Особенности автоматизации предприятий общепита

Содержание

Содержание 1

Введение. 2

Особенности автоматизации предприятий общепита 5

1.Что заставляет предприятия общепита внедрять систему автоматизации 5

2. Сложности при выборе системы автоматизации. 6

3. Основные ошибки при выборе системы автоматизации 7

4. Достоинства и недостатки (с позиции ресторатора) работы с лидерами рынка автоматизации. 8

5.Достоинства и недостатки работы с компаниями, недавно вышедшими на рынок и предлагающими относительно новый продукт. 8

6.Гглавные тенденции рынка систем автоматического учета и контроля. 9

10

Обзор систем автоматизации ресторанов 11

24

Заключение 25

Литература 26

Введение.

В последние годы рестораторы и отельеры стали больше внимания уделять автоматизации своих предприятий. В условиях стабильности наибольшей популярностью пользовались IT-системы, которые позволяют автоматизировать самые основные функции – как правило, продажи и склад. Кризис же заставил задуматься о том, как «выжать» из компании максимальную эффективность, сохранить постоянных гостей, получить необходимые оборотные средства на поддержание и развитие бизнеса. Современная информационная система, позволяющая централизованно управлять всеми ресурсами компании – та соломинка, которая поможет не просто удержаться на плаву, но и обеспечить потенциал для развития бизнеса.

Сегодня можно с уверенностью говорить о том, что автоматизация – это не дань моде, а объективная необходимость, и среди владельцев ресторанно-гостиничного бизнеса есть полное понимание, на чем можно сэкономить, а без чего невозможно организовать стабильную работу предприятия.

Конечно, можно уволить часть персонала и заменить дорогие продукты более дешевыми, но это неминуемо скажется на качестве, и такое заведение будет обречено. В то же время существуют надежные и проверенные способы повышения эффективности за счет высвобождения скрытых резервов, сокращения потерь от злоупотреблений и порчи продуктов, оптимизации управления персоналом, в том числе повышения заинтересованности сотрудников в общем деле.

Профессиональная система автоматизации является надежным инструментом, который необходим для постоянного контроля и отслеживания работы заведения. Она позволяет быстро и качественно обслужить клиентов, оптимизировать работу с поставщиками, наладить прозрачный управленческий, бухгалтерский и финансовый учет, эффективно построить работу с персоналом и исключить злоупотребления, вести гибкую дисконтную политику, своевременно принимать ответственные решения и многое другое.

При выборе системы автоматизации необходимо сформулировать требования к ней и сравнить имеющиеся на рынке продукты. Далее следует оценить потенциал компании-разработчика, ведь система автоматизации приобретается не на один год, и в этом случае нужно выбрать надежного партнера. Важно приобрести комплексную систему управления. Недостаточно только функций автоматического учета и контроля. Система должна содержать ряд готовых бизнес-процессов, необходимых для эффективного и результативного управления предприятием, таких как управление запасами, производством, ценообразованием, продажами, залом ресторана, денежными средствами и т. п.

Безусловно, в момент текущего финансового кризиса, многие рестораторы решат повременить с автоматизацией, отложить ее до лучших времен. Это неправильный подход.

В эпоху кризиса количество гостей в ресторане может существенно уменьшиться. Чтобы привлечь посетителей, придется снижать цены, при этом предприятию необходимо будет существовать на получаемую маржу, которая станет меньше, чем раньше. Выжить в этих условиях поможет контроль цен поставщиков на входе, четкое управление себестоимостью, оптимизация товарных остатков на складах, эффективное управление меню ресторана, бюджетирование (чтобы не попасть в кассовый разрыв). Я уверен, что наиболее дальновидные рестораторы будут рассуждать здраво и внедрять современные системы для управления своим бизнесом.

Особенно важно построить эффективную управленческую вертикаль в сетевых структурах: чем крупнее компания, тем сложнее добиться необходимой прозрачности и обеспечить одинаково высокое качество обслуживания в отдельных заведениях сети. Необходимо объединить в единое информационное пространство центральный офис, производственно-распределительные комплексы, склады и рестораны сети, вовремя выявить «тонкие места» и добиться снижения издержек на всех участках бизнес-процессов. Сетевые концепции с точки зрения минимизации затрат имеют преимущества перед отдельными ресторанами за счет возможности закупки продуктов по более низким ценам у оптовых поставщиков, но в то же время и риск принятия неправильного решения существенно больше и имеет более высокую стоимость. В условиях кризиса информационная система нового поколения, позволяющая оперативно управлять сетью и получать максимальный эффект от вложенных инвестиций, является важнейшим конкурентным преимуществом.

