Укладання фахових документів. Укладіть будь-який фаховий документ.

а)Спеціальності “Комерційна діяльність”:службовий лист, оголошення,розпорядження;

б)спеціальність “Технологія”:доповідна записка,протокол,акт,накладна;

в)спеціальність”ХКМ і У”:заява,виробничий звіт,акт.

А) Службові листи - найбільш поширений вид управлінських документів, які є засобом спілкування та обміну інформацією між суб'єктами та приватними особами. Вони становлять до 80 % вхідної та вихідної документації. Листи складаються з найрізноманітніших питань діяльності, їх змістом можуть бути запити, повідомлення, погодження, претензії, зміни, зауваження, рекомендації, відгуки, пояснення, нагадування та ін.

Текст службового листа повинен бути простим, тобто висвітлювати одне питання. Це не тільки спростить технічні операції з опрацювання листа в суб'єкті-адресаті (насамперед реєстрацію, контроль, формування в справи), але й прискорить виконання документа, оскільки при наявності в листі кількох запитань знімається копія або встановлюється черговість виконання питань. Тому, якщо з одним адресатом необхідно вирішити кілька питань, щодо кожного слід скласти окремий документ. Кілька питань викладаються в одному листі тільки у випадку їх взаємозв'язку.

Текст листа, як правило, складається з двох частин. В першій частині викладаються мотиви, що сприяли складанню документа, тут же можуть бути зроблені посилання на рішення керівних суб'єктів, що стали підставою складання листа. В другій частині викладається основна частина документа, заради якої він складається: висновки, прохання, пропозиції, нотатки та ін.

Враховуючи постійне зростання обсягів інформації, з якою доводиться ознайомлюватися працівникам управлінського апарату, для активізації сприйняття інформації в листах можна рекомендувати змінити традиційний порядок викладу тексту листата починати його з суті питання, розміщуючи докази та факти в другій частині.

Листи з нескладних, обговорених раніше питань можуть складатися з однієї основної частини без пояснень. Наприклад:

Головна мета службового листа - закликати до дії, переконати, довести, пояснити. Це досягається ясністю, чіткістю та стислістю тексту. Слова повинні точно відображати суть. Багатослівність заважає виділити суть документа. Наведені факти повинні бути об'єктивними, цифрові дані - точними. Тон листа має бути нейтральним.

Рекомендується не використовувати в листі категоричних виразів, що досягається вставними словами та конструкціями: ''мабуть'', ''як і раніше'', ''як відомо'', ''якщоможливо''та ін.

Повагу до адресата допомагають виявити дієприкметникові звороти типу:

''Детально вивчивши Ваші зауваження...'', ''Уважно розглянувши Ваші пропозиції...''

Незважаючи на різноманітність питань, що відображаються в листах, при обґрунтуванні дій використовується обмежений набір початкових та завершальних словосполучень та виразів: ''В порядку обміну...'', ''Узв'язку...'', ''Яквиняток...'', ''Відповідно до...'' тат.

Причини прийняття рішення також формулюються за допомогою дієприкметникових зворотів: ''Враховуючи...'', ''Вважаючи...'', ''Беручи доуваги...'', ''Розглядаючи...'', ''Керуючись...''ram

Оскільки лист оформляється на бланку, його текст не слід починати посиланням на назву суб'єкта-автора, вона вже є на самому бланку.

ДСТУ 4163-2003 уніфікує оформлення листів. Вони складаються на спеціальному бланку для листів. Особа, яка складає документ, крім тексту, повинна сформулювати заголовок листа (для формату А4), вказати адресата, посаду, прізвище та ініціали того, хто підписує, своє прізвище та номер телефону (реквізит виконавця), оформити реквізит, перевірити наявність додатків (якщо вони є).

Листи, які надсилаються суб'єктом, діляться на дві групи -ініціативні та відповідні. Якщо лист є відповіддю, виконавець вказує дату та номер ініціативного документа, на який він відповідає. Цей реквізит переноситься на бланк при остаточному оформленні листа. При електронному оформленні листа оператор ПК керується відповідним розділом ДСТУ 4163-2003.

Оголошення – це документ, у якому повідомляється про час і зміст зборів (засідань, нарад), про потребу в робочій силі чи замі-щенні вакантних посад, про потребу в послугах чи можливість їх надання.

В оголошенні потрібно вказувати:

– хто і про що повідомляє,

– дату,

– місце події.

Оголошення за формою поділяються на писані, друковані (у га-зетах, часописах, на окремих аркушах), мальовані. До оголошень можна віднести афіші, що рекламують вистави, кінофільми тощо.

