Неправильно або неохайно оформлені документи, а також оформлені, на низькому культурному рівні, повертаються керівнику підприємства.

Вихідні телеграми та телефонограми мають порядкову нумерацію та реєструються для обліку у всіх формах (журналах, реєстрах) в тому порядку, що й і інша кореспонденція. Реєстраційні номери документів присвоюються у наростаючому порядку:

■ ініціативні вхідних документи та ініціативні вихідні в межах кожної з цих груп;

■ розпорядчі (накази, накази по особовому складу) та протоколи нарад - в межах справи, до якої вони відносяться;

■ внутрішні документи - в межах справ, до яких вони відносяться.

Зразки журналів реєстрації вхідних, вихідних та внутрішніх документів наведені на рис. 8.4, 8.5.

Порядковий номер	Куди і кому направлена кореспонденція	Короткий зміст	Індекс підрозділу

Рис. 8.4. Журнал реєстрації вихідних та внутрішніх документів.

Дата надходження та індекс документа	Кореспондент та індекс одержаного документа	Короткий зміст	Кому направлений документ на резолюцію	Резолюція (чи кому направлено документ)	Позначка про виконання документа
					6

Рис. 8.5. Журнал реєстрації вхідних документів

Реєстраційні номери вхідних і вихідних документів складаються з порядкового номера документа, умовного позначення структурного підрозділу чи посадової особи, номера справи, до якої буде підшитий документ або його копія. Наприклад, номер документа 81/02-04 засвідчує, що 81 - порядковий номер документа в журналі реєстрації, 02-04 - номер справи по номенклатурі. Можуть бути й інші системи реєстрації.

У практичній діяльності організацій використовуються дві реєстраційні форми: журнали та картки, що мають такі графи: індекс (номер) документа; дата документа; автор документа (внутрішня організація) - для вхідних документів; адресат (кореспондент) - для вихідних документів; резолюція, виконавець; строк виконання; відмітка про виконання; номер справи.

Фірми на власний розсуд можуть обирати оптимальний склад реєстраційних граф для оперативного використання наявної у них інформації. Як правило, реєстрація документів здійснюється централізовано. Децентралізована реєстрація допускається в установах з обсягом документообігу понад 10 тисяч на рік, з територіально роз' єднаними структурними підрозділами та у випадках, зумовлених специфікою діяльності фірми. Місце реєстрації закріплюється в інструкції діловодства. Реєструються документи з метою забезпечення їх обліку та контролю виконання.

Реєстрації підлягають всі документи, що потребують обліку виконання і використання (розпорядчі планові, звітні, обліково-статистичні, бухгалтерські, фінансові тощо) - як ті, що створюються і використовуються на фірмі так і ті, що надходять з інших установ від і приватних осіб.

Кожний документ реєструється лише один раз: вхідні - у день надходження або не пізніше наступного дня якщо документ надійшов у неробочий час, створювані - у день підписання або затвердження. У разі передачі зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу в інший повторно він не реєструється.

Реєстрація документів проводиться в межах груп залежно від найменування, виду, автора і змісту. Окремо, наприклад, реєструються урядові документи, накази керівника та накази відносно особового складу, про відрядження, рішення колегії, акти ревізій фінансово-господарської діяльності, бухгалтерські звіти, заявки на матеріально-технічне постачання. У процесі реєстрації документам даються умовні позначення - реєстраційні індекси, які складаються з порядкових номерів у межах типу документів, що реєструються і доповнюються індексами за номенклатурою справ, питань діяльності, кореспондентів тощо.

Для реєстрації всіх категорій вхідних і створюваних документів у державних установах застосовується реєстраційно-контрольна картка, придатна для опрацювання засобами обчислювальної техніки. У невеликих фірмах з обсягом документообігу 500-600 на рік допускається журнальна форма реєстрації.

При картковій формі реєстрації вид і визначення кількості картотек залежить від конкретних потреб. В установах, де довідкові картотеки ведуться в структурних підрозділах, реєстраційні картки складаються у двох примірниках (для канцелярії і структурного підрозділу, якому вона передається разом з документами). У разі вилучення документа для контролю виготовляються три примірники картки.

Для зручності реєстраційні картки групуються в обліково-довідкові картотеки, які заводяться окремо на кожний календарний рік. Такі картотеки, як правило, складаються з двох частин - виконаних і невиконаних документів. Перша частина використовується для пошуку виконаних документів з певного питання, друга - для пошуку документів у процесі їх виконання за виконавцями, кореспондентами або строками виконання. Якщо реєстраційних карток багато, їх розкладають по розділах за напрямами діяльності фірми, покладеними в основу назв її структурних підрозділів.

У процесі виконання документів картки з розділів першої частини з проставленими на них необхідними позначками переставляються у відповідний розділ і рубрику другої частини картотеки.

При журнальній формі реєстрації документів рекомендовано вести такі журнали:

а) урядових документів;

б) наказів керівника установи з основної діяльності;

в) наказів щодо особового складу;

г) відряджень;

д) рішень колегії фірми;

е) актів ревізій фінансово-господарської діяльності тощо.

Автоматизована реєстрація документів здійснюється централізовано в місцях, обладнаних засобами обчислювальної техніки.

Запис здійснюється з РКК, складеної на базі обов'язкових реквізитів реєстрації, що забезпечують сумісність програмних і технічних засобів, або шляхом прямого вводу з документа реквізитів реєстрації.

При автоматизованій реєстрації формується банк реєстраційних даних, а за наявності комп'ютерної мережі - центральний банк реєстраційних даних.

Автоматизовані банки даних забезпечують працівників апарату управління інформацією про всі документи і місце їх знаходження за допомогою вводу інформації на дисплей і виготовлення машинограм. При частковій автоматизації пошукових операцій повинна додержуватися сумісність традиційної і автоматизованої систем реєстрації і пошуку.

Пошук необхідної інформації, як правило, здійснюється централізовано на автоматизованих місцях реєстрації та опрацювання інформації. Користувач повинен мати можливість у будь-який момент одержати інформацію про всі або кілька реквізитів реєстрації і знаходження документа.

Існує декілька форм реєстрації документів: централізована, децентралізована і змішана. При централізованій системі створюється єдиний довідковий центр роботи з документами. Децентралізована передбачає реєстрацію в місцях створення чи виконання документів. З урахуванням особливостей підприємства може застосовуватися і змішана система, коли решта частина документів реєструється централізовано, - в структурних підрозділах.

На невеликих комерційних підприємствах найчастіше практикується централізована система реєстрації. Однак вона завжди має бути одноактною. Документ не може реєструватися повторно в процесі його обігу всередині підприємства.

Документи при реєстрації поділяються на кілька груп, кожна з яких реєструється окремо:

♦ вхідні документи;

♦ вихідні документи;

♦ внутрішні документи;

♦ комерційні контракти;

♦ документи з грифом "КТ" ("Конфіденційно", "Комерційна таємниця").

Напрями й переваги попереднього розгляду документів наведені на рис. 8.6, 8.7.

Блок-схема роботи з вхідними документами подана на рис. 8.8. Порядковий реєстраційний номер документа присвоюється починаючи з № 1 з 1 січня кожного року по 31 грудня. Перелік документів, які не реєструються діловодною службою, наведено в табл. 8.2.

Таблиця 8.2