Требования к оформлению документов, изготовляемых с помощью технических средств

 

77. Текст документов на бланках формата А4 печатается на пишущей машинке через полтора межстрочных интервала или одинарный на компьютере, на бланках формата А5 - через один межстрочный интервал или точно 14 пт на компьютере.

78. При наборе текста с использованием технических средств применяется гарнитура шрифта Times New Roman (Times New Roman Cyr) в обычном начертании, размер шрифта - не менее 13 пт, или шрифты, устанавливаемые нормативными правовыми актами Республики Беларусь. Выравнивание текста производится по ширине листа.

(в ред. постановления Минюста от 27.01.2012 N 18)

В республиканских органах государственного управления и иных государственных организациях, подчиненных Правительству Республики Беларусь, оформление документов осуществляется по установленным в компьютерах шаблонам, размер шрифта - 15 пт.

(часть вторая п. 78 введена постановлением Минюста от 27.01.2012 N 18; в ред. постановления Минюста от 18.08.2017 N 167)

Оформление документов осуществляется с использованием программного обеспечения, соответствующего следующим требованиям:

наличие функциональности, обеспечивающей возможность оформления реквизитов документа в соответствии с требованиями законодательства Республики Беларусь;

поддержка допустимых форматов документов в электронном виде;

поддержка методов и средств защиты текста документа от редактирования (парольная защита, создание документа, не редактируемого стандартными средствами и т.д.) для допустимых форматов.

(часть третья п. 78 введена постановлением Минюста от 10.12.2014 N 240)

79. При подготовке таблиц с использованием технических средств выравнивание текста производится по необходимости, с переносом слов. Допускается уменьшать размер левого поля до 20 мм (когда текст не вмещается), размер шрифта текста и межстрочный интервал - до 11 пт.

(в ред. постановления Минюста от 18.08.2017 N 167)

В республиканских органах государственного управления и иных государственных организациях, подчиненных Правительству Республики Беларусь, при подготовке таблиц допускается уменьшать размер шрифта текста таблиц до 13 пт.

(п. 79 в ред. постановления Минюста от 27.01.2012 N 18)

80. При оформлении документа на пишущей машинке реквизиты, состоящие из нескольких строк (кроме реквизита "Текст"), печатают через один межстрочный интервал.

Составные части реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения", "Отметка о наличии приложения", "Гриф согласования", "Гриф приложения" отделяются друг от друга полуторным межстрочным интервалом.

Реквизиты документа отделяют друг от друга 2 - 3 межстрочными интервалами.

 

Например:

СОГЛАСОВАНО

1,5

Директор Департамента

1

по архивам и делопроизводству

1

Министерства юстиции

1

Республики Беларусь

1,5

Подпись В.И.Адамушко

1,5

01.02.2008

2

СОГЛАСОВАНО

1,5

Протокол заседания

1

экспертного совета

1,5

01.02.2008 N 9

 

81. При оформлении документа на компьютере реквизиты, состоящие из нескольких строк (кроме реквизита "Текст"), печатают с интервалом точно 14 пт. Составные части реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения", "Гриф согласования", "Гриф приложения" отделяются друг от друга одинарным интервалом или дополнительным межстрочным интервалом 6 пт.

(в ред. постановления Минюста от 18.08.2017 N 167)

Реквизиты документа отделяют друг от друга полуторным межстрочным интервалом. Допускается реквизиты документа отделять друг от друга пробельной строкой, равной размеру шрифта реквизитов.

(в ред. постановления Минюста от 18.08.2017 N 167)

 

Например:

СОГЛАСОВАНО

                                      Одинарный или + 6 пт

Министр финансов                      Точно 14 пт

Республики Беларусь

 

                                      Одинарный или + 6 пт

Подпись В.В.Амарин

                                      Одинарный или + 6 пт

05.06.2017

                                      Полуторный или пробельная строка

СОГЛАСОВАНО

                                      Одинарный или + 6 пт

Министр экономики                     Точно 14 пт

Республики Беларусь

                                      Одинарный или + 6 пт

Подпись В.И.Зиновский

                                      Одинарный или + 6 пт

05.06.2017

(часть третья п. 81 в ред. постановления Минюста от 18.08.2017 N 167)

 

82. Максимальная длина строки многострочных реквизитов для пишущей машинки 28 знаков или 73 мм на компьютере.

