Сложностью необходимо не восхищаться, а избегать ее.

Глава 4

ИНФОРМАЦИЯ

Ее избыток только мешает

Мудрость есть знание того, что не достойно внимания.

Уильям Джеймс,

американский психолог, философ

Сложность бизнеса подкрепляется постоянно растущим объемом информации, которая "закачивается" в деловой мир самыми разными, уже изобретенными и только разрабатываемыми в Силиконовой долине способами. И нет никакого спасения от того, что Дэвид Шенк назвал в своей книге "Информационный смог" ("Data Smog") "вредоносной грязью и дрянью информационной эпохи".

В настоящее время переработка информации формирует половину валового национального продукта США. Большая ее часть "оседает" на бумаге, которую кто-то должен прочесть. Следующая статистика может вас напугать, но объем прочитанных бизнес-менеджером текстов должен составлять миллион слов в неделю. (Вы можете позволить себе уделить чтению необходимое время?)

Информационная эпоха началась с появлением первой, едва помещавшейся в большой зал, электронно-вычислительной машины. Сегодня мы имеем дело с различными по размерам компьютерами, умещающимися в портфеле, в кармане, на ладони - да вы и сами знаете. И все они выдают информацию, от которой, как нам кажется, нет никакого проку.

С нами согласен и Питер Друкер. "Вред, который наносят компьютеры бизнесу, - говорит он, - превалирует над их полезностью, поскольку они ориентируют менеджеров внутрь себя. Руководители настолько очарованы получаемыми с помощью компьютеров внутренними данными (пока это все, на что они способны), что у них не остается ни времени, ни желания искать информацию во внешней среде. Хотя результаты проявляются именно там. Я сталкиваюсь со все большим числом все менее информированных (о внешнем мире) менеджеров".

Неудивительно, что в газете "USA Today* появилась статья под названием "Размягчение мозга", в которой говорится, что представители поколения демографического взрыва чаще, чем другие, страдают провалами в памяти.

В статье высказывалось предположение о том, что причиной "беспамятности" служит не возраст. Виноваты информационные перегрузки. Ведь человеческая память все более напоминает компьютерную, слоты которой давно переполнены.

Возьмем числа. Не так давно человек должен был помнить только номер телефона и свой домашний адрес. Сегодня к ним добавляются коды включения и отключения охранной сигнализации, номер социального страхования, номер телефакса, номер телефонной карточки, пин-код смарт-карты, адрес электронной почты. Цифры вытесняют слова.

Некоторые исследователи считают, что вскоре информационная перегрузка превратится в медицинскую проблему. Так, Лен Риджио, исполнительный директор компании Bames & Noble, предсказывает, что в XXI в. люди будут принимать специальные таблетки для "очистки" сознания. "Избавление от некоторых мыслей и стимулирование забывания будут эквивалентны направленной на "сбрасывание" лишнего веса диете", - утверждает Л. Риджио.

У нас есть несколько менее радикальных предложений о том, как сократить объемы информации прямо сейчас, если вы хотите, чтобы ваш разум работал с максимальной скоростью и эффективностью.

Как прорваться через информационную завесу и не потерять понимания сути происходящих событий?

Прежде всего придется признать, что вы не можете усвоить все, что считаете необходимым знать. Когда вы научитесь возводить этот ментальный барьер, дела пойдут легче. Вы сможете расставлять приоритеты, поручать работу другим и позволять событиям развиваться своим ходом. (Вы не должны отвечать на все то, что к вам поступает, и прочитывать все материалы.) Для некоторых менеджеров сама идея активного уклонения от информации уже является табу. Но то, что похоже на цензуру - лишь способ самосохранения.

Научившись ограничивать информацию, вы почувствуете к ней особый вкус. Будьте беспощадны в борьбе со всеми шумами. Очистите свой стол от ненужных бумаг.

Начните с выделения пары часов на размышление о наиболее критичных источниках информации и сведений для вас и вашей компании. Какие информационные письма и периодические издания вам действительно необходимо читать? На какие источники оперативной информации стоит подписаться? На какие веб-сайты необходимы закладки? К каким ассоциациям необходимо принадлежать?

Сократите все это до самого нужного и читайте в первую очередь. Все остальное можно либо сократить, либо отбросить.

А если вы занимаетесь коммуникациями, будьте экономичнее во всем, что вы пишете, печатаете, пускаете в эфир или публикуете в Интернете.

Ваша обязанность - принятие качественных решений, а не выполнение функций информационного эксперта.

Предположим, вам необходимо что-то узнать. Если вы (или ваш помощник, или секретарь) не можете найти полный ответ за 15 минут, поручите работу специалисту или исследовательской фирме. К примеру, специализированная информационная компания Find/SVP имеет офис в США и представительства в 32 других странах.

Если Бог дал вам помощника, пусть он или она выбирает и выделяет для вас все интересные статьи в газетах или специализированных журналах. Это поможет вам сократить время на поиск тонущей в пустой болтовне полезной информации.

COR Healthcare Resources представляет собой прекрасный образец компании, публикующей выдержки из статей. Каждый месяц ее сотрудники просматривают тысячи публикаций в 150 изданиях и составляют десяток информационных бюллетеней наподобие "Проблемы маркетинга в здравоохранении" или "Обзор вопросов управления в медицинских учреждениях".