Для того, щоб оголошення краще сприймалося, потрібно подба-ти про його оформлення: подумати, які слова написати більшими, а які – меншими літерами, вдало дібрати кольори.

Якщо оголошення має звучати по радіо чи телебаченню, – обу-мовити час його озвучення, подбати про оригінальність тексту.

Розрізняють оголошення:

1)    від приватних осіб;

2)    від окремих організацій, підприємств, державних установ, на-вчальних закладів.

Сьогодні в багатьох газетах подано стислі оголошення, що роз-починаються рубриками: “Куплю”, “Продам”, “Обміняю”, “Робота студентам” тощо.

Вказівка - правовий акт, що видається органом державного управління переважно з питань інформаційно-методичного характеру, а також з питань, пов'язаних з організацією виконання наказів, інструкцій та інших актів даного органу та керівних органів управління.

Вказівка як розпорядчий документ розглядається в УСОРД. Видають вказівки керівники при вирішенні поточних організаційних питань. Вони також доводять до виконавців нормативні акти, І

Текст вказівки, я,к і текст наказу, ділиться на дві частини: констатуючу, в якій викладаються причини та мета видання вказівки, розпорядчу з конкретними пропозиціями та завданнями, переліком виконавців та термінів виконання.

Вказівка відрізняється від наказу лише словом ''ПРОПОНУЮ'', яким починається розпорядча частина. Воно також друкується з відступом у два інтервали від констатуючої частини, великими літерами від нульового положення табулятора. Друкується вказівка на загальному бланку, має ті ж реквізити, що і наказ.

Б) Доповідна записка - це документ, адресований керів­никові структурного підрозділу, установи, вищої організації, у якому викладається інформація про факти, події, ситуацію, що склалася, виконану роботу тощо, а також наводяться свої висновки й пропозиції.

Укладається з власної ініціативи або ж за вказівкою керівника.

Доповідна записка складається з таких реквізитів:

1. Назва структурного підрозділу, звідки надійшов документ (розміщується вгорі зліва).

2. Адресат (посада, установа, прізвище, ініціали, розміщується вгорі праворуч).

3. Назва документа.

4. Дата.

5. Номер.

6. Заголовок (Про…).

7. Текст.

8. Посада адресанта.

9. Підпис, ініціали, прізвище адресанта.

Деякі реквізити в доповідних записках як внутріш­ніх документах досить часто не пишуться (структурний підрозділ, звідки надійшов документ, номер, заголо­вок).

Акт - документ, складений кількома особами, що підтверджує встановлені факти та події. Акти мають велику кількість різновидів залежно від їх призначення: акт ліквідації (суб'єкта), акт перевірки, акт приймання-передавання (при зміні керівництва, передавання матеріальних цінностей та ін.), акт інвентаризації, акт проведення випробувань, акт дегустації, акт приймання завершених об'єктів, акт знищення (наприклад справ) та багато ін.

Акт, як правило, складається комісією. Це може бути постійно діюча комісія або призначена за вказівкою керівництва.

Приступивши до роботи, члени комісії вивчають суть питання, законодавчо-нормативні акти, що його регулюють, а після цього приступають до встановлення фактичного стану справ для відображення його в акті.

В процесі перевірки, як правило, ведуться чорнові записи, що відображають кількісні характеристики.

Акт оформляється на загальному бланку. В ряді типових ситуацій використовуються типові трафаретні форми, в яких визначається зміст та порядок розміщення інформації з даного різновиду акта. Наприклад:

«Акт про результати ревізії кас «

Текст акта поділяється на частини. Вступна частина для всіх актів однакова. В ній вказується: основа для складання акта, особа, яка його склала, та, при необхідності, особи, що були присутні при його складанні. Слово ''Підстава'' починає текст акта та друкується від лівого поля.

Акт може бути складений за вказівкою керівника або суб'єкта на підставі розпорядчого документа (найчастіше наказу). Наприклад:

Підстава: наказ директора приватного «підприємства ''Лебідь'' від 17.08.05 № 09 ''Про «» проходження медичного огляду працівників підприэмства ''. f/

Підстава: вказівка директора ЗАТ ''Бриз'' відук

Далі вказується склад комісії: прізвище та ініціали голови, потім прізвища та ініціали членів комісії в алфавітному порядку з переліком посад та назв суб'єктів (якщо члени комісії з інших суб'єктів). Після слів ''Були присутні'', надрукованих з нового рядка з нульового положення табулятора, подаються також в алфавітному порядку посади, ініціали та прізвища присутніх.

