Распорядительные документы.

1. Общие положения и требования к документам.

Основное назначение распорядительных документов - это регулирование и координация деятельности, позволяющие органу управления обеспечить реализацию поставленных перед ним задач. Распорядительные документы содержат управленческие решения обязательные для выполнения. Распорядительные документы содержат решения идущие сверху вниз. С юридической точки зрения распорядительные документы относятся к категории правовых актов. Распорядительный документ может иметь нормативный характер.

Основанием для издания распорядительного документа могут быть:

а) Необходимость исполнения принятых законодательных, нормативных, правовых актов.

б) Необходимость осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности.

В условиях коллегиального принятия решений, как правило, издаются постановления и решения. В условиях единоличного принятия решении издаются приказы, распоряжения, указания.

2. Примеры

Приказ - правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации, в целях разрешения производственных задач. Приказы издаются по основной деятельности и по личному составу. Приказы разрабатываются по поручению руководителя учреждения руководителем соответствующих структурных подразделений. Приказ оформляется, как правило, на специальном бланке, либо на бланке приказа, либо на общем бланке организации. Приказ содержит следующие реквизиты: 1,2,3,8,10,11,12,14,18,20,22,24.

Подготовка приказа включает в себя стадии:

· изучение существа вопроса и сбор необходимых сведений,

· подготовка проекта приказа,

· согласование проекта приказа,

· подписание приказа руководителем.

Заголовок к тексту является обязательным реквизитом, он должен быть сформулирован четко, кратко и выражать основное. Текст приказа состоит,как правило, из двух частей: констатирующая и распорядительная. Если поручений в распорядительной части несколько, то каждое поручение выделяется в самостоятельный пункт. Распорядительная часть начинается со слова «приказываю», которое печатается прописными буквами. Работник службы делопроизводства должен ознакомить сотрудников с содержанием приказа.

Сроки хранения приказов по основной деятельности.

• По работе предприятия в целом: от 10 лет до закрытия.
• По административно-хозяйственным вопросам: 5 лет.
• По личному составу: до 75 лет, или до момента уничтожения сотрудника.

Распоряжение - правовой акт, издаваемый руководителем предприятия, для разрешения оперативных вопросов. Распоряжение составляется преимущественно по вопросам информационно-методического характера, по вопросам исполнения приказов и различных инструкций. Допускается издание распоряжения заместителями руководителей организации или руководителями самостоятельных структурных подразделения. Реквизиты те же, что и приказ. Состоит из 2 частей. Распорядительная часть начинается словами «предлагаю» или «обязываю». Последний пункт распоряжения, как правило, делается контрольным. В нем указывается лицо, осуществляющее контроль над распоряжением. Сроки хранения:

• По деятельности предприятия в целом: от 10 до ликвидации.
• По административно-хозяйственным: 5 лет.

Решение - документ коллегиального органа, составляемый по организационно-производственным вопросам. Реквизиты те же. Распорядительная часть начинается со слов: «решил», «решила», «решили». Если решение вводит в действие какие-либо документы, то их следует оформлять в качестве приложений. Решения совета директоров, дирекции предприятия, собрания трудового коллектива, собрания акционеров имеют постоянный срок хранения.

Указание - распорядительный документ, составляемый в целях разрешения вопросов, связанных с исполнением поручений и инструкций. 2 части. Распорядительная начинается со слова «предлагаю». Порядковые номера в пределах календарного года.