Тема 3. Должностные обязанности секретаря.

План

1 Назначение должностной инструкции секретаря и ее виды.

2 Содержание разделов должностной инструкции секретаря.

3 Специфические функции, характерные для должности секретаря.

4 Процедура разработки и утверждения инструкции.

Должностная инструкция — это правовой акт, издаваемый в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы.

Должностные инструкции бывают:

- примерные, они могут разрабатываться вышестоящими или сторонними организациями и носят рекомендательный характер;

- типовые, после доработки и утверждения руководителем организации носят обязательный характер;

- индивидуальные, они составляются для штатной единицы, для которой нет типовой инструкции.

Должностные инструкции разрабатываются на все должности, предусмотренные штатным расписанием.

Должностная инструкция – документ, разъясняющий порядок взаимоотношений работника и работодателя. Она позволяет более точно прояснить взаимоотношения между работодателем и наемным работником. Как ни странно, в Трудовом кодексе не содержится каких-либо упоминаний об этом документе, что, тем не менее, не умаляет его важности. Основная функция должностных инструкций – упорядочение работы кадрового отдела в частности и всего предприятия в целом. Описывая права и обязанности сотрудников, инструкции способствуют организации и структурированию работы персонала, а также помогают каждому сотруднику предприятия четко представлять себе предписанные им полномочия, возможности и степень ответственности перед предприятием.

Без должностной инструкции не обойтись и в случае найма новых работников. Отсутствие должностной инструкции в первую очередь не выгодно работодателю. Невооруженный документом, регламентирующим отношения с работниками, работодатель не сможет:

- давать обоснованный по закону отказ в приеме на работу;

- объективно оценивать трудовые усилия нового работника, принятого на испытательный срок;

- грамотно распределять трудовые обязанности между сотрудниками;

- осуществлять перевод работников на другие должности, в том числе временно;

- оценивать эффективность исполнения сотрудниками своих трудовых обязанностей и мн. др.

Иными словами, должностная инструкция – это своеобразный гарант для работодателя в случае каких-то споров с работниками. Отсутствие этого гаранта не является нарушением трудового законодательства, но может привести к тому, что любое действие или решение работодателя, вызвавшее недовольство того или иного сотрудника, может быть успешно – не в пользу работодателя – оспорено в суде. К тому же, не подкрепляя свои действия соответствующим документом – должностной инструкцией – работодатель, порою сам того не зная, рискует принять незаконные решения по тем или иным вопросам.

В приказе о приёме на работу не содержится подробного изложения компетенций секретаря, да и в случае заключения контракта перечень функций не всегда исчерпывающий. Чтобы избежать разночтений при определении круга полномочий сотрудника, должностная инструкция секретаря организации должна содержать подробные обязанности, права, которыми он обладает, а также меру ответственности за нарушение трудового договора, правил внутреннего трудового распорядка, причинения ущерба работодателю и т. п.

Структура должностной инструкции закреплена в государственных квалификационных справочниках и содержит все основные требования к сотруднику и нюансы позиции, а также её место в оргструктуре организации. Должностная инструкция "Секретарь", как и любая другая, должна включать следующие части:

- Общие условия. Здесь указывается порядок приема и увольнения, подчинённость, порядок замещение работника.

- Трудовые функции. Один из важнейших разделов, который нужно подробно отразить.

- Права, предоставляемые работнику.

- Пределы ответственности за нарушения.

- Квалификация, профессиональный опыт, образовательный уровень

- Что должен знать сотрудник на данной позиции.

- Взаимосвязи между ним и другими подразделениями организации.

Указанные разделы не могут быть урезаны, но их допустимо расширять и добавлять необходимые пункты.

Процесс написания должностных инструкций, на самом деле, не слишком сложный. Как правило, начинают с составления перечня задач, которые нужно выполнять сотруднику. Обычно такой список содержит 20-30 должностных обязанностей, которые пересматриваются и сокращаются. В конечном итоге в должностную инструкцию записывается 10-12 обязанностей. В небольших организациях круг обязанностей одного сотрудника может быть более широким, чем в крупных компаниях. Но не стоит составлять должностную инструкцию с очень широким списком обязанностей, так как такая инструкция может стать громоздкой и неэффективной.

