О работе представителей направлений в Студенческом совете.

Докладчик – О.И. Милоданова.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела состоит из трех частей:

СЛУШАЛИ: (Указание докладчика, краткое содержание доклада).

Перед словом «СЛУШАЛИ» проставляется номер в соответствии с повесткой дня.

ВЫСТУПИЛИ: (Краткое содержание каждого выступления, заданные вопросы и ответы).

ПОСТАНОВИЛИ: (Решение: назначить, утвердить и пр., результаты голосования: за, против, воздержались).

Решения вносят в протокол после слова «ПОСТАНОВИЛИ». Решение может содержать один или несколько пунктов, они располагаются по значимости, каждый из них нумеруется.

В случае, когда протокол фиксирует решение об утверждении какого-либо документа, в тексте протокола должна содержаться ссылка на этот документ, а сам документ прилагается к протоколу.

Слова «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ» печатают от левого поля прописными буквами и заканчивают двоеточием.

Каждый раздел печатается с новой строки с единичным отступом между ними. В тексте протокола каждую фамилию и инициалы выступающих печатают в именительном падеже, запись выступления отделяют от фамилии тире. Каждый вопрос печатается с красной строки, фамилии при этом допускается не указывать.

Протокол оформляет секретарь заседания, юридическую силу протокол приобретает только при наличии двух подписей - председателя и секретаря. Подписи располагают, отделив от текста двумя-тремя межстрочными интервалами, от границы левого поля. Подписывается первый экземпляр протокола, который подшивается секретарем в дело и хранится на протяжении 5 лет.

В некоторых случаях оформляется выписка из протокола.

Выписка из протокола представляет собой точную копию части текста подлинного протокола, относящегося к тому вопросу повестки дня, по которому готовят выписку. При этом воспроизводят все реквизиты бланка, вводную часть текста, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и текст, отражающий обсуждение вопроса и принятое решение. В этом случае название документа будет оформлено как «Выписка из протокола».

4.8 ТАБЛИЦА - форма представления текста, содержащего информацию, характеризующую несколько объектов по ряду признаков.

Таблицы применяются в планово-отчетных документах (годовой план работы сектора, план работы сектора на месяц и пр.).

Таблицы имеют два уровня членения текста: вертикальный - графы и горизонтальный - строки. Обобщенные наименования признаков в таблице составляют заголовок и подзаголовки граф (головка таблицы), а наименования объектов - заголовок и подзаголовки строк таблицы, расположенных в крайней левой графе (боковик таблицы).

 

Графы таблиц должны быть пронумерованы. Если таблица печатается более чем на одной странице, на последующих страницах заголовочная часть таблицы и номера граф продолжаются.

Заголовки граф пишутся с прописных букв, а подзаголовки - со строчных, если они составляют одно целое с заголовком, т.е. поясняют его. Если подзаголовок имеет самостоятельное значение, то он пишется с прописной буквы. Точки в заголовках и подзаголовках граф не проставляются.

Заголовки и подзаголовки граф и строк таблицы выражаются именем существительным в именительном падеже единственного числа. В заголовках и подзаголовках строк и граф таблицы употребляются только общепринятые условные обозначения.

4.9 Документы должны быть написаны деловым стилем.

К основным стилевым чертам деловой речи относятся:

- нейтральный тон изложения;

- точность и ясность изложения;

- лаконичность и краткость текста.

Особенностью делового стиля является широкое употребление устойчивых (шаблонных, стандартизованных) языковых оборотов. Например:

В соответствии с...

В целях...

Считаем целесообразным...

В официальных документах используются простые распространенные предложения, односоставные или двусоставные, с обособленными оборотами.

В служебных документах неуместно употреблять выражения типа «Будьте так любезны» или «Не откажите в любезности сообщить».

Страдательные конструкции предпочтительнее действительных. Например:

не «мы выполним», а «нами будет выполнено»;

не «Вы предлагаете», а «Вами предложено».

В целях сжатия текста используются общепринятые сокращения:

РАНХиГС, зам., зав. и др.

Графические сокращения во множественном числе, как правило, не удваиваются, исключение составляют:

гг. - годы, пп. – пункты.

Разработка бланков

5.1 Документы изготавливают на бланках.

Бланк представляет собой лист бумаги стандартного формата, на котором различными техническими средствами нанесены реквизиты, содержащие постоянную для данного вида документа информацию, включая постоянные части текста: название вида документа, справочные данные об организации, и другая, постоянная для данной группы документов информация, включающая постоянные (трафаретные) части текста.

5.2 В бланк документа Студенческого совета обязательно включаются реквизиты: официальное название организации (см. п. 3.1), название населенного пункта (г. Барнаул), дата, регистрационный номер, название документа.

5.3 Для изготовления организационно-распорядительных документов устанавливаются два формата бланков по ГОСТ 9327-60: A4 (210 x 297) и A5 (148 x 210), с размерами полей:

левое - 30 мм;

правое - 15 мм;

верхнее - 20 мм;

нижнее - 20 мм.

