Контроль як управлінська діяльність.

План

1. Поняття управління колективом, основні принципи.

2. Особливості управлінського циклу: основні функції.

3. Планування, етапи.

4. Специфіка внутрішнього і зовнішнього (прямий і непрямий вплив) організації.

5. Організація діяльності колективу: специфіка та особливості (делегування, відповідальність, повноваження)

6. Змістовні теорії мотивації (основні теорії).

7. Процесуальні теорії мотивації (основні теорії).

8. Контроль: специфіка та види.

 

Виконуючи функції планування та організації, ми визначаємо що і як потрібно зробити організації, хто і як повинен виконувати ту чи іншу роботу. Якщо запитання на ці відповіді будуть вірними, менеджер може ефективно координувати багатьох людей. Велика помилка усіх управлінців полягає в тому що вони вважають, що все що гарно було викладено на бумазі, буде існувати так і в реальності. Але щоб ефективно досягати намічених цілей, управлінцям необхідно координувати діяльність інших людей і мотивувати їх.

Мотивація – це процес заохочення себе та інших працювати з метою досягнення особистих цілей або організаційних цілей. Тисячоліттями люди визнавали необхідність цілеспрямованого впливу на людей з метою виконання завдань організації. Наприклад, сучасні підлеглі, як правило освічені і матеріально забезпечені люди і мотиви, які ними рухають набагато складніші ніж на перший погляд. При цьому потрібно враховувати, що ефективність мотивації, залежить від конкретної ситуації.

Сучасні теорії мотивації розділяються на 2 категорії:

1. Змістовні теорії мотивації базуються на ідентифікації внутрішніх факторів, тобто потреб, які заставляють людей поводити себе певним чином. Це спроба виявити потреби, які спонукають людей до дій, зокрема в робочому середовищі.

Даний підхід пов’язаний з трьома теоріями потреб.

Перший підхід. Теорія А.Маслоу ділить потреби на первинні (фізіологічні, безпека і захищеність) і вторинні (соціальні, повага, самореалізація). Хоча дана теорія не враховує індивідуальні особливості кожної людини. Необхідно зауважити, що в житті не існує тієї межі, що відокремлює одну потребу від іншої - існує перетин цих рівнів, - тому що жодної потреби неможливо задовольнити повністю, стовідсотково. Тому, головним спонукальним до дії з переліку потреб людини є нижній рівень, який залишається значною мірою незадоволеним. У теорії ієрархії потреб перший і основний рівні займають фізіологічні потреби. Вони необхідні для підтримання біологічного, щоденного життя людини: їжа, повітря, вода, одяг, житло, статеві стосунки, тощо - тобто ті, які людина повинна задовольнити, щоб вижити. Фізіологічні потреби фундаментальні: коли вони задовольняються, то перестають буди детермінуючими чинниками мотивації і у подальшому на поведінку людини не впливають. Люди, які працюють в основному через необхідність вижити, мало зацікавлені у змісті роботи, їх цікавлять питання: як знайти їжу, де спати, що вдягти. Вони концентрують свою увагу на оплаті, умовах праці, можливості уникати втомленості, тощо. Для управління такими людьми потрібно, щоб мінімальний рівень заробітної плати забезпечував їм виживання, робочі умови і не погіршував їх існування. У суспільстві, де фізіологічні потреби в основному задоволені, домінуючими виступають потреби більш високого рівня.

 

Другий підхід. Теорія потреб Мак-Клеланда підкреслює потреби вищого рівня і свідчить, що люди мають три види потреб: у владі (в Маслоу вона знаходиться між потребами в повазі і самореалізації), в успіхові (проявляється не в самих проявах успіху, а пов’язана з процесом його досягнення), і причетності до подій (це прагнення до спілкування, дружніх взаємовідносин і бажання допомагати іншим).

 

Третій підхід. Двофакторна теорія Герцберга. Ще один підхід до мотивації на базі потреб, в якому виділяється дві категорії – гігієнічні фактори (пов’язані з середовищем) і мотиваторами (тобто характером і змістом самої роботи). Тобто відсутність гігієнічних факторів призводить до незадоволеності самою роботою, але якщо їх достатньо, то вони мотиватором можуть і не виступати. Але якраз їх присутність в повній мірі викликає задоволення і мотивує працівників до підвищення ефективності.

Дані теорії мають багато спільного і поєднуються одна з одною. Але мотивація в більшості випадків є ситуативним процесом, тобто що в одній ситуації мотивує людей, в іншій не буде мати ніякого ефекту. Крім того для пояснення механізму мотивації потрібно врахувати багато поведінкових факторів і факторів середовища. І такі висновки призвели до розробки процесуальних теорій мотивації.

 

2. Процесуальні теорії мотивації ґрунтуються на тому, що люди поводять себе з урахуванням таких факторів як пізнання і сприйняття. Тобто вони описують, що направляє поведінку на досягнення тієї чи іншої мети і як людина обирає ту чи іншу модель поведінки. Прихильники даної теорії не заперечують існування потреб, а стверджують що поведінка людей визначається не тільки ними. Сутність процесуальних теорій полягає в тому, що за безперечного існування потреб поведінка людини визначається насамперед сприйняттям конкретної ситуації, оцінкою можливих наслідків вибраного типу поведінки.

Три процесуальні теорії мотивації, які є найбільш відомими:

Перша теорія (Віктор Врум). Теорія очікування базується на ідеї, що наявність активної потреби не є єдиною умовою, для того щоб індивід мав мотив направити свою поведінку на досягнення конкретної мети. Очікування – це оцінка індивідом ймовірності конкретної події. Більшість людей вважають, що отримавши вищу освіту, вони отримають гарну роботу, і якщо працювати з повною віддачею тебе підвищать. Включає в себе три фактори: зусилля-результати (які відображають взаємозв’язок між затраченими зусиллями і досягнутими результатами.), результати-винагорода (очікування певної винагороди за певні досягнуті результати) і валентність результатів (цінність винагороди для людини, тобто це ступінь відносної задоволеності чи незадоволеності людини в результаті отримання нею конкретної винагороди).

