Пропустите менее важные дела

Эффективное использование времени

 

Достичь успеха в учебе, работе и жизни Вам поможет умение эффективно распоряжаться временем. В данном пособии предлагается несколько советов относительно того, как распределять свое время, как его экономить и эффективно использовать. Мы уверены, эти советы помогут Вам стать настоящими хозяевами своего времени.

 

Сосредоточьтесь на главном

Известный итальянский социолог и экономист Вильфредо Парето вывел интересную закономерность, получившую название «Принцип Парето», или «Принцип 80/20».

Парето заметил, что на получение 80% результатов, достигаемых в работе, у человека уходит 20% всего затраченного времени. Выходит, что на практике 4/5 прилагаемых (80%) усилий не оказывают значительного влияния на нашу жизнь!

Есть множество примеров, подтверждающих справедливость принципа 80/20: на 20% Ваших ковров приходится 80% воздействий, ведущих к их износу. 80% всего времени Вы носите 20% имеющейся у Вас одежды. 20% преступников совершают 80% преступлений; 20% водителей виновны в 80% дорожно-транспортных происшествий; 20% вступивших в брак ответственны за 80% разводов, наконец, 20% детей используют 80% возможностей, предоставляемых системой образования в данной стране.

Принцип 80/20 также означает, что по степени значимости, выполнив лишь 2 дела из 10, Вы осуществите большую часть (80%) поставленной перед Вами задачи. Поэтому отметьте для себя эти дела и выполняйте их. Что касается большинства из оставшихся 8 дел, то можете оставить их, поскольку их важность для Вас несравненно ниже.

Не забывайте постоянно напоминать себе о том, что Вы больше никогда не будете заниматься мелочами, и сосредоточьте все свои силы на выполнении этих 20% дел, имеющих для Вас наибольшую значимость.

 

Составьте план работы

Для этого:

1. составьте список всех запланированных дел;

2. определите очередность в соответствии с их значимостью.

Не все задания одинаково значимы. Составив список дел, определите порядок их выполнения согласно степени их значения. В этом Вам поможет очередность ABC.

 

Очередность ABC

Очередность ABC означает, что слева от названия планируемого дела необходимо поставить букву А, В или С. При этом А - самое важное дело, В - менее важное, С - незначительное. Такая классификация, как Вы понимаете, будет сделана Вами наугад, поскольку Вы не можете быть уверены в правильности выбора до конца. Тем не менее, будет полезно провести сравнительный анализ всех дел, прежде чем определить очередность ABC.

Для определения очередности выполнения всех запланированных дел необходимо понять, что срочность и важность - это не одно и то же.

Срочные дела не обязательно важны, в то время как важные дела не обязательно являются срочными.

Поэтому, когда Вам необходимо сделать сразу несколько дел, подумайте, какое из них в действительности является самым важным в данный момент.

Если Вы допустите, что срочные дела будут управлять Вами, Вы упустите нечто очень важное и полностью погрязнете в текучке.

Как определить, какие дела наиболее важны? Для этого достаточно ответить на следующие вопросы:

А. Послужит ли это дело достижению одной из основных целей в моей жизни?

Б. Поручено ли это дело мне лицом, мнением которого я не могу пренебречь, например начальником или директором?

В. Связано ли это с моей работой или карьерой?

Г. Поможет ли исполнение этой работы моему продвижению по службе? Или в случае неисполнения это затруднит мой карьерный рост?

Д. Повысит ли это уровень моих знаний?

Е. Возникнет ли необходимость сотрудничества с другими людьми?

Ж. Важно ли это для человека, который меня интересует?

З. Если я не сделаю этой работы, каковы будут последствия?

Если Ваши ответы будут отрицательными, данное дело не стоит относить к важным.

 

Планирование

Для более эффективного достижения своих целей предлагаем вам завести дневник (ежедневник), либо пользоваться электронными программами для планирования вашего времени, разных занятий и мероприятий. Один из возможных вариантов такого планирования – календарь в сервисе гугл https://calendar.google.com/calendar, который можно синхронизировать с мобильным устройством, установив бесплатное приложение.

Пример использования календаря:

 

Можно планировать на разные интервалы времени – для начала попробуйте на неделю.

В конце дня полезно подводить итоги – что вы сделали, а что не успели и почему, что помешало? Очень многие великие люди вели дневник и свои достижения и успех во многом возлагали именно на эту полезную привычку.

 

Пропустите менее важные дела

Распределив дела по степени значимости, выделите менее важные дела и вычеркните их из списка.

По возможности просто откладывайте на завтра такие дела, как уборка, стирка и собирание разбросанных книг и журналов - эти рутинные дела не переделать. Постоянно спрашивайте себя: «Если я не сделаю этого, какие будут последствия?» Если ответ будет: «Ничего страшного не случится», значит, Вы можете смело отложить то или иное дело на более поздний срок.