Технология Контроля за исполнением документов

Порядок контроля и сроки исполнения документов в федеральных органах исполнительной власти определяются Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 19.01.2005 № 30 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 4, ст. 305) и Типовым регламентом внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. № 452 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 31, ст. 3233).

Контроль исполнения документов включает:

· постановку документа на контроль;

· регулирование хода исполнения;

· снятие исполненного документа с контроля;

· направление исполненного документа в дело;

· учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов;

· информирование руководителей о состоянии исполнения документов.

Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения, перечень которых утверждается руководителем федерального органа исполнительной власти.

При постановке документа на контроль в правом верхнем поле документа ставится отметка о контроле, которую обозначают буквой "К" или словом (штампом) "Контроль".

Контроль исполнения обеспечивается определенным в регламенте федерального органа исполнительной власти структурным подразделением.

Структурное подразделение, обеспечивающее контроль исполнения, как правило, еженедельно представляет руководителю федерального органа исполнительной власти, заместителям руководителя федерального органа исполнительной власти и руководителям структурных подразделений информацию о находящихся на контроле документах по форме, определенной руководителем федерального органа исполнительной власти.

В федеральных министерствах структурное подразделение, обеспечивающее контроль исполнения, в те же сроки представляет аналогичную информацию руководителям федеральных служб и федеральных агентств, находящихся в ведении федерального министерства.

Контроль исполнения документов строится на базе регистрационных данных.

Контрольная картотека систематизируется по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов.

Контроль за исполнением документов и принятых решений - неотъемлемая функция управления, необходимый элемент организации управленческого труда и важная составная часть делопроизводственного процесса.

Цель контроля - содействовать своевременному и правильному исполнению документов и устных поручений руководства, обеспечить получение информации, необходимой для оценки деятельности подразделений и исполнителей.

В контрольной деятельности различают две группы операций: контроль за исполнением документов по существу поставленных в них вопросов и контроль за исполнением документов с точки зрения соответствия формы создаваемых документов их содержанию и за своевременным исполнением. Первую группу контрольных операций выполняют руководители всех рангов; вторую - делопроизводственная служба учреждения.

По указанию руководителя учреждения или структурного подразделения исполнение документов может контролировать специально назначенный сотрудник, не числящийся в составе делопроизводственной службы, но совмещающий свои прямые обязанности с обязанностями по контролю за исполнением документов.

Важным условием эффективности контроля является его централизация. Следует сосредоточивать контрольные операции в одном структурном подразделении либо у одного сотрудника. Их контрольные функции должны быть изложены в инструкции по делопроизводству.

Основные задачи контрольной службы следующие:

- контроль за сроками исполнения контролируемых входящих, исходящих и внутренних документов;

- контроль за исполнением устных указаний руководства;

- контроль за формой решений, принятых во внимание документов и устных указаний руководства;

- обобщение данных, получаемых в результате контрольной деятельности и доведение их до сведения руководства;

- анализ исполняемости документов и разработка предложений по ускорению и совершенствованию документообращения, укреплению исполнительной дисциплины.

Контролю подлежат наиболее важные входящие, исходящие и внутренние документы. Контроль за исполнением следует организовать так, чтобы обязательно получить информацию о неисполнении любого зарегистрированного документа.

Нормативы времени на работу с документами:

1) Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления (утвержде­ны Постановлением Министерства труда Российской Феде­рации от 25 ноября 1994г. № 72). - М.,1995.

2) Нормы времени на работы по автоматизированной архив­ной технологии и документационному обеспечению органов управления (утверждены Постановлением Министерства труда Российской Федерации от 10 сентября 1993 г. № 152). - М., 1993.

3) Нормы времени на работы по документационному обеспече­нию управленческих структур федеральных органов исполни­тельной власти, утверждены постановлением Минтруда от 26 марта 2002 г. № 23.

4) Единые нормы времени (выработки) на машинописные рабо­ты (утверждены Постановлением Госкомтруда СССР и Прези­диума ВЦСПС от 19 июня 1984 г. №189/11-64).-М., 1988.

5) Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров. - М., 1991.

Последний нормативный документ полезен для работы с кад­ровой документацией, хотя некоторые его положения устарели.

Все эти нормативы рекомендуются для применения в управ­ленческом аппарате учреждений, организаций, предприятий, фирм независимо от форм собственности.

В учреждении составляют перечень документов, подлежащих индивидуальному контролю в соответствии с действующими нормативными актами и указаниями. По указанию руководства на контроль могут быть взяты документы, не включенные в перечень. В каждом учреждении составляют индивидуальный перечень контролируемых документов, в который наряду с документами вышестоящих и директивных органов и распорядительными документами самого учреждения включают важные специфические документы, свойственные данной системе управления.

Следует обратить внимание на то, что каждое учреждение, организация должны иметь Табель срочных донесений. Это нормативный документ, определяющий порядок представления, направления информации по срокам, содержанию, формам и адресам.

Примером организации контроля может служить извлечение из Инструкции по делопроизводству в аппарате управления ОАО «Российские железные дороги».