Порядок составления должностной инструкции в нашей республике не урегулирован на законодательном уровне. Это дает возможность работодателю самостоятельно решать вопросы её содержания, оформления и дальнейшей корректировки. Таким образом, по желанию работодателя, должностная инструкция может утверждаться и как самостоятельный документ, и как приложение к трудовому договору.

Согласно рекомендациям Республиканского центра занятости Министерства труда и социальной политики Донецкой Народной Республики, за основу для разработки должностных инструкций следует принимать квалификационные характеристики, прописанные в Едином квалификационном справочнике должностей. В результате в инструкции должны быть отражены следующие данные: квалификационные требования, функции, обязанности, права и ответственность сотрудника.

Структуру должностной инструкции составляют разделы:

- общие положения;

- обязанности (функции);

- права;

- поощрения;

- ответственность;

- взаимоотношения и связи по должности.

Раздел «Общие положения». Содержит указание занимаемой специалистом должности и должности того, кому он подчиняется, порядок назначения и освобождения от должности, а также квалификационные требования (необязательно).

Раздел «Обязанности». Содержит обязанности работника, установленные его непосредственным руководителем, и которые он должен неукоснительно исполнять.

Раздел «Права». Права в должностной инструкции рассматриваются как инструмент, способствующий выполнению прямых обязанностей работника. Иными словами, если для надлежащего выполнения тех или иных обязанностей работнику требуется доступ к определенной информации, то он имеет право требовать предоставление этой информации и т.д.

Раздел «Поощрения». Содержит данные об окладе и различных выплатах.

Раздел «Ответственность». Содержит информацию о дисциплинарной (редко) и материальной ответственности, возлагаемой на работника при совершении тех или иных действий.

Раздел «Взаимоотношения и связи по должности». Этот раздел добавляют в инструкцию только в том случае, если должностные инструкции разработаны для каждого сотрудника. Указывается взаимосвязь должностей: кто, кому, какие функции и обязанности передает в том или ином случае. Грамотно и досконально прописанные в разделе связи по должности помогут в дальнейшем предотвратить не один рабочий конфликт.

Внесения изменений в должностную инструкцию возможно при изменении обязательных условий трудового договора. Причем только после того, как сотрудник выразит свое согласие с новыми условиями труда.

В том случае, если должностная инструкция – не самостоятельный документ, а приложение к трудовому договору, то для внесения исправлений в неё готовят специальное дополнительное соглашение. В противном случае составляют новую должностную инструкцию.

Рассмотрим типовую должностную инструкцию секретаря.

Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена на основании трудового договора и в соответствии с положениями Трудового кодекса ДНР и иных нормативных актов, регулирующих трудовые правоотношения в Республике.

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Секретарь относится к категории технических исполнителей, принимается и увольняется на работу приказом директора предприятия.

1.2. На должность секретаря назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование, без предъявления требований к стажу работы, или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.

1.3. Секретарь руководителя непосредственно подчиняется руководителю предприятия.

1.4. В своей деятельности секретарь руководителя руководствуется: нормативными документами по вопросам выполняемой работы; методическими материалами, касающимися соответствующих вопросов; уставом предприятия; правилами трудового распорядка; приказами и распоряжениями директора предприятия (непосредственного руководителя); настоящей должностной инструкцией.

1.5. Во время отсутствия секретаря руководителя его обязанности выполняет в установленном порядке назначаемый заместитель, несущий полную ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

2. ФУНКЦИИ

На секретаря руководителя возлагаются следующие функции:

2.1. Осуществление работы по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя предприятия.

2.2. Ведение делопроизводства.

2.3. Организация приема посетителей.

3. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

Для выполнения возложенных на него функций секретарь руководителя предприятия обязан:

3.1. Осуществлять работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя предприятия.

3.2. Принимать поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передавать ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.

3.3. Вести делопроизводство, выполнять различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.

3.4. Принимать документы и личные заявления на подпись руководителя предприятия.