Эти поля используются для подшивки документов, для зажима листа при копировании и размножении, для удобства прочтения текстов в сброшюрованном виде и т.п.

При подготовке документа на нескольких листах все листы имеют одинаковые размеры полей.

Бланки форматов A4 и A5 служат преимущественно для изготовления служебных писем, учредительных и иных распорядительных документов всех наименований, договоров, справок, записок, различного рода актов и других документов.

На практике могут использоваться также комбинированные форматы бланков, обусловленные характером документов, например с использованием горизонтального расположения большей стороны бланка.

Формат бланка выбирается в зависимости от объема текста и количества реквизитов, которые должны быть размещены при подготовке документа.

Для изготовления документов, текстовая содержательная часть которых оформлена в виде таблицы с множеством граф, может использоваться бланк с альбомной ориентацией страниц.

5.4 Бланки документов должны разрабатываться с учетом состава реквизитов и порядка их расположения, установленных ГОСТ.

Площади размещения конкретных реквизитов должны соответствовать размерам, приведенным в ГОСТ. Схемы расположения реквизитов даны в приложениях.

Бланки документов могут изготовляться на основе продольного или углового расположения реквизитов, идентифицирующих организацию и дополняющих сведения о ней. Использование углового или продольного бланка не влияет на юридическую силу документа или его правовой статус.

При продольном расположении (продольные бланки) название организации, вида документа и другие необходимые реквизиты на бланке размещаются вдоль верхнего поля и центрируются.

Продольные бланки используются для подготовки протоколов, списков, отчетов.

В случае, когда реквизиты размещаются в пределах площади, отводимой для углового варианта, целесообразно изготовлять бланки с угловым расположением реквизитов (угловые бланки).

Угловые бланки используются для изготовления положений, таблиц. В этом случае правая сторона верхней части листа может быть использована для размещения реквизитов «Гриф утверждения», резолюций и др.

5.5 Для изготовления бланков применяется бумага белого цвета.

5.6 Студенческий совет может иметь следующие виды бланков документов:

общий бланк для изготовления любого вида документа (кроме письма);

бланк таблицы.

Общий бланк включает следующие реквизиты:

наименование организации - (08);

место составления или издания документа - (14);

а также ограничительные отметки для расположения реквизитов:

дата документа - (11);

регистрационный номер документа - (12);

заголовок к тексту - (18).

При разработке бланков таблиц используются следующие реквизиты:

наименование организации - (08);

наименование вида документа - (10);

место составления или издания документа - (14);

а также ограничительные отметки для расположения реквизитов:

дата документа - (11);

регистрационный номер документа - (12);

заголовок к тексту - (18);

гриф утверждения - (19).

Изготовление документов

Документы изготавливаются на бланках при помощи средств электронно-вычислительной техники.

Текст документа печатаются на бланках формата A4 через 1,5 межстрочных интервала, используя выравнивание текста по ширине. Необходимо использовать шрифт «Times New Roman» с размером № 12 – 14. При использовании таблиц могут использоваться шрифты меньших размеров.

Реквизиты документа, состоящие из нескольких строк, печатают через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов «Гриф утверждения», «Отметка о наличии приложения», «Гриф согласования» отделяют друг от друга 1 - 1,5 межстрочными интервалами, например:

СОГЛАСОВАНО (межстрочный интервал - 1,5) Зам. директора по ВР (межстрочный интервал - 1) (межстрочный интервал - 2) Л.Э. Воронова

Реквизиты документа отделяют друг от друга двумя - четырьмя межстрочными интервалами.

Наименование вида документа печатается прописными буквами.

Точку в конце заголовка не ставят.

Инициалы и фамилия в реквизите «Подпись» печатаются с пробелом на уровне последней строки наименования должности. Например:

Председатель

О.И. Милоданова

Рекомендуется при печатании документов соблюдать следующие отступы от левой границы текстового поля:

- 0 – для печатания реквизитов: «Заголовок к тексту», «Текст» (без абзацев), «Отметка о наличии приложения», «Отметка об исполнителе»; наименования должности в реквизитах «Подпись» и «Гриф согласования документа»; составлении таблиц, заверительной надписи «Верно», а также слов ПОСТАНОВИЛИ, СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ;

- 10 мм – для начала абзаца в тексте;Рекомендуется использовать выравнивание по левому краю:- для реквизита «Гриф утверждения документа»;- для расшифровки подписи в реквизите «Подпись».

Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, то слова «Примечание» и «Основание» печатаются от левой границы текстового поля.

При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают на одном уровне в два вертикальных ряда. Первый ряд печатают, начиная от левой границы текстового поля, второй - отступив 40 печатных знаков от левой границы текстового поля документа. Допускается использование невидимых таблиц.

При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.

Номера страниц проставляются арабскими цифрами справа верхнего поля листа.

Шрифты, межстрочные интервалы и другие элементы печатания устанавливаются в каждом конкретном случае автором документа в зависимости от характера документа и назначения.

Следует иметь в виду, что в настоящее время имеются легкосмываемые с бумаги или самоуничтожающиеся при нагревании принтерные краски.