Основным преимуществом системы автоматизации является возможность оперативно получать практически любую информацию, необходимую для принятия решений, а также отслеживать динамику прибыли и рассчитывать себестоимость продукции, контролировать и пресекать случаи воровства и злоупотребления персонала, вести историю работы с поставщиками, организовывать и проводить в своих заведениях дисконтные программы для привлечения клиентов и многое другое.

На предприятиях общественного питания большое количество самых различных статей затрат, и система позволяет управляющим принимать решения, основываясь не на догадках и предположениях, а на оперативно подготовленной аналитической и управленческой информации, которая должна быть представлена в удобной форме отчетов.

Для успешной работы владельцу предприятия общественного питания необходимо четко представлять себе, кто является завсегдатаем его заведения, какие блюда и напитки предпочитают клиенты, какие непопулярные блюда необходимо исключить из меню, в какой день недели пик посещений, а когда – затишье, кому из официантов посетители отдают предпочтение и многое другое. Осуществлять анализ деятельности ресторана по такому количеству параметров вручную практически невозможно. Кроме того, остро стоят вопросы бухгалтерского и оперативного учета реализации и изготовления блюд.

В условиях финансового кризиса конкуренция удержаться на плаву поможет четкое и своевременное принятие ответственных решений, без автоматизации это реализовать будет крайне затруднительно, а в некоторых случаях невозможно. Автоматизация позволит эффективно управлять предприятием, ускорить процесс обслуживания и уменьшить возможности злоупотреблений со стороны персонала.

Особенности автоматизации предприятий общепита

1.Что заставляет предприятия общепита внедрять систему автоматизации

Основными мотивами для внедрения системы автоматизации являются следующие:

• борьба со злоупотреблениями персонала (хищениями);
• необходимость повышения качества и скорости обслуживания клиентов как из соображений повышения конкурентоспособности, так и увеличения проходимости (прибыльности);
• оперативное получение отчетности о результатах деятельности;
• возможность проведения единой ценовой, маркетинговой и номенклатурной политики из центрального офиса.

Основная проблема, с которой сталкиваются не только владельцы магазинов, но и хозяева кафе или ресторанов, - это воровство персонала. По оценкам специалистов, потери от него составляют в среднем 30% от выручки. Спасение от этого - внедрение эффективной системы автоматизации, но какую именно выбрать?

Если задуматься, 30% потерь от выручки - это действительно очень большая цифра. Если средняя прибыль ресторана в день составляет 1 тыс. долларов, получается, ежедневно хозяева недополучают прибыль в размере около 300 долларов. Каковы же глубинные причины воровства?

Во-первых, оно происходит из-за отсутствия у менеджеров оперативной информации о сумме выручки. Поэтому-то персонал и заменяет “ресторанный” товар своим, купленным где-либо по дешевке, недоливает или недовешивает клиенту продукцию.

Во-вторых, факты хищения товара работниками заведения могут происходить из-за отсутствия у руководства оперативной информации о товарном запасе. И, наконец, к прямой потере денег или продуктов часто ведет то, что подотчетные средства не контролируются.

Конечно, даже самая совершенная система автоматизации не позволит решить проблему воровства на 100%. Среди персонала всегда найдутся умельцы, однако при условии правильного ее внедрения она может помочь свести потери к минимуму, доведя их до 3-5%. Автоматизация, сама по себе, - не панацея, однако это эффективный инструмент для управления заведением и, в частности, для контроля персонала.

Помимо системы автоматизации, в заведении общепита существует еще один способ избежать больших краж. Выглядит он так: официанты принимают заказы у клиентов, выдают им счета, но деньги получают не они, а один-единственный кассир - на выходе из заведения. Система эта очень простая, но, ясное дело, трудноприменимая в реальных условиях. А пока деньги в большинстве ресторанов получают официанты, они будут изобретать сотни способов, как их украсть.

Второй повод, помимо воровства, который заставляет владельцев баров и ресторанов задуматься об автоматизации, - получение отчетности о работе заведения: чтобы всегда быть в курсе и знать, как обстоят дела. С помощью хорошего программного продукта руководство имеет возможность решать, какие перемены необходимо произвести в ресторане. Например, если в заведении хорошо продаются спиртные напитки, но совсем “не идут” мясные блюда, не исключено, что надо произвести какие-либо перемены в меню.

Система автоматизации позволяет также вести грамотную работу по привлечению постоянных клиентов, ведь основную прибыль ресторана или бара обычно составляют они. Сделать это можно с помощью скидок или бонусных карточек. Таким образом, система автоматизации позволяет грамотно оперировать маркетинговыми методами.