3.5. Готовить документы и материалы, необходимые для работы руководителя.

3.6. Следить за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверять правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивать качественное их редактирование.

3.7. Организовывать проведение телефонных переговоров руководителя, записывать в его отсутствие полученную информацию и доводить до его сведения ее содержание, передавать и принимать информацию по приемно-переговорным устройствам, (телефаксу, телексу и т. п.), а также телефонограммы, своевременно доводить до его сведения информацию, полученную по каналам связи.

3.8. По поручению руководителя составлять письма, запросы, другие документы, готовить ответы авторам писем.

3.9. Выполнять работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), вести и оформлять протоколы заседаний и совещаний.

3.10. Осуществлять контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на контроль.

3.11. Вести контрольно-регистрационную картотеку.

3.12. Обеспечивать рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создавать условия, способствующие его эффективной работе.

3.13. Печатать по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы или вводить текущую информацию в банк данных.

3.14. Организовывать прием посетителей, содействовать оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

3.15. Формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивать их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

3.16. Копировать документы на персональном ксероксе.

4. ПРАВА

Секретарь имеет право:

4.1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.

4.2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей инструкцией.

4.3. Получать от руководителей структурных подразделений, специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.

4.4. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Секретарь несет ответственность:

5.1. За неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных действующим трудовым законодательством.

5.2. За совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством.

5.3. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующим трудовым, уголовным и гражданским законодательством.

С настоящей должностной инструкцией ознакомлен: Дата. Подпись.

Должностная инструкция помощника руководителя, например, разработана с учетом квалификационных характеристик «Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих», который четко регламентирует требования к образованию, стажу работы, знаниям и умениям помощника руководителя.

В отличие от типовой инструкции секретаря, представленной выше, в должностной инструкции более жесткими являются общие положения, связанные с требованиями, предъявляемыми к помощнику руководителя, что диктуется тем, что личный помощник должен обладать еще более глубокими навыками, личностными и профессиональными качествами, ведь помощники – это те люди, которые помнят все и всегда, от которых зависит успех деловой встречи руководителя или празднование юбилея, и которые сопровождают своего шефа практически всегда и повсюду.

Кстати, стоит отметить тот факт, что в трудовых книжках (при условии официального трудоустройства, естественно) редко делают записи «помощник руководителя» или «референт». Чаще всего подобная должность записывается как «секретарь руководителя.

Вхождение в новые экономические условия требует новых знаний от специалистов самого разного уровня, в том числе и от помощника руководителя. Происходит пересмотр профессиональной самооценки работниками разных уровней, а в частности и секретарям. Наиболее востребованными на рынке труда становятся те из них, кто владеет иностранными языками, а также специальными знаниями в экономике, менеджменте, маркетинге, психологии, имеет отличные навыки работы на ПК. Именно такие специалисты утверждают свои позиции в организации как компетентные помощники руководителя.

Должностная инструкция оформляется на общем бланке организации. Обязательными реквизитами должностной инструкции являются наименование организации, наименование структурного подразделения, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения.

Должностную инструкцию подписывает руководитель структурного подразделения и утверждает руководитель (заместитель руководителя) организации. Визируют должностные инструкции руководители заинтересованных подразделений и юридической службы (юрист), а также другие должностные лица, от действий которых может зависеть ее выполнение. Датой должностной инструкции является дата ее утверждения.

После утверждения должностная инструкция передается работнику, который проставляет на ней или на отдельном листе ознакомления ознакомительную визу:

С инструкцией ознакомлен, дата, подпись, расшифровка.

Вопросы для самоконтроля:

1 Назовите основные направления деятельности и основные функции секретаря.

2 Назовите категории секретаря в соответствии с его компетентностью, уровнем образования и должностными обязанностями.

3 Каковы функции секретаря в документировании управленческих отношений?

4 Каковы основные направления бездокументной работы секретаря приёмной?

 

Рекомендуемая литература:

1. Басаков, М. И. Справочник секретаря по делопроизводству / М. И. Басаков. – М.: МаРТ,2006.-320 с.

