Композиция делового письма

Лекция №7

Композиционные особенности документов

Структура текста

Рубрикация текстов

Композиция делового письма

 

Структура текста

Термин композиция имеет различные толкования. При этом к основному, родовому термину композиция могут присоединяться различные определители: реквизитная композиция, смысловая композиция, информационная композиция и пр. Но введение подобных терминов не снимает неопределенности, даже для документов официально-делового стиля, в отношение которых действуют ограничения или даже строгие предписания, обусловленные требованиями стандартизации, устоявшиеся закрепленные или незакрепленные правила. Чем выше степень закрепленности внутридокументной позиции словесных формулировок и чем жестче ограничения их лексико-фразеологического состава, тем ближе документ к тому, что называется бланком.

Чаще всего под композицией понимаются особенности пространственной соотнесенности частей документа, построение документа с точки зрения взаиморасположения тематически завершенных микроконтекстов в пределах документов, их физическое и смысловое позиционирование. В этом случае основными единицами, формирующими композиционную структуру документов, становятся отдельные высказывания, синтагмы. Соссюровское понимание синтагмы, представленное в Лингвистическом энциклопедическом словаре (Кубря-кова, с. 447), связано с формированием единицы на базе нескольких высказываний, соединенных единой функциональной задачей в пределах текста.

Довольно интересным и результативным может быть подход, в котором композиция связывается с понятием информационной емкости документа (Плэтт). В соответствии с концепцией В. Плэтта, композиционные составляющие влияют на информационную емкость документа, то есть на реальное количество информации, вложенное в текст, как физически ограниченное множество знаков языка.

В отличие от документов научно-технического стиля (монографий, статей, тезисов), имеющих довольно много общего по причине одинаковой целевой заданности, деловые документы преследуют слишком разные цели, работают в различных системах содержательных и причинно-следственных отношений. Универсальная структура научного документа выглядит довольно устойчиво для любого используемого в этой сфере жанра: постановка проблемы — гипотеза — объем исследований и терминология —.общее рассмотрение проблемы — исторический анализ — методика изучения и анализ полученных результатов — неблагоприятствующие факторы — аналогии — анализ причин, выделение важнейших противоречий и факторов — окончательное рассмотрение проблемы — выводы. Не все приведенные компоненты присутствуют в каждой научной работе эксплицитно, различные причины будут определять выбор компонентов из перечня. Различным будет, и объем разделов, соотнесенных с компонентами структуры. Это и будет, определять соотношение компонентов — композиционных составляющих.

Для деловых документов вообще установить единую структуру композиционных составляющих вряд ли возможно. Конечно и для текста, относящегося к официально-деловому стилю, справедливо утверждение о том, что «правильно построенный текст - это такое единство предложений, второе направлено на выполнение определенных стратегических и тактических задач общения» (Демьянков, с. 113), но текст официально-делового стиля «обрастает» таким множеством условных решений, связанных с текстовой позицией того или иного составляющего, что говорить о «правильном» построении-можно лишь как о проявлении логики в вербализации той части документа, которая предполагает не составление, а сочинение текста. Скажем, при подготовке такого документа, как заявление, заданы позиции адресата, адресанта, названия документа, завершающих реквизитов, а суть просьбы и обоснования в их речевом изложении потребуют при переходе от замысла к тексту координации соответствующих фрагментов относительно друг друга.

Попытки оптимизировать композиции деловых документов связаны с довольно сложной комплексной задачей: с одной стороны, такая оптимизация способствует унификации документов определенного вида, все документы, работающие в рамках решения информационных задач одного типа построены одинаково; с другой стороны — стабильность композиции оптимизирует речевое общение, эта стабильность порождает условия для прогнозирования последующего информационного блока в документе, становится ясно, «что за чем будет». Таким образом, оптимизированная композиция становится довольно эффективным средством речевого воздействия, повышает прагматическую ценность документа.

Заданность композиции делового документа решает еще одну важную задачу: способствует поддержке таких параметров, как полнота и точность сведений, необходимых для данного типа документов. По сути вводится система ограничений на способ текстового воплощения необходимых компонентов передаваемого сообщения. Эти ограничения определяют наличие обязательной информации, связав ее с определенной позицией в документе. При этом упрощается задача анализа и обработки документов.

 

 

Рубрикация текстов

Регламентация порядка изложения как одна из основных составляющих композиционной характеристики в значительной мере зависит от функционально-прагматического типа документа, максимума регламентация достигает в машинообрабатываемых документах, относительно невелика она в деловых письмах, где ориентиром служит предметный интерес и сложившаяся традиция письма.

Композиция — в известной степени, пространственная характеристика текста. Расположение долей информации, отвечающее требованиям коммуникативной задачи и определенным формальным требованиям, делает эту характеристику многозначной. Мы должны решить две, по крайней мере, задачи: что нужно и можно сказать в этом документе (определение смысла документа), и как это можно сказать, чтобы документ имел соответствующий статус. Обе задачи связаны с определением единиц, формирующими заданный текст. В число единиц безусловно войдут предложения, специфика которых в официально-деловом стиле — наличие большого количества устойчивых словосочетаний как опорных конструкций. Эти устойчивые словосочетания определяют композиционный каркас текста, его модальность и тональность.