Ну и, наконец, третья причина - выгода, которую получает ресторан или бар от автоматизации: улучшение сервиса, и, соответственно, повышение класса. В автоматизированном заведении общепита официант вряд ли перепутает заказ, который поступает на кухню оперативно. Обслуживание клиентов благодаря системе ускоряется. Посетители ресторана или кафе получают красиво оформленный бланк заказа, который распечатывается на принтере. Плюс к этому, руководство заведения общепита может уменьшить себестоимость производства за счет оптимизации товарных запасов. Программа сама выдаст ему сообщение, что заканчивается тот или иной продукт.

2. Сложности при выборе системы автоматизации.

В настоящее время рынок программных продуктов для автоматизации отрасли HORECA достаточно широк. Основное место на нем занимают российские разработчики, которые вовремя сумели предложить рестораторам продуманные, адаптированные для российского бизнеса и более дешевые решения по сравнению с западными.

Основная конкуренция среди российских разработчиков идет между решениями на базе "1С" и "оригинальными" продуктами. Как правило, решения на «1С» являются более ориентированными на российских рестораторов, поскольку предлагают не только обычный оперативный складской учет, но и финансовый учет (бухгалтерский, налоговый), в котором стандартом де-факто стало использование продуктов фирмы 1С. Этот немаловажный фактор часто рестораторы упускают из вида при выборе системы автоматизации.

Кроме российских разработчиков на рынке присутствуют программные продукты иностранных компаний. Доли этих западных брендов в России пока не велики, несмотря на популярность за рубежом. Как правило, такие системы не являются специализированными для ресторанной отрасли, требуют дополнительной настройки под конкретное предприятие. В итоге может оказаться, что программный продукт ориентирован не на бизнес, а скорее наоборот - бизнес необходимо подстраивать под конкретный программный продукт.

3. Основные ошибки при выборе системы автоматизации

На сложившемся рынке программных продуктов российскому ресторатору, решившему автоматизировать свое предприятие, достаточно сложно сделать правильный выбор.

С моей точки зрения, ресторатор должен принять решение исходя не только из стоимости программного продукта (хотя это немаловажный фактор), но и из конкретных особенностей своего бизнеса и перспектив его развития.

Главная ошибка - неправильное представление пользователя о том, что он хочет получить после автоматизации. Система автоматизации служит не только для уменьшения количества ручного труда, но и предназначена для анализа результатов этого самого труда. Помимо автоматизации текущих бизнес-процессов на предприятии ресторатор должен помнить о том, насколько выбранная система ограничит возможности развития бизнеса в будущем. При выборе системы важно не допустить того, что возможности бизнеса перерастут возможности выбранной системы, потребуется ее модернизация или замена. Главное правило - «автоматизируя сегодня, не забудь о том, что будет завтра».

Особым фактором при выборе системы автоматизации следует считать наличие поблизости сервисных служб. Например, компания АСТОР имеет широкую партнерскую сеть в основных регионах РФ. Это позволяет быть намного ближе к клиенту не только в качестве поставщика программного продукта и его поддержки, но и в качестве поставщика различного торгового оборудования.

Еще одной часто встречающейся ошибкой при выборе системы автоматизации является желание ресторатора использовать уже существующее у него торговое оборудование. Например, оборудование, оставшееся от предыдущей системы. Желание понятно - но, оборудование может быть уже просто морально или физически устаревшим. Медленно работающие официантские станции и постоянно ломающиеся, отжившие свой век, фискальные регистраторы не добавят шарма заведению в глазах посетителей. Также может оказаться, что уже реализованные в выбранной системе функции ресторатор не сможет использовать, поскольку устаревшее торговое оборудование просто их не поддерживает.

4. Достоинства и недостатки (с позиции ресторатора) работы с лидерами рынка автоматизации.

Думаю, что не ошибусь, если скажу, что предлагаемые лидерами решения часто содержат в своем в составе новые инновационные функции, использование которых в настоящий момент кажется ресторатору ненужным, может быть даже не логичным.

Необходимость наличия в решении функции управления залом ресторана в некоторой степени понятна ресторатору. Чего нельзя сказать, например, о функции управления запасами или себестоимостью. Казалось бы, как можно управлять себестоимостью, у ингредиентов есть закупочная цена поставщика, и управлять ей кажется бесполезным. Или же зачем управлять своими запасами продуктов, как то же жили мы до покупки системы автоматизации. И сейчас проживем.

Но данные функции добавлены в решение совершенно не просто так. За каждым подобным бизнес-процессом лежит экономическая целесообразность его использования в реальной жизни.

Да себестоимостью ингредиентов управлять сложно, уже есть сложившиеся взаимоотношения с поставщиками. Но, стоит перенести это понятие на себестоимость конечного блюда, как сразу становится понятным, зачем это нужно. Заменяя различные ингредиенты на их более дешевые аналоги можно снизить конечную себестоимость блюда, увеличив тем самым прибыль заведения.

