну С.Т. Окуневу и в ЗАО «Оптима».

 

 

10. Используя следующую ситуацию, оформите телефонограмму.

Начальник управления кадров ОАО «Телемост» Б.Е. Ивакин направил телефонограмму во все отделения общества. Телефонограмма обязывала работников кадровых служб прибыть в головной офис ОАО для участия в практической конференции на тему «Новые правила работы с трудовыми книгами». Конференция проводится в конференц-зале 16.08.2005 с 12.00-17.00.

 

 

11. М… городской фонд обязательного медицинского страхования (МГФОМС) направил в организации города письмо-извещение о необходимости в месячный срок зарегистрироваться в МГФОМС в качестве плательщика страховых взносов. К письму были приложены образцы заявления, список документов, необходимых для оформления страхования.

а) Приложения: названное в тексте на 2 с.

б) Приложения: 1. образец заявления на 1 л. в 1 экз.

                         2. список документов на 2 л. в 1 экз.

в) Приложения: образец заявления и список документов в 1 экземпляре, всего на 2 с.

 

 

12. Как оформить реквизит «адресат» в таком письме? Найдите ошибки в оформлении акта.

 

Администрация С…области Управление капитального строительства                                                               УТВЕРЖДАЮ                                                                                  Начальник управления                                                                                                (подпись)                                                                                 И.И. Иванов 20.09.2004 АКТ 19.09.04 №19 г. С….. К вопросу сохранности документов       в Управлении   В соответствии с приказом начальника Управления от 20.08.03. №38 «О проведении проверки сохранности документов в управлении» мы, нижеподписавшиеся зам. Начальника Управления Решетников И.П., зам. Главного бухгалтера Кротова Н.А., зам. Начальника хозяйственного отдела Литвинова Г.А., начальник отдела кадров Гришин Е.В., составили настоящий акт в следующем: В период с 28 августа по 8 сентября с.г. комиссия проверила организацию и условия хранения документов в центральном аппарате управления. Документы хранятся в структурных подразделениях, сформированы в дела в соответствии с номенклатурой. Номенклатура дел последний раз была составлена три года назад и согласована с архивным отделом администрации области. Фактов гибели, утраты, порчи или незаконного уничтожения документов не установлено. Экземпляры акта представлены в объединенный архив Управления и в секретариат начальника Управления. Председатель комиссии, зам. Начальника Управления                (подпись)    Решетников И.П. зам. Главного бухгалтера                      (подпись)    Кротова Н.А. зам. Начальника хозяйственного отдела (подпись)    Литвинова Г.А. Начальник отдела кадров                      (подпись)    Гришин Е.В.

 

  9. Исходящие письма обычно визируют должностные лица организации – автора. Выберите правильный вариант оформления визы:

а) фамилия должностного лица, личная подпись, дата визирования;

б) должность, инициалы, фамилия, личная подпись, дата визирования;

в) структурное подразделение, фамилия должностного лица, личная подпись, дата визирования.

 

 

10. Проанализируйте предложенный образец документа и найдите ошибки в оформлении.

 

* Общество с ограниченной ответственностью      ВОСТОК Ул. Заречная, 8, корп. 2,                                       Закрытое акционерное Москва 127416                                                      общество «Зодчий» Телефон 438-66-93                                                Для начальника Факс 438-66-48                                                      строительного отдела ОКПО 00000000 ОГРН 00000000000 ИНН/КПП 0000000000/000000000                №              . На №         от          .       В соответствии с нашей договоренностью направляем ВАМ номенклатуру пиломатериалов, которые наша фирма может поставить в первом полугодие 2006 года.     Количество, условия платежа, график и условия поставки пиломатериалов будут согласованы дополнительно при заключении договора.      Приложения: упомянутое в тексте. / генеральный директор                                            Д.Н. Мирошниченко