А.7 Требования к нотации описания деятельности

 

Проектирование и сопровождение электронного регламента административной и служебной деятельности требует, чтобы деятельность организации была надлежащим образом описана. Такое описание должно структурно представлять процессы организации в интересах сотрудников, быть доступно заинтересованным лицам и позволять им сконцентрировать свои усилия на сущностных аспектах работ. Это условие накладывает определенные требования к нотации оформления корпоративных знаний, которые должны быть доступны и легко понимаемы специалистами разных направлений как на этапе подготовки, так и на этапах анализа и применения знаний.

 

К общим требованиям по применяемым нотациям (описаниям), обеспечивающим общесистемное представление и применение корпоративных знаний в организации, относятся:

 

- универсальность языка описания. Предпочтительными являются структурированные описания на языке, близком к естественному, для применения которого не требуется специальное обучение и который позволяет однозначно описывать объекты и их связи. Близость к естественному языку создает в организации максимально возможный круг заинтересованных и квалифицированных участников проекта по самостоятельному созданию и сопровождению разделов модели знаний организации (без привлечения для этой цели сторонних специалистов - "аналитиков" или обучению сотрудников организации работе со специализированными средствами моделирования), а также позволяет работникам организации сосредоточиться на содержательном, а не формальном аспекте описания корпоративных знаний. Применение такого языка позволяет сокращать время, снижать затраты на первичное создание модели знаний, внедрение этой модели в практику работы организации и последующее сопровождение и передачу знаний;

 

- обеспечение четкого выделения необходимых составляющих элементов описания деятельности с целью обеспечения анализа по отдельным направлениям деятельности при поддержании единого, связанного описания деятельности;

 

- обеспечение единства описания на всех стадиях жизненного цикла деятельности организации (от первичного создания описания рабочих процессов до применения, актуализации и выведения описания из применения);

 

- обеспечение формализованных правил контроля содержания и согласованности (непротиворечивости) описания. Описания, созданные отдельными исполнителями, не должны противоречить друг другу и согласовываться по установленным правилам (ответственность, сроки, порядок работ, нормативная база, результат и т.д.), а после их проверки и согласования они должны быть ориентированы к применению на всех этапах жизненного цикла организации;

 

- поддержание однородности схем и форматов представления описания деятельности на всех уровнях организации при обеспечении необходимой детализации и интеграции представлений на различных уровнях иерархии;

 

- применение для интерфейсов пользователей программных средств общего назначения (например, офисных продуктов), обеспечивающих максимальную и непосредственную вовлеченность в работы с корпоративными знаниями ключевых работников организации;

 

- возможность формирования единого описания деятельности организации, начиная с любых ее уровней и направлений, с последующим объединением по мере появления фрагментов описания. Объединение осуществляется путем согласования связей между фрагментами описаний по получаемым и передаваемым объектам, применяемым единым справочникам, времени наступления событий, направленности действий и другим признакам, соответствующим специфике работы организации.

 

Основу нотаций составляют заранее выделенные формализованные элементы структуризации отражаемых знаний. Выбор нотации определяется особенностями организации и ее возможностями поддержания описаний в актуальном состоянии.

 

Приложение Б

(справочное)

    

ПОКАЗАТЕЛИ ЭЛЕКТРОННОГО РЕГЛАМЕНТА

Б.1 Введение

 

В качестве показателей электронного регламента административной и служебной деятельности организации используются характеристики, дающие возможность объективно судить о степени соответствия системы целям ее создания и эффективности применения. Организация должна самостоятельно разрабатывать, актуализировать и на постоянной основе применять собственную систему показателей, наиболее адекватно отражающих качество и применяемость ее регламента.

 

Показатели, приведенные в настоящем приложении в качестве примера, отражают не только характеристики электронного регламента организации как продукта в момент его внедрения, но и показатели, которые следует учитывать в процессе постоянной эксплуатации электронного регламента организации.

Б.2 Показатели назначения

 

В качестве показателей назначения используются значения параметров, характеризующие степень соответствия электронного регламента административной и служебной деятельности его назначению.

 

Информационное решение, обеспечивающее работоспособность электронного регламента административной и служебной деятельности организации, должно быть:

 

- открытым для включения новых приложений (подсистем, задач и т.п.) в связи с изменением существующих и возникновением новых процессов и методов управления, вносимых в регламент;

 

- гибким, то есть легко настраиваемым на изменения условий функционирования и структуры организации;

 

- устойчивым по отношению к отклонениям параметров объекта управления (модели работы), ошибкам обслуживающего персонала и пользователей, отказам технических и программных средств.

 

Основными критериями оценки проектных решений для информационных систем, основанных на концепции построения баз данных (как одной из основных технологий построения электронного регламента), являются следующие.

 

1) Количественные критерии:

 

- число имеющихся (и возможных) пользователей;

 

- общая (и в расчете на одно рабочее место) стоимость, затраченная на разработку;

 

- общая (и в расчете на одно рабочее место) стоимость, затраченная на внедрение системы;

 

- время, затраченное на разработку;

 

- время, затраченное на внедрение системы (в том числе на обучение пользователей);

 

- стоимость администрирования системы;

 

- стоимость внесения изменений и реорганизации системы.

 

2) Качественные критерии:

 

- масштабируемость;

 

- интероперабельность;

 

- переносимость (мобильность);

 

- гибкость;

 

- адаптивность;

 

- понимаемость системы для новых пользователей, требуемый начальный уровень подготовки пользователей;

 

- простота администрирования и подключения;

 

- возможность реструктуризации (дробления и расширения) структуры решений.

 

Масштабируемость определяет способность обеспечивать функциональные возможности вверх и вниз по упорядоченному ряду прикладных платформ, отличающихся по быстродействию и ресурсам.

 

Интероперабельность характеризует способность бесконфликтного обмена информацией с другими информационными системами и пользователями.

 

Переносимость характеризует способность электронного регламента функционировать при переносе его на другую программно-техническую платформу.

 

Мобильность определяет возможность перемещения в пространстве и времени персонала (пользователей) организации в пределах доступа к программно-технической среде электронного регламента.

 

Гибкость системы определяется как возможность приложений реализовывать незапланированные запросы. Такая возможность должна обеспечиваться за счет того, что:

 

- структура данных нормализована;

 

- инструментальная среда программирования реализует все операторы реляционной алгебры.

 

Адаптивность системы определяется как возможность эффективной разработки новых приложений, подключения различных новых подсистем. Такая возможность обеспечивается средой реализации, которая должна поддерживать модульную структуру приложений.

 

Понимаемость системы для новых пользователей должна обеспечиваться на уровнях:

 

- проектных решений путем использования средств программной инженерии;

 

- данных путем обеспечения наглядности средств описания инфологической модели и структуры баз данных, а также средств представления данных;

 

- применения путем использования унифицированных интерфейсов и средств.

 

Простота администрирования и подключения достигается за счет применения:

 

- известных и широко применяемых решений одной фирмы-производителя;

 

- встроенных модулей администрирования и минимизации действий администратора.

 

Возможность реструктуризации определяется тем, что без изменения программного обеспечения дробление и расширение структуры решений реализуется за счет независимости представления данных на концептуальном и физическом уровнях.