5.Достоинства и недостатки работы с компаниями, недавно вышедшими на рынок и предлагающими относительно новый продукт.

Одной из главных проблем, с которой сталкивается ресторатор при выборе системы автоматизации - это большое количество предлагаемых решений, которые в основном похожи друг на друга. Разобраться в уже существующих решениях, и понять какое из них больше всего подходит для ресторатора достаточно сложно. Желание ресторатора понятно - минимизация своих рисков при установке выбранной системы автоматизации. Поэтому предложения известных российских компаний-разработчиков «ресторанного софта», имеющих многолетний опыт автоматизации ресторанного рынка, кажутся более выгодными. Но тут сомнений добавляют новые компании, предлагающие порой программные продукты ничуть не хуже. Так что же выбрать - зрелость или молодость?

С моей точки зрения ресторатору не стоит пренебрегать многолетним опытом разработчиков программного обеспечения в ресторанной отрасли. Находясь на месте ресторатора, я бы выбрал зрелость и вот почему.

Более внимательный анализ конечной стоимости покажет, что в эту стоимость входит не только сам программный продукт, но и методические материалы для обучения различных категорий персонала, пусконаладочные работы, технология быстрого внедрения продукта, линия консультаций и поддержки пользователей и т.п.

Подобные сервисы не должны восприниматься ресторатором как навязываемый пакет дополнительных услуг - это необходимость, продиктованная предыдущим опытом автоматизации и требованиями таких же рестораторов-коллег к предлагаемой системе. Использование дополнительных сервисов - большой шаг к успешному внедрению системы автоматизации на предприятии.

 

6.Гглавные тенденции рынка систем автоматического учета и контроля.

В последнее время рестораторы стали больше внимания уделять автоматизации своих предприятий. Этого требуют современные тенденции ресторанного рынка, растущая конкуренция, желание ресторатора сделать свой бизнес более прозрачным и легким в управлении.

Степень автоматизации отрасли общественного питания в России оставляет желать лучшего. Степень автоматизации предприятий общественного питания Москвы и Петербурга достаточно высока, чего нельзя сказать об автоматизации подобных предприятий в других регионах России.

Безусловно, рынок автоматизации предприятий ресторанного бизнеса будет расти. Такой рост обусловлен не только развитием ресторанного бизнеса в регионах России. Уже существующие рестораны развиваются, добавляя фабрики-кухни, цеха по производству полуфабрикатов и кондитерских изделий, службы заказа и доставки продукции потребителям на дом. Также расширяются и кейтеринговые компании.

Растет число сетей и растут существующие сети. Многие из тех, кто сейчас открывает первый ресторан, планируют в дальнейшем создание сети. Это - неудивительно, поскольку уже общепризнанный факт - то, что сетевые концепции приносят больше прибыли и более устойчивы на рынке, чем единичные рестораны.

Кроме того пример успешной работы на рынке общественного питания сетевых концепций иностранных марок и усиливающаяся внутренняя конкуренция могут подтолкнуть российских рестораторов на путь объединения и создания ресторанных сетей или холдингов.

Выделить основную тенденцию для рынка систем автоматического учета и контроля для ресторанного бизнеса достаточно сложно. Основной набор требуемых учетных функций, в предлагаемых российскими разработчиками системах, уже давно реализован. Однако я попытаюсь выделить, на мой взгляд, несколько функций, реализации которых основные разработчики «ресторанного софта» на данный момент не уделяют должного внимания:

· Система автоматизации должна быть комплексной системой управления (ERP-системой). Недостаточно только функций автоматического учета и контроля. Система должна содержать ряд готовых бизнес-процессов, необходимых для эффективного и результативного управления предприятием. В качестве примера можно привести следующие бизнес-процессы: управление запасами, производством, ценообразованием, продажами, залом ресторана, денежными средствами и т.п.

· ERP-система должна содержать набор готовых бизнес-процессов для работы в условиях распределенной сетевой структуры ресторанного холдинга. Управление сетевыми предприятиями существенно отличается от управления одиночными. В качестве примера можно привести следующие «сетевые» бизнес-процессы:

· Обеспечение контроля деятельности ресторанов на расстоянии

· Централизованная работа с поставщиками

· Контроль закупочных цен на местах

· Централизованное управление меню и ценообразованием в целях обеспечения единого уровня сервиса для посетителей.

· Сокращение количества персонала за счет централизации управления

· Анализ эффективности меню

· Открытие новых ресторанов по отлаженной схеме в короткие сроки