Друга теорія (Дж.Адамс). Теорія справедливості. дає пояснення того як люди розподіляють свої зусилля, досягаючи власних цілей. Це означає, що людина суб’єктивно визначає співвідношення отриманої нею винагороди відносно до затрачених зусиль і порівнює цей коефіцієнт з показниками інших. Якщо таке порівняння вказує на дисбаланс (несправедливість), то, виникає психологічна напруженість. Тобто це означає, що люди які вважають, що їх винагорода неадекватна, працюють менш старанніше і не бажають щось змінювати. Якщо в результаті оцінок і співставлень виявляються порушення, і якщо ці порушення є хронічними, відбувається демотивація особистості.

 

Третя теорія. Модель Л.Портера-Е.Лоулера поєднує теорію очікування і теорію справедливості і базується на ідеї, що мотивація залежить від потреб, очікувань, справедливості і винагороди. За даною моделлю результати залежать від затрачених співробітником зусиль, його здібностей, особистих характеристик, і від сприйняття ним власної ролі. А саме вони вважали що саме відчуття добре зробленої роботи призводить до задоволеності і до покращення результатів праці. Сучасні дослідження підтверджують ідею Портера і Лоулера в тому, що чим краще працюють співробітники, тим сильніше у них відчуття задоволеності.

 

Контроль як управлінська діяльність.

Контроль завжди потрібний і є умовою успіху організації. БЕЗКОНТРОЛЬНІСТЬ МОЖЕ ПРИЗВЕСТИ ДО ХАОСУ І НЕМОЖЛИВОСТІ НАПРАВИТИ ДІЛЬЯНІСТЬ ГРУПИ В ЄДИНЕ РУСЛО. Керівники часто не наважуються передавати свої повноваження, вважаючи, що інша людина (люди) можуть наробити таких помилок, які важко буде виправити. І саме цей факт свідчить про відсутність відповідного контролю та організації праці.

Контроль – це процес забезпечення досягнення організацією своїх цілей. Процес контролю включає встановлення стандартів, вимірювання фактичних результатів і корекцію дій у випадку, коли ці результати серйозно відхиляються від стандартів.

Контроль як управлінська діяльність має відповідати таким вимогам:

- бути об’єктивним і всеосяжним,

- орієнтуватися на кінцеві результати,

- повинен мати безперервний і регулятивний характер,

- бути гнучким, не заважати виконанню основної роботи,

- відповідати змісту тих робіт, які контролюються

- бути зрозумілим для тих, кого контролюють,

- бути своєчасним,

- бути економічним, тобто затрати на контроль не мають бути більшими, ніж результати, яких досягають у процесі контролю.

Включає в себе декілька видів:

1. попередній контроль полягає саме в реалізації (не формулювання) правил, процедур і політики. Тобто їх дотримання – надійний спосіб впевнитися, що все іде в потрібну напрямку В організації такий контроль здійснюється в трьох сферах: людські ресурси дозволяє детально проаналізувати навички, які необхідні для виконання тих чи інших робочих завдань і відбору кваліфікованих кандидатів; матеріальні ресурси проходять постійний контроль з метою виявлення їх низької якості; фінансові ресурси – це попередній контроль бюджету та встановлення ліміту витрат і допустимих витрат.

2. Поточний контроль відбувається безпосередньо в процесі роботи, таким чином контролюється діяльність підлеглих зазвичай їх безпосереднім керівником. Такі регулярні перевірки дозволяють попередити відхилення від плану, які можуть призвести до серйозних проблем

3. Заключний контроль, тобто зворотній зв'язок використовується після того коли робота виконана, фактичні результати порівнюються з бажаними чи запланованими або зразу після контрольних заходів, або через певний час. І хоча такий контроль не дозволяє вирішити проблему на момент її виникнення як у поточному, але він дає змогу оцінювати існуючі плани і складати нові так, щоб уникнути помилок в майбутньому.

Контроль серйозно впливає на поведінку людей. Погано спроектована система контролю може призвести до того, що люди будуть орієнтуватися на неї і прагнути до виконання вимог контролю, а не досягнення цілей, призводити до надання недостовірної інформації.

Ефективний контроль носить стратегічний характер, націлений на результат, своєчасний і простий. В міжнародному середовищі контроль ускладнюється внаслідок розширення діапазонів діяльності і комунікаційних бар’єрів.

Ефективність – це основна категорія управління, яка визначається співвідношенням людських, організаційних, часових, науково-технічних і матеріальних ресурсів і отриманих результатів. Тобто ефективність системи управління можна визначити як результат дії управляючої системи на керовану з метою досягнення успішного функціонування всієї системи управління, досягнення поставлених цілей при найменших трудових і організаційно-матеріальних затратах.

Коли ми говоримо про ефективність управління, то маємо на увазі не тільки результат праці службовця, який виконує управлінську роботу, а й результат взаємодії всіх елементів управління, і насамперед управляючої і керованої підсистем. Тому ефективність зусиль управляючої системи не можна зводити до оцінки її внутрішньої діяльності без урахування результативності дії на об’єкт управління

В соціальному управлінні найбільше визнання одержали соціальні технології, призначені для вироблення управлінських рішень, підвищення ефективності ділових нарад, здійснення організаційного проектування, добору та розміщення і навчання кадрів, зняття соціальної напруженості в колективі тощо.