Облік особового складу працівників підприємства

Облік особового складу працівників є одним з інформаційних джерел збереження бухгалтерського обліку заробітної плати та відповідних розрахунків. Він здійснюється спеціалістами відділу кадрів і охоплює облік осіб, що приймаються на роботу, облік поточного особового складу та облік осіб, що звільняються з відповідної посади. Своєчасність надання відомостей щодо кадрових змін та пересувань безпосередньо впливає на якість обліку нарахування та розрахунків із заробітної плати з працівниками СВК “Любимівський». Чіткість роботи кадрової служби підприємства забезпечує бухгалтерський облік заробітної плати, тому організація обліку особового складу працівників підприємства є складовою організації бухгалтерського обліку заробітної плати в цілому.

Державний комітет статистики України наказом "Про затвердження типових форм первинної облікової документації зі статистики праці" від 5 грудня 2008 р. № 489 затвердив типові форми первинної облікової документації підприємств, установ, організацій щодо обліку особового складу, використання робочого часу та розрахунків з працівниками із заробітної плати:

- № П-1 "Наказ (розпорядження) про прийняття на роботу"

- № П-2 "Особова картку працівника";

- № П-3 "Наказ (розпорядження) про надання відпустки"

- № П-4 "Наказ (розпорядження) про припинення трудового договору (контракту)";

- № П-5 "Табель обліку використання робочого часу";

- № П-6 "Розрахунково-платіжна відомість працівника";

- № П-7 "Розрахунково-платіжна відомість (зведена)".

Для оформлення прийняття працівників на роботу та їх обліку на підприємстві застосовують "Наказ (розпорядження) про прийняття на роботу" за типовою формою № П-1. Наказ складають у відділі кадрів на основі заяви працівника.

В наказі зазначається назва структурного підрозділу, професія (посада), кваліфікація, табельний номер працівника, умови прийняття на роботу (на конкурсній основі, за умовами контракту, зі строком випробування, на час виконання певної роботи, на період відсутності основного працівника та ін.), умови роботи (основна, за сумісництвом, тривалість робочого дня (тижня)), розмір окладу (тарифна ставка).

Основним документом про трудову діяльність працівника є трудова книжка. Ведуть її на кожного працівника, який пропрацював на підприємстві понад 5 днів, включаючи сезонних і тимчасових працівників, а також позаштатних працівників за умови, що вони підлягають державному соціальному страхуванню. На осіб, які працюють за сумісництвом, трудові книжки ведуться тільки за місцем основної роботи. Порядок ведення трудових книжок визначено "Інструкцією про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, в установах і організаціях" (затв. наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України від 29 липня 1993 р. № 58).

При влаштуванні на роботу працівники зобов'язані подавати трудову книжку. Особи, які вперше шукають роботу і не мають трудової книжки, повинні пред'явити паспорт, диплом або інший документ про освіту чи професійну підготовку.

Трудові книжки працівників зберігаються на підприємстві. Записи в них при прийнятті на роботу, звільненні або переведенні на іншу роботу проводяться у точній відповідності з формулюванням чинного законодавства із посиланням на відповідну статтю, пункт закону.

До трудової книжки вносяться відомості про працівника, роботу, переведення на іншу постійну роботу, звільнення, нагородження і заохочення, відкриття, винаходи і раціоналізаторські пропозиції. Стягнення до трудової книжки не записуються. З кожним записом, що заноситься до трудової книжки на підставі наказу про призначення на роботу, переведення і звільнення, ознайомлюють працівника під розписку в особистій картці. Якщо у трудовій книжці заповнені усі сторінки відповідних розділів, вона доповнюється вкладишем. Трудова книжка видається працівнику в день його звільнення.

Для обліку трудових книжок на підприємстві ведуть Книгу обліку бланків трудових книжок і вкладишів до них (форма № П-9), Книгу обліку руху трудових книжок і вкладишів до них (форма № П-10), Акт на списання бланків трудових книжок або вкладишів до них (форма № П-11). У книзі обліку бланків трудових книжок і вкладишів до них (форма № П-9) обліковують операції, пов'язані з одержанням і витрачанням бланків книжок. Зазначена книга ведеться бухгалтерією підприємства.

Книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них (форма № П-10) ведеться відділом кадрів підприємства. В ній реєструють усі трудові книжки, прийняті від працівників при влаштуванні на роботу, а також видані знову. При одержанні трудової книжки у зв'язку із звільненням працівник розписується в особистій картці і в книзі обліку. Бланки трудових книжок і вкладишів до них обліковуються як документи суворої звітності.

На кожного працівника підприємства заповнюється особова картка за встановленою формою. Записи в ній здійснюють на підставі паспорта, трудової книжки, військового квитка, диплома (свідоцтва про закінчення навчального закладу), наказів про приймання, переведення, звільнення тощо.

На керівних та інженерно-технічних працівників, службовців, матеріально відповідальних осіб і наукових працівників, крім особових карток, заповнюється також особовий листок з обліку кадрів. На наукових працівників, крім того, заповнюється особова картка наукового працівника.

Регулювання трудових відносин між працівником і роботодавцем (власником) здійснюється за допомогою трудових договорів (контрактів) і угод.