83. При печатании документов на пишущей машинке используют девять стандартных положений табулятора или отступы в миллиметрах от границы левого поля при оформлении на компьютере:

0 - граница левого поля;

1 - после 5 печатных знаков от границы левого поля или 12,5 мм;

2 - после 16 печатных знаков от границы левого поля или 40 мм;

3 - после 24 печатных знаков от границы левого поля или 60 мм;

4 - после 32 печатных знаков от границы левого поля или 80 мм;

5 - после 40 печатных знаков от границы левого поля или 100 мм;

6 - после 48 печатных знаков от границы левого поля или 120 мм;

7 - после 56 печатных знаков от границы левого поля или 140 мм;

8 - после 64 печатных знаков от границы левого поля или 160 мм.

84. От нулевого положения печатаются:

реквизит "Название вида документа";

реквизит "Заголовок к тексту";

реквизит "Текст" (исключая строки, начинающиеся с абзацного отступа);

слово "Приложение" в реквизите "Отметка о наличии приложения";

(в ред. постановления Минюста от 18.08.2017 N 167)

реквизит "Отметка об исполнителе";

реквизит "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело";

реквизит "Отметка о заверении копии";

реквизит "Гриф согласования" и наименование должности в реквизите "Подпись";

слова "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "РЕШИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ", "ПРИКАЗЫВАЮ", "ПРЕДЛАГАЮ", "ОБЯЗЫВАЮ".

(в ред. постановления Минюста от 18.08.2017 N 167)

От первого положения печатается начало абзацев в тексте.

От четвертого положения печатается реквизит "Адресат".

От пятого положения печатаются реквизиты "Гриф ограничения доступа", "Гриф утверждения", "Гриф приложения".

От шестого положения печатается расшифровка подписи в реквизите "Подпись".

От седьмого положения печатаются коды по ОКУД, ОКОГУ и ОКЮЛП.

При оформлении документа на листах формата А4 в альбомной ориентации (297 x 210) реквизиты "Гриф ограничения доступа", "Гриф утверждения", "Гриф приложения", расшифровка подписи в реквизите "Подпись" печатаются от восьмого положения табулятора (64 печатных знака или 160 мм).

85. При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают двумя вертикальными рядами. При этом второй ряд печатается от пятого положения табулятора (100 мм от границы левого поля), а при оформлении документа на листах формата А4 в альбомной ориентации - от восьмого положения табулятора (160 мм от границы левого поля).

(часть первая п. 85 в ред. постановления Минюста от 18.08.2017 N 167)

При подписании документа несколькими лицами, не подчиненными по должности, наименования должностей в реквизите "Подпись" располагают двумя вертикальными рядами. При этом второй ряд печатается от пятого положения табулятора (100 мм от границы левого поля), а при оформлении документа на листах формата А4 в альбомной ориентации - от восьмого положения табулятора (160 мм от границы левого поля).

(часть вторая п. 85 в ред. постановления Минюста от 18.08.2017 N 167)

В республиканских органах государственного управления и иных государственных организациях, подчиненных Правительству Республики Беларусь, несколько реквизитов "Подпись", располагаемых один под другим, допускается разделять двойным межстрочным интервалом или пробельной строкой, равной размеру шрифта реквизитов.

(часть третья п. 85 введена постановлением Минюста от 27.01.2012 N 18; в ред. постановления Минюста от 18.08.2017 N 167)

86. Если заголовок к тексту превышает пять строк, его допускается продлевать до границы шестого положения табулятора (120 мм от границы левого поля), а при оформлении документа на листах формата А4 в альбомной ориентации - до восьмого положения табулятора (160 мм от границы левого поля).