В составе деловых документов отчетливо определяются границы между группами предложений, выполняющими определенную законченную функционально-смысловую роль. Микроконтекст с завершенной мыслью и направленностью, как компонент смысловой структуры документа, имеет различные наименования: «Сложное синтаксическое целое, сверхфразовое единство, компонент, прозаическая строфа» и др. Используя далее термин «сверхфразовое единство», заметим, что в текстах официально-делового стиля сложность предложений в коммуникативном отношении делает их эквивалентными сверхфразовым единствам. Прежде всего, в связи с рассмотрением сверхфразовых единств возникает проблема рубрикации — выделения в тексте документа составных частей. Кроме точки — знака окончания предложения, очевидным способом внешнего выражения композиционной структуры текста будет использование абзаца, под которым понимается либо отступ вправо на несколько знаков в самом начале строки, соответствующей началу очередного сверхфразового единства, либо пропуск строки между сверхфразовыми единствами. Абзацный пропуск — композиционный прием, используемый для показа перехода от одной мысли — части общего содержания документа — к другой. Наличие абзацев подчеркивает структуру и внутреннюю логику документа. Как уже отмечалось выше, сверхфразовое единство может состоять из одного предложения. Следовательно, абзацем может выделяться и одно предложение, чаще всего сложное по структуре и содержанию или имеющее особую коммуникативную нагрузку. Поскольку большая часть подходов к сверхфразовому единству имеет проблемный характер, ряд соображений о роли и особенностях этой единицы содержатся в разделе, дополняющем это пособие.

В тех случаях, когда сверхфразовые единства имеют самостоятельную коммуникативную задачу, обладают некоторой внутренней свободой в коммуникативном отношении, возможны более радикальные средства их выражения: нумерация, использование буквенной символики в качестве индексов сверхфразовых единств. При этом текст не только разбивается на фрагменты с некоторой самостоятельностью, но и еще более упорядочивается, приобретает более строгую структуру.

Блок сверхфразовых единств может формировать более крупные составные части текста; В отличие от сверхфразового единства фрагмент в документе может иметь еще более разнообразные функции и размеры. Это могут быть главы, параграфы, разделы, части, блоки. На практике текст часто строится таким образом, что параграф и глава соотносятся как часть и целое. Очень часто отмеченные фрагменты имеют свои собственные заголовки. В практических рекомендациях по рубрикации (Рахманин, с. 184—189) приводятся определенные условия использования вспомогательных рубрицирующих средств: нумерация при наличии как минимум двух элементов перечисления с одинаковым композиционным статусом, однородность рубрикаторов по отношению к фрагментам одного структурно-композиционного уровня, условность и однотипность пунктуации при рубрикации. К настоящему времени сохраняется довольно большое разнообразие в использовании средств рубрикации, возможно, здесь полезным было бы применение унифицирующих подходов.

Интересной и эффективной формой рубрикации является введение внутренних заголовков и подзаголовков. Эти средства не только вполне определенным образом отражают границы между фрагментами, но и логически упорядочивают текст, несут значительную коммуникативную нагрузку, выражая в компрессированной форме содержание соответствующего фрагмента. Коммуникативные возможности внутреннего заголовка, являющегося результатом аналитико-синтетической обработки текстового фрагмента, настолько значительны, что в информационном поиске известны случаи использования заголовков в качестве поисковых образов документов. Возможности как общих, так и внутренних заголовков, их составление и оформление достойны специального исследования. Необходимо обратить внимание на различия между внутренними заголовками и подзаголовком, следующим за основным заглавием. В последнем случае подзаголовок применяется для более полного или аспектного раскрытия содержания.

Схема построения текста с точки зрения иерархии композиционных составляющих, предложенная Г.Я. Солгаником: предложение — прозаическая строфа — фрагмент — глава — часть — законченное произведение применительно к деловым документам не выглядит противоречивой. Однако возможно, что жанровые особенности документов не предполагают наличия всех уровней составляющих. Кроме того, не до конца решенный вопрос о принципах противопоставления, например, главы и части или фрагмента и главы не дает возможности однозначно квалифицировать композиционный тип единицы. Отмеченный особый характер предложения, в особенности сложность и объемность его в деловом тексте, изменяет статус этой единицы, делает ее неким промежуточным образованием, имеющим грамматический статус предложения и коммуникативный статус сверхфазового единства.

В отличие от текстов иных функциональных стилей, документы официально-делового стиля чаще всего небольшие по протяженности. Прагматика и стилевые ограничения делают каждый элемент документа максимально нагруженным коммуникативно. Увеличивается роль и удельная информационно-коммуникативная значимость каждой единицы, входящей в текст.

 

Композиция делового письма

 

Довольно существенны различия русской и зарубежной школ официальной переписки с точки зрения оформления структурных элементов делового письма.