Особливою формою трудового договору є контракт, в якому строк його дії, права, обов'язки і відповідальність сторін (в тому числі матеріальна), умови матеріального забезпечення й організації праці працівника, умови розірвання договору, в тому числі дострокового, можуть встановлюватися угодою сторін.

Укладення трудового договору оформляється наказом чи розпорядженням власника або уповноваженого ним органу про зарахування працівника на роботу.

На підприємстві СВК «Любимівський» облік персоналу здійснюється документально відповідно до затверджених форм та забезпечує отримання повсякденних, точних і достовірних відомостей про зміну чисельності і складу робітників в цілому по підприємству і по цехах, ділянках, відділах, службах та про причини цих змін, про склад за категоріями, професіями, кваліфікації, освіті, стажу роботи, статі, віку, про стан роботи з підвищення кваліфікації, підготовки і перепідготовки кадрів всіх категорій, про кількісний і якісний склад спеціалістів, що дає підґрунтя для правильної організації бухгалтерського обліку із заробітної плати на підприємстві.

 

Форми і види оплати праці

Важливими, складовими організації заробітної плати на підприємстві є її форми і системи, які забезпечують зв'язок між оплатою праці та її результатами. Форми і системи оплати праці встановлюються підприємствами самостійно у колективному договорі з дотриманням вимог і гарантій, передбачених законодавством.

Найчастіше застосовують дві основні форми заробітної плати - відрядну - відповідно до кількості виробленої продукції й погодинну - відповідно до кількості відпрацьованого часу.

Форми заробітної плати мають відповідати таким вимогам:

1) найповніше враховувати результати праці;

2) створювати відповідні передумови для постійного зростання продуктивності та якості праці;

3) сприяти підвищенню матеріальної зацікавленості працівників у постійному виявленні і використанні резервів підвищення продуктивності праці.

Основними умовами застосування форми заробітної плати є рівень технічної озброєності виробництва, характер технологічного процесу та організації виробництва і праці, ступінь використання виробничих потужностей і устаткування, обґрунтованість процесу нормування праці тощо.

Специфічні умови застосування форм оплати праці: для відрядної оплати праці необхідна наявність прямо пропорційної залежності між витратами живої праці й одержаними результатами, тобто працівник повинен вмотивовано збільшувати випуск продукції відповідно до потреб виробництва і ринку.

СВК «Любимівський» при оплаті праці своїх працівників застосовує такі форми:
— погодинна — розмір винагороди встановлюється виходячи із кількості відпрацьованого часу, відповідно до тарифних ставок чи посадових окладів;
— відрядна — розмір заробітку залежить від кількості і якості виконаної роботи згідно з нормами виробітку та відрядними розцінками.
Системи оплати праці при почасовій формі: проста почасова, почасово-преміальна; при відрядній формі: проста відрядна, відрядно-преміальна, відрядно-прогресивна, акордна, бригадна.
Види заробітної плати:
1. Основна заробітна плата — це винагорода за виконану роботу відповідно до встановлених норм праці (норм часу, виробітку, обслуговування, посадові обов'язки).
2. Додаткова заробітна плата — це винагорода за працю понад установлені норми, за трудові успіхи та винахідливість і за особливі умови праці.

До складу додаткової заробітної плати входять надбавки і доплати, премії і винагороди систематичного характеру, в тому числі за вислугу років, оплата за працю у вихідні та святкові дні, в понадурочний час, оплата щорічних, додаткових і навчальних відпусток, вартість безплатно наданих окремим категоріям працівників комунальних та інших послуг, безплатний проїзд працівникам транспорту, суми індексації заробітної плати та компенсації за порушення термінів її виплати, оплата за час виконання державних або громадських обов'язків та ін.

3. Інші заохочувальні та компенсаційні виплати:
— винагороди і заохочення, які мають одноразовий характер, в тому числі за підсумками роботи за рік;
— премії за сприяння винахідництву і раціоналізації, за створення, освоєння і впровадження нової техніки тощо;
— виплати соціального характеру, зокрема оплата харчування працівників, путівок та ін.;
—матеріальна допомога, яка має систематичний характер, тощо.
Зазначені три види заробітної плати становлять фонд оплати праці (ФОП).

4. Інші виплати, що не включаються до ФОП:
—внески підприємств на загальнообов'язкове державне соціальне страхування;
—суми вихідної допомоги;
—витрати на відрядження;
—оплата перших п'яти днів тимчасової непрацездатності;
—допомога по тимчасовій непрацездатності, по вагітності та пологах, при народженні дитини та ін.;
—матеріальна допомога разового характеру;
—вартість виданого спецодягу, спецвзуття, миючих засобів тощо;
— дивіденди, відсотки працівникам підприємства тощо.
Оплата перших двох видів на СВК «Любимівський» відносять на витрати підприємства — в дебет рахунків 23, 91,92,93,15, інші виплати відносять до інших операційних витрат — дебет субрахунку 949 або нараховують за рахунок різних джерел:
— оплата тимчасової непрацездатності після перших 5 днів — за рахунок коштів фонду соціального страхування, дебет субрахунку 652;
—дивіденди за рахунок чистого прибутку — дебет субрахунку 443;
— витрати на відрядження — дебет рахунків 23,91, 92, 93