Основатель COR Дин Андерсон говорит: "Информационные бюллетени являются всего-навсего дайджестами статей. Но их ценность в равной мере определяется как их содержанием, так и тем, что было отброшено. Наша цель - упростить такую сложную отрасль, как здравоохранение, представить ее в понятных рамках. Мы убеждены, что чем меньше сложность, тем ниже неопределенность, и лица, принимающие решения, могут полностью контролировать свою работу и свою жизнь".

Если конспекты для вас составлять некому, начните с изучения содержания необходимых вам журналов. Ищите основные темы и резюме статей. Решите, что вы прочтете прямо сейчас, а какие страницы вырвете для того, чтобы прочитать их позже.

Прочитав ксерокопию статьи, подчеркните или выделите все то, что понадобится вам для будущих ссылок. Если подчеркивать или выделять нечего - выбрасывайте ее в корзину.

Заведите папку "это интересно" или "прочитать позже" для статей и писем. Пригодится в самолете.

Рассматривайте каждый клочок бумаги как не заслуживающий вашего внимания. Если он пройдет испытание, пускайте его в дело, пересылайте в случае необходимости или сохраняйте.

Требуйте, чтобы каждый поступающий к вам отчет имел резюме размером с абзац или страницу. Если резюме отсутствует - сразу отсылайте отчет подготовившему его сотруднику.

Попросите своих прямых подчиненных, чтобы каждую пятницу они на одном листе бумаги перечисляли главное из того, что они сделали за неделю.

Самое ценное в электронной почте (э-почте) - дешевизна передачи информации. В этом же состоит и ее основной недостаток.

Предполагалось, что э-почта явится одним из важнейших шагов на пути к безбумажному офису. Но в реальности она заменила убедительные, тщательно составленные записки на отвлекающую наше внимание каждые 60 секунд электронную бессмыслицу. (B мае 1998 г. проведенный компанией Gallup опрос показал, что типичный сотрудник офиса ежедневно отправляет и получает 60 электронных сообщений.)

К тому моменту, когда вы прочитаете об этом, вы будете получать сотни сообщений в день от коллег и подчиненных, друзей, родственников, партнеров по бизнесу, поставщиков, клиентов.

Примите решение о том, что вы будете открывать и читать электронные сообщения исходя из их заголовков. Сортируйте их по отправителям и темам писем. Приоритетными должны быть сообщения от клиентов и руководства.

Посмотрите, предусмотрены ли в вашей программе э-почты фильтры, позволяющие отделить послания важных для вас людей от прочей ерунды.

Постарайтесь облегчить свою нагрузку. Не указывайте адрес э-почты на визитных карточках. Давайте визитки только тем, кому они действительно необходимы.

Отведите на ознакомление с э-почтой строго определенные часы (в начале или в конце рабочего дня). Отправитель все равно не знает, когда вы прочтете его сообщение и ознакомитесь ли с ним вообще. Если ваш компьютер постоянно сигнализирует о поступлении новых сообщений и вы постоянно отвечаете на них, эти маленькие бездельники будут "размножаться" еще быстрее.

Отвечайте кратко. Ругайте тех, кто пишет вам длинные сообщения или оставляет длинные послания на автоответчике.

Попросите друзей не пересылать вам всякие мелочи, пустую болтовню, анекдоты и прочий хлам.

Если вам необходимо узнать чье-то мнение или получить какие-то сведения, пользуйтесь э-почтой или телефаксом. Постарайтесь минимизировать число встреч. Они обязательны только в тех случаях, когда необходимо провести мозговой штурм или уладить групповую проблему.

Будьте осторожны при разработке программ по проведению презентаций. Они могут превратить очень простые мысли в очень сложные образы.

Когда вы представляете информацию на экране, старайтесь делать ее проще. Семь строчек текста - предел; одно изображение на слайд - идеал.

Вы не пробовали отказаться от традиционных совещаний в пользу видеоконференций? Проведите экспериментальную "электронную" встречу. Вы убедитесь, что изображение и звук стали намного лучше.

Вот как описывал вице-президент по инжинирингу телекомпании один из дней 1998 г.: "Я начинаю свой день с 40 электронных сообщений, звонящего телефона, постоянно поступающих факсимильных сообщений, и это лишь один из тех немногих дней, когда я нахожусь в офисе, а не в полете".

Наш "осаждаемый" делами руководитель вооружен всеми персональными технологиями, которые нередко рассматриваются как бизнес-мода: сотовый телефон, ноутбук, двусторонний пейджер, портативный принтер.

Упрощают ли они жизнь? Возрастает ли производительность менеджера? Повышается ли эффективность принимаемых решений? Вы шутите!

Профессор Университета Джорджа Мейсона Хью Хекло высказывает наблюдение: "В долгосрочной перспективе избыток технологий означает переход сравнительных преимуществ от тех, кто владеет слишком большими объемами информации, к тем, у кого имеются упорядоченные знания; от тех, кто умеет быстро обрабатывать поступающие сведения, к тем, кто знает, какие данные имеют смысл и почему".

Итак, пробираясь через информационный "смог", помните:

1. Данные и информация - не одно и тоже.

2. Использование любимых средств коммуникации может перерасти во вредную привычку.

3. Не будьте бумажной крысой. Любую информацию можно получить электронным способом.

4. Большинство запросов не настолько неотложны, как считают их отправители.

5. Всегда разделяйте срочные сообщения и те, что могут подождать.

6. Всегда отвечайте коротко и по существу. Выдавайте сигнал, а не шум.

Простейший вывод