Обычно письмо отпечатывают на фирменном бланке, в верхней части которого типографским способом напечатаны реквизиты.

Шапка-заголовок (реквизиты) включает: название фирмы, имя отправителя, адрес отправителя, дату отправки, номера телефонов, телексов и факсов, адрес электронной почты. Здесь же должны быть отражены регистрационный номер фирмы и фамилия руководителя компании. Нужно отметить, что при записи даты месяц обозначается словом, а день и год цифрами. Однако последовательность расположения этих элементов может быть различной. Так, в русской и европейской деловой переписке принята следующая последовательность: день, месяц, год (знаки препинания не ставятся), например: 1 апреля 2000; а в письмах, адресованных в США, сначала следует указывать месяц, затем день и год отправки (перед указанием года может стоять запятая), например: Март 8, 2007 или Март 8 2007.

Последовательность элементов, составляющих наименование и адрес получателя, также различна. По стандарту американской и английской деловой переписки адрес обычно пишется через два и более интервалов ниже даты. Он должен состоять из следующих последовательных компонентов: титул и имя адресата (сначала указывается титул, потом имя, потом фамилия); должность в компании (если необходимо); номер или название дома и название улицы; название города, поселка или деревни, почтовое управление (прописными буквами); название штата (в США) или название графства (в Великобритании), почтовый индекс (прописными буквами без знаков препинания), название страны [11, 5—7]. Например:

Миссис Роберте Филологический Факультет Вестминстерского Университета 18 Истон Центр Лондон NW 1 ЗЕТ Великобритания

Порядок написания адреса для корреспонденции, направляемой в другие страны, должен соответствовать внутренним правилам адресации, действующим в этих странах.

При составлении деловой корреспонденции для зарубежных партнеров следует учитывать, что правила оформления деловых писем, состав и месторасположение реквизитов, принятые в отечественном деловом письме, отличаются от стандартов оформления деловых писем международного образца. Так, типовыми реквизитами международного делового письма являются:

1 — заголовок;

2 — номер документа;

3 — дата;

4 — специальные почтовые отметки (например: экспресс-почта);

5 — уведомление о конфиденциальности (уведомление персонально или конфиденциально соответственно означает, что письмо должно быть вскрыто только адресатом или доверенным кругом лиц);

6 — адресат (адресные сведения указываются в той же последовательности, что и на конверте: имя, фамилия, должность адресата, название компании (организации) и далее полный почтовый адрес);

8 — указание на желательность ознакомления (например: «Вниманию г-на ... — обращение;

9 — заголовок к тексту (предметная строка);

10 — текст;

11 — учтивое заключение;

12 — подпись;

13— пометка об исполнителях;

14— приложения;

15— копии письма;

16— постскриптум

Что касается оформления (расположения на листе) указанных реквизитов, то в мировой практике деловой переписки сложилось несколько стилей. В настоящее время наиболее употребительными являются три основных стиля: блочный, модифицированный блочный и упрощенный.

Блок представляет собой объединенные общим смыслом несколько фраз. Для удобства восприятия в блок обычно объединяют не более 6—8 строк. Блочный стиль предполагает обязательное выравнивание текста по левой границе для всех структурных элементов письма. Исключение составляет только заголовок, включающий фирменный знак, наименование фирмы или организации, почтовый адрес, абонентские номера оперативных средств связи. Он может располагаться посередине верхней строки. Блоки разделяются между собой пропуском строки.

Дата ___________________

Адрес ___________________

Обращение ____________________

Текст ____________________

____________________

______________________

Заключение ____________________

Подпись ____________________

Инициалы машинистки ____________________

Замечание о наличии приложений ____________________

В модифицированном блочном стиле дата и блок подписи размещаются в правой половине страницы, что способствует, по мнению критиков обычного блочного стиля, лучшему зрительному восприятию текста. Дату, учтивое заключение и подпись располагают немного правее осевой линии, сохраняя фиксированную левую границу.

Дата _____________

Адрес

____________________

___________________

Обращение _____________________

Текст _______________________________

_______________________________

________________________________

 

Заключение ____________

Подпись

Инициалы исполнителя

________________

Замечание о наличии приложений .

__________________

Упрощенный стиль был предложен Американским обществом управления для рационализации оформления корреспонденции. Его главное отличие в том, что такие структурные элементы, как обращение и учтивое заключение, опускаются. Для него также характерно использование предметной строки (заголовок к тексту), т. е. в краткой форме указывается вопрос, по которому пишется письмо.

Дата

Адрес ___________________

Предметная строка

Текст

 

Заключение

Подпись

Инициалы исполнителя

Замечание о наличии приложений

В международной практике упрощенный стиль пока не получил значительного распространения.

Абзац в начале строки («красная строка») также является элементом оформления. Формально он может использоваться с любым из указанных выше основных стилей, однако чаще блочном стиле.

В корреспонденции рекламного характера для привлечения ¹ внимания в практике зарубежного делового письма используются нестандартные варианты оформления, например, наклонные границы блоков, нависающая строка и др.