Особливості організації архівної справи за кордоном: Польща та Канада.

Національний архівний фонд складається з архівних документів, що є цінними джерелами історичної інформації про функціонування Польської держави, її окремих органів і державних інституцій, її відносини з іншими державами, розвиток суспільного й економічного життя, діяльність політичних, громадських, господарських, професійних і релігійних організацій, розвиток науки, культури й мистецтва. Нагляд за документами Національного архівного фонду до 2000 р. здійснював міністр науки, вищої освіти та техніки через головного директора державних архівів. У 2000 р. цю функцію було передано міністру у справах культури та охорони національної спадщини. [ 15, с. 111]

Відповідно до правового статусу творців документів та форми власності на них Національний архівний фонд поділено на Державний та Недержавний архівні фонди. Державний архівний фонд складається з документів державних інституцій та документів, які раніше потрапили на зберігання до державних архівів. Центральним органом адміністрації у справах Державного архівного фонду є головний директор державних архівів. Поза його компетенцією перебували документи, які зберігалися в державних архівах міністерств національної оборони, внутрішніх справ та закордонних справ, Сейму й Ради Держави. З 1990-х рр. це стосується також архівів адміністрації Президента Польської Республіки, Сенату, Служби охорони держави (Агентств внутрішньої безпеки та зовнішньої розвідки), Інституту національної пам’яті – Комісії переслідування злочинів проти польського народу. [ 15, с. 111]

Недержавний архівний фонд складається з документів, що не належать державним органам й установам. Він може бути облікований та необлікований. Облікований недержавний архівний фонд формують документи, які виникають у результаті діяльності недержавних інституцій. За поданням власника архівних документів та на підставі відповідного рішення директора державного архіву вони можуть бути внесені до реєстру Недержавного архівного фонду. Необлікований недержавний архівний фонд складається з документів, що виникають у результаті діяльності фізичних осіб та є власністю цих осіб або їхніх спадкоємців. [ 15, с. 111]

Значні зміни відбулися також в організації державної архівної служби Польщі. Керівництво нею було покладено на головного директора державних архівів, якого спершу призначав міністр науки, вищої освіти та техніки, а з 2000 р. – Голова Ради Міністрів Польщі за поданням міністра у справах культури та охорони національної спадщини. Окрім керівництва Державним архівним фондом, директор здійснює нагляд за документами Національного архівного фонду. Виконавчим органом при головному директорі є Головна дирекція державних архівів. [ 15, с. 11]

Операції з Державним архівним фондом здійснює мережа державних архівів, яку утворюють архіви чотирьох родів: 1) архіви, які підпорядковуються головному директору державних архівів; 2) архіви, які не підпорядковуються головному директору державних архівів; 3) архівні підрозділи державних інституцій і органів місцевого самоврядування; 4) архів Комітету у справах радіо й телебачення. Останній у 2000 р. було вилучено з мережі державних архівів.

Архівну діяльність у сфері Державного архівного фонду проводять також інституції, яким головний директор державних архівів доручив зберігання архівних документів, та державні бібліотеки й музеї, в яких знаходяться документи Державного архівного фонду. До цих інституцій належить Польська академія наук і підпорядковані їй структури, вищі навчальні заклади та Головне статистичне управління. [ 15, с. 111]

Метою відбору архівних документів є визначення документальних комплексів й окремих документів, що підлягають зберіганню, а його теоретико- методичною основою – експертиза цінності документів. Її результатом є поділ

документів на дві категорії – документи постійного (кат. А) та тимчасового (кат. В) зберігання. Мета, завдання, принципи й методи експертизи цінностей відбору документів змінювалися відповідно до практичних потреб й розвитку теоретичних знань в архівній сфері.

Основу польської системи формування Державного архівного фонду становить принцип: мінімальний фізичний обсяг документів – максимальна їх інформативність. Він реалізовується через відбір інституцій, документи яких належать до Державного архівного фонду. При цих інституціях діють архівні підрозділи, які перебувають під наглядом державної архівної служби. Цей нагляд полягає у проведенні перевірок стану й діяльності архівних підрозділів. Під контролем державної архівної служби в них проводиться відбір документів, які підлягають передачі до державних архівів, та вилучення для знищення документів тимчасового зберігання. На практиці поділ документів на категорії відбувається на підставі розроблених міністерствами й галузевими відомствами за участі органів державної архівної служби переліків документів зі строками їх зберігання. Державні архіви здійснюють контроль за службами діловодства інституцій шляхом вивчення і опрацювання інструкцій з організації і здійснення ними діловодства. Архівні документи передаються на зберігання до державних архівів з архівних підрозділів після закінчення 25-річного строку, що минув з моменту їх створення.

Опрацювання архівних документів передбачає здійснення комплексу науково-методичних заходів, спрямованих на впорядкування й описування документальних збірок із метою забезпечення їх інформаційної цілісності та створення умов для повного й всебічного використання архівної інформації. Опрацювання документів слугує також забезпеченню їх обліку, метою якого є фіксація наявності архівних документів та відомостей про їх склад, стан, обсяг і рух в одиницях обліку.

Основними класифікаційними одиницями архівних документів і водночас предметом опрацювання в польській архівістиці виступають архівний фонд, архівна колекція, об’єднаний архівний фонд. Фондування архівних документів відбувається на основі принципу походження документів. Згідно з ним,