(в ред. постановления Минюста от 18.08.2017 N 167)

87. Исключен.

(п. 87 исключен. - Постановление Минюста от 18.08.2017 N 167)

88. В текстах документов слова "Примечание", "Основание", а также слово "Приложение" в реквизите "Отметка о наличии приложения" печатаются от границы левого поля и оставляются открытыми, а относящаяся к ним информация печатается столбцом через один межстрочный интервал (при печати на пишущей машинке) или точно 14 пт (при наборе на компьютере).

(п. 88 в ред. постановления Минюста от 18.08.2017 N 167)

89. В конце реквизитов (кроме реквизита "Текст") точки не ставятся. В середине строк реквизитов знаки препинания сохраняются.

90. В документах не допускаются текстовые выделения в виде подчеркивания и печатания вразрядку. В справочно-информационных документах допускается делать выделения наиболее важных смысловых частей текста курсивом или полужирным начертанием.

(часть первая п. 90 в ред. постановления Минюста от 18.08.2017 N 167)

Текст документов и многострочных реквизитов оформляется без переноса слов.

(часть вторая п. 90 введена постановлением Минюста от 18.08.2017 N 167)

Прописными буквами печатаются: реквизит "Название вида документа", слова "УТВЕРЖДАЮ", "УТВЕРЖДЕНО", "СОГЛАСОВАНО" - в грифах согласования и утверждения, "ПРИКАЗЫВАЮ" - в приказах, "ПОСТАНОВЛЯЕТ" - в постановлениях, "РЕШИЛ" - в решениях, "ОБЯЗЫВАЮ", "ПРЕДЛАГАЮ" - в распоряжениях и указаниях, "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ", "РЕШИЛИ" - в протоколах, фамилии работников в текстах приказов по личному составу, названия глав в организационных документах.

(в ред. постановления Минюста от 27.01.2012 N 18)

91. При оформлении документов на двух и более листах второй и последующий листы должны быть пронумерованы. Номера листов проставляют в центре верхнего колонтитула арабскими цифрами с расстоянием 10 - 15 мм от верхнего края, гарнитура шрифта Times New Roman (Times New Roman Cyr) в обычном начертании, размер шрифта - не менее 13 пт. Первый лист не нумеруется.

В республиканских органах государственного управления и иных государственных организациях, подчиненных Правительству Республики Беларусь, размер шрифта номеров листов - 14 пт.

Новый лист документа не допускается начинать последней неполной строкой абзаца.

Документы со сроком хранения до трех лет включительно допускается печатать на двух сторонах листа.

(п. 91 в ред. постановления Минюста от 27.01.2012 N 18)

91-1. Документы, предназначенные для обращения в системе межведомственного электронного документооборота государственных органов, должны соответствовать следующим требованиям:

быть представленными в форме, доступной и понятной для восприятия;

создаваться в одном из допустимых форматов документа в электронном виде;

содержать реквизиты, обеспечивающие идентификацию документа, установленные для документов данного вида в соответствии с законодательством Республики Беларусь. Оформление реквизитов осуществляется в соответствии с требованиями настоящей Инструкции и иными актами законодательства Республики Беларусь;

содержать одну или несколько ЭЦП, а также, при необходимости, дополнительные данные для проверки включенных ЭЦП.

(в ред. постановления Минюста от 30.12.2015 N 225)

Часть исключена. - Постановление Минюста от 30.12.2015 N 225.

В случае пересылки графического образа (изображения, созданного путем сканирования) документа на бумажном носителе (приложения к документу) он должен быть выполнен в цветном режиме или в режиме градации серого и иметь один из допустимых форматов графических образов.

(часть вторая п. 91-1 в ред. постановления Минюста от 30.12.2015 N 225)

Электронный документ не должен содержать автоматически исполняемый программный код (макрокоманду) либо ссылки на внешние исполняемые файлы.

(в ред. постановления Минюста от 30.12.2015 N 225)

(п. 91-1 введен постановлением Минюста от 10.12.2014 N 240)

 

ГЛАВА 7