В констатуючій частині, яка починається з абзацу, викладаються цілі, завдання та суть проведеної роботи, її результати. Ця частина тексту акта може бути оформлена у вигляді таблиці, що дозволяє при невеликому обсязі забезпечити високий рівень інформативності тексту.

В деяких актах текст може мати третю частину - висновки комісії, пропозиції.

В кінці тексту, при необхідності, подаються відомості про кількість екземплярів та місце їх знаходження. Акт підписує голова та всі члени комісії, посади перед підписами не вказуються.

Як і будь-який документ, перед текстом акт має заголовок. Деякі різновиди актів потребують затвердження. Гриф затвердження оформляється відповідно до вимог ДСТУ 4163-2003.

Після затвердження рекомендаційна частина акта набирає розпорядчу силу і є обов'язковою до виконання.

Місце та дата складання акта повинні відповідати місцю та даті дії, яка актується.

Протокол - довідково-інформаційний документ, що фіксує хід обговорення питань і рішення (ухвали), прийняті колегіальним органом. Колегіальність - принцип управління, при якому керівництво здійснюється не едінолічно, а групою осіб, що володіють рівними правами при вирішенні питань; форма ухвалення рішень, при якій враховується колективна думка, використовується метод обговорення. На протоколі проставляється дата засідання, а не остаточного оформлення або підписання протоколу. В тому випадку, якщо засідання продовжувалося декілька днів, указується дата почала засідання і через тире - закінчення. Наприклад: 19-20.09.99.

Заголовок протоколу відповідає на питання «чого?» і містить вказівку вигляду колегіальній діяльності (засідання, збори, наради) і назви колегіального органу в родовому відмінку. Назва виду засідання узгоджується з назвою колегіального органу. Починається заголовок з прописної букви.

Текст протоколу ділиться на дві частини: ввідну, де вказані прізвища і ініціали голови, секретаря, присутніх, посади, прізвища і ініціали запрошених і порядок денний, і основну, фіксуючу хід засідання.

Ввідна частина протоколу оформляється по наступній схемі:

Голова - Фамілія і.О.

Секретар - Фамілія і.О.

Присутні: (перераховуються прізвища і ініціали членів колегiального органу за абеткою прізвищ).

Якщо на засіданні було присутньо більше 15 чоловік, указується загальна кількість присутніх і дається посилання на список учасників. Наприклад:

Присутні: 26 чіл. (список додається)

або

Присутні: 120 чіл. (реєстраційний лист додається)

Запрошені:

або

Запрошені: перераховуються посади, прізвища і ініціали осіб, запрошених на засідання (по убуванню посадових рангів)

Далі слідує порядок денний. У цій частині протоколу перераховуються питання, винесені на обговорення колегіального органу (пункти порядку денного). Кожен пункт нумерується арабськими цифрами і відповідає на питання «про що?». Наприклад:

Порядок денний:

1. Про проект виробництва продукції спільно с...

Доповідь (кого?) посада Фамілія і.О.

2. Про участь в галузевій виставці...

Доповідь (кого?) посада Фамілія і.О.

Основна частина тексту протоколу будується по розділах, відповідних пунктах порядку денного. По кожному пункту можуть бути наступні частини:

СЛУХАЛИ:

ВИСТУПИЛИ:

ВИРІШИЛИ (УХВАЛИЛИ):

Ці слова пишуться прописними буквами, кожне з нового рядка від межі лівого поля, після них ставиться двокрапка.

Слово СЛУХАЛИ починає розділ по кожному пункту порядку денного. Воно пишеться після цифри, що позначає порядковий номер питання. Прізвище і ініціали доповідача і що виступали в дебатах указуються з нового рядка з абзаца. Після ініціалів доповідача через тире фіксуються основні положення доповіді. Зміст виступів висловлюється від третьої особи однини і, як правило, починається з дієслова в минулому часі (підтримав, спростував, поставив під сумнів, схвалив, заперечив, відзначив, підкреслив і тому подібне).

Послідовність запису виступів визначається порядком обговорення.

Якщо є тексти (або тези) доповідей і виступів, вони не записуються в протокол, а через тире після ініціалів доповідача або що виступив указується; текст (тези) доповіді (виступи) додається (додаються).

Після доповіді або кожного виступу, якщо необхідно, послідовно записуються питання і відповіді на них. Наприклад:

Фамілія і.О. - як здійснюватиметься перепідготовка фахівців?

Фамілія і.О. -...

Питання і відповіді фіксуються тільки в тому випадку, якщо, відповідаючи на

питання, доповідач або що виступав торкнулися тем, що не знайшли віддзеркалення в доповіді (виступі).

