Консолидация данных по категориям

При консолидации по категориям области-источники содержат однотипные данные, но они  организованны в различных областях-источниках неодинаково. Для консолидации данных по категориям используются имена строк и/или столбцов (имена включаются в выделенные области-источники).

Пример 2 На рабочих листах представлена информация областей-источников в виде структуры на рис.12.4. Число строк и столбцов - переменное, состав показателей и виды товаров могут различаться или совпадать, при консолидации по категориям они собираются вместе. Цветом показана консолидируемая область источников.

Товары	Показатели			Товары	Показатели
Виды товаров	Показа-тель 1	Показа- тель 2		Виды товаров	Показа- тель 1	Показа- тель 2
Товар 1				Товар 1
Товар 2				Товар 2
				Товар 3

Рисунок 12.4 Области-источники при консолидации

              данных по категориям

При консолидации по категориям область имен входит в выделение, устанавливаются флажки подписи верхней строки или значения левого столбца (рис. 12.5).  MS Excel автоматически переносит эти имена в область назначения.

 

 

Рисунок 12.5 Диалоговое окно Консолидация

               для задания условий консолидации

 

При консолидации внешних данных в диалоговом окне Консолидация следует на­жать кнопку 0бзор, в диалоговом окне Обзор выбрать файл, содержащий области-источники для добавления к списку, а затем добавить ссылку на ячейку или указать имя блока ячеек.

Переключатель Создавать связи с исходными данными включается при консолидации связи области назначения к областям-источникам. При изменениях в области назначения результаты консолидации автоматически обновляются.

Примечание. Нельзя корректировать ссылки на области-источники (добавлять или удалять новые области-источники) при наличии флажка переключателя Создавать связи с исходными данными.

В окне Список диапазонов для текущего рабочего листа итогов консолидации перечислены ссылки на все области-источники. Ссылки можно модифицировать: добавить новые области-источника, удалить существующие области-источника либо изменить его конфигурацию, если только до этого не был выбран переключатель Создавать связь с исходными данными.

Для одного листа итогов консолидации набор ссылок на области-источники постоянен, на нем можно построить несколько видов консолидации с помощью различных функций. Курсор переставляется в новое место, выполняется команда Данные\ Консолидация, выбирается другая функция для получения сводной информации.

Контрольные вопросы

1 Что называется консолидацией?

2 Где располагается результат консолидации?

3 Что такое области-источники и где они могут располагаться?

4 Какие существуют варианты консолидации?

5 Чем отличается консолидация по расположению от консолидации по категориям?

6 Из чего состоит область консолидации при объединении данных по областям приёмников?

 

Задание

Для таблицы своего варианта из лабораторной работы №9 (excel-9) "Списки в MS Excel. Сортировка и фильтрация данных" построить две таблицы:

· консолидированную по областям;

· консолидированную по категориям.

Предварительно подготовить таблицы для консолидации, т.е. для первой консолидации снять копию таблицы-оригинала из л.р.№9, а для второй – снять копию и дополнить её (копию) новым столбцом и новой строкой.

Пояснения к выполнению

Консолидация по областям

1 Скопировать таблицу своего варианта из л.р.№9  (например, "Показатели в 1 квартале") на новый лист, переименовать лист в "Консолидация" (дважды щелкнуть мышью по имени и ввести новое имя).

2 Сделать копию таблицы своего варианта из л.р.№9 на том же листе, изменить в ней данные. Эта таблица будет отражать, например, показатели во 2 квартале (рис. 12.6).

3 Выполнить консолидацию данных по расположению:

§ установить курсор в первую ячейку области, где будет располагаться консолидированная таблица, например в ячейку A10;

§ выполнить команду Данные\ Консолидация;

в диалоговом окне Консолидация выбрать из списка функцию Сумма и установить флажки подписи верхней строки и значения левого столбца;

§ установить курсор в окне Ссылка и выделить блок ячеек А2:D7

 (показатели в 1 квартале);

§ нажать кнопку Добавить, в окне Список диапазонов появится ссылка на выделенный диапазон;

§ установить курсор в окне Ссылка, удалить прежнюю запись и выделить блок ячеек F2:I7 (показатели во 2 квартале);

§ нажать кнопку Добавить, в окне Список диапазонов появится ссылка на выделенный диапазон;

§ нажать кнопку ОК и сравнить полученные результаты с рис. 12.6.

 

Рисунок 12.6Пример консолидации данных по расположению