Завершуюча частина розділу по кожному пункту порядку денного - запис ухваленого з обговорюваного питання рішення (ухвали). Рішення нумерується арабськими цифрами з вказівкою пунктів і підпунктів. Номер пункту відповідає номеру обговорюваного питання.

На кожному засіданні колегіальний орган за всіма пунктами порядку денного приймає або рішення (ВИРІШИЛИ:) або ухвала (УХВАЛИЛИ:). Ухвалююча частина рішень має бути конкретною і, при необхідності, містити відомості про виконавця, суть доручення і терміни його виконання.

Якщо необхідно, оформляють відмітку про наявність додатку (20).

Підписують протокол голова і секретар зборів.

Приклад оформлення протоколу приведений в додатку.

По облиште освітлення ходу обговорення питань протоколи діляться на повні, короткі і скорочені.

У короткій формі протоколу не фіксується процес обговорення питань, тобто в основній частині відсутні позиції СЛУХАЛИ і ВИСТУПИЛИ.

В) Заява — це офіційне повідомлення в усній або письмовій формі, в якому

викладається певне прохання.

За місцем виникнення розрізняють заяви внутрішні й зовнішні, які бувають

від організацій, установ (службові) та особисті. У зовнішній особистій

заяві обов'язково зазначається повна домашня адреса, а в службовій —

повна поштова та юридична адреса установи, підприємства. У внутрішній

заяві не є обов'язковими викладені вище вимоги. У заяві реквізити

рекомендується розташовувати в такій послідовності:

Праворуч вказується назва організації чи установи, куди подається заява.

Нижче у стовпчик — назва професії, місце роботи, прізвище, ім'я, по

батькові, адреса того, хто подає заяву (якщо заява адресується до тієї

організації, де працює автор, не треба зазначати домашню адресу, а

достатньо назвати посаду й місце роботи чи структурний підрозділ).

Ще нижче посередині рядка пишеться слово «заява» з великої літери й не

ставиться крапка.

З великої літери й з абзацу починається текст заяви, де чітко

викладається прохання з коротким його обґрунтуванням.

Приклад

про навчальну практику

студентки групи Т-21б спеціальності «Бродильне виробництво і

виноробство» Лазоренко Ольги Миколаївни

Практику проходила від 2.03. 2010 р. до 28.032010 р. на заводі ЗАТ «Фірма «Полтавпиво». На підприємстві було створено належні умови для проходження практики.

За час, проведений на заводі, ознайомилася з обладнанням і технологією виробництва різних сортів пива. В кожному відділенні встановлені певні апарати, що характеризують роботу даної лінії.

Для кращого засвоєння побаченого на заводі викреслила п’ять апаратно-технологічних схем і заповнила щоденник навчальної практики.

Під час проходження практики особливих труднощів у мене не виникало. Успішному виконанню всіх завдань сприяли допомога й доброзичливе ставлення керівництва та викладачів до студентів-практикантів.

21.11. 2017 р. (Підпис)

Провiдмiняйте поданi прiзвища, iмена та іменa по батьковi, попередньо записавши їx українською мовою: Сергеева Дарья Артемовна, Алферов Олег Панкратович, Эдyapдoв Альберт Станиславович, Куменко Ольга Павловна.

Н. Сергєєва Дар'я Артемівна

Р. Сергєєвої Дар'ї Артемівни

Д. Сергєєвій Дар'ї Артемівні

З. Сергєєву Дар'ю Артемівну

О. Сергєєвою Дар'єю Артемівною

М. на Сергєєвій Дар'ї Артемівні

К. Сергєєво Дар'є Артемівно

 

Н. Алфьоров Олег Панкратович

Р. Алфьорова Олега Панкратовича

Д. Алфьорову Олегові Панкратовичу

З. Алфьорова Олега Панкратовича

О. Алфьоровим Олегом Панкратовичем

М. на Алфьорову Олегові Панкратовичу

К. Алфьорове Олеже Панкратовичу

 

Н. Эдуардов Альберт Станіславович

Р. Эдуардова Альберта Станіславовича

Д. Эдуардову Альбертові Станіславовичу

З. Эдуардова Альберта Станіславовича

О. Эдуардовим Альбертом Станіславовичем

М. на Эдуардову Альбертові Станіславовичу

К. Эдуардове Альберте Станіславовичу

 

Н. Куменко Ольга Павлівна

Р. Куменко Ольги Павлівни

Д. Куменко Ользі Павлівні

З. Куменко Ольгу Павлівну

О. Куменко Ольгою Павлівною

М. на Куменко Ользі Павлівні

К. Куменко Ольго Павлівно