2. Секретарское дело (сборник документов, организация и технология работы): учебно-практ. Пособие. – М.: ТК Велби, 2006.-608 с.

3. Секретарское дело: сб.документов, организация и технология работы: компакт-диск.-М.:Проспект,2006.

 

Профессия секретаря появилась еще в Древнем Риме. Слово «секретарь» происходит от средневекового «secretarius» и первоначально означало доверенное лицо. В России должность секретаря появляется в XVIII веке, сначала как должность личного секретаря императора (в Толковом словаре В. Даля определяем: «статс-секретарь», доверенный письмовод государя»). В первой четверти XVIII века секретарь становится должностным лицом учреждения, и в законодательных актах того времени очерчены сфера его деятельности и служебные обязанности (27 февраля 1720 года был подписан Генеральный регламент Петра I). Эту должность могли занимать только мужчины знатного происхождения.

Особого развития достигла эта профессия при Екатерине II. У императрицы было множество доверенных лиц в качестве секретаря. Они были талантливыми писателями, поэтами. По «Табелю о рангах» секретари имели множество привилегий и высокий статус. чины Губернского и Коллежского секретаря занимали 10 и 12 места, обозначенные в «Табеле гражданских чинов». Хотя, по словам А.П. Чехова, требования в то время к ним были не высоки: они должны лишь уметь грамотно писать.

Секретарская канцелярия екатерининских времен была хорошим плацдармом для будущих государственных чиновников.

Позднее в ХIХ веке функции секретарей несколько изменились. Кроме делопроизводства они стали принимать людей разных чинов. В конце ХIХ века секретарей начали специально обучать. Так, у Ленина работали квалифицированные специалисты, закончившие специальные курсы. С изобретением печатной машинки и распространением грамотности эта профессия становилась женским занятием. По окончании Первой мировой войны секретарей мужского пола практически не осталось.

Среди обязанностей тогдашних секретарей царской России была регистрация челобитных, передача почтовой корреспонденции. Подобные функции должны выполнять и современные офис-менеджеры. Впрочем, и тогда, и сейчас секретари должны обладать организаторскими способностями, иметь отличную память, быть терпеливыми и внимательными, коммуникабельными. Они являются правой рукой любого руководителя.

В настоящее время в словарях секретарь определяется как «лицо, ведущее деловую переписку отдельного лица или какого-нибудь учреждения, а также ведающее делопроизводством».

Секретарь - одна из самых распространенных управленческих профессий. Невозможно представить себе как организацию без руководителя, так и руководителя без секретаря.

Одни секретари занимаются чисто техническим обслуживанием руководителя; другие - выполняют функции помощника, референта; третьи - обеспечивают работу коллегиальных органов (правления, дирекции, совета компании); четвертые - ведут делопроизводство целого структурного подразделения, офиса; пятые - работают в приемной (рецепции), с телефоном или телефонной станцией, факсом, электронной почтой.

Каждой специализации секретаря соответствует своя должностная инструкция с набором обязанностей, для каждой должности существуют особые требования к образованию, подготовке, личным качествам секретаря.

Однако при всех различиях в работе секретаря можно выделить общие черты, функции и задачи, которые и составляют суть профессии. Профессиональное поле секретаря можно условно поделить на две части: информационную и организационную. В зависимости от конкретных условий эти части работы по объему могут сильно различаться.

Информационные функции секретаря. В современных организациях информация стала основным ресурсом производства. В конкурентной борьбе зачастую побеждает тот, кто лучше умеет собрать и использовать необходимую информацию. Лучшие аналитики компаний заняты обработкой информации. Как правило, в крупных фирмах создаются специальные информационные службы, которые занимаются не только сбором и обработкой информации, но и ее защитой, предотвращением утечки.

Все информационные потоки соединяются в информационную систему организации и служат источниками для формирования информационного ресурса. Создание информационных ресурсов управления - очень ответственная и сложная задача. Для включения информации в информационный ресурс ее необходимо одновременно отобрать, обработать, систематизировать и "приготовить" для последующего использования на рабочих местах сотрудников организации.

Можно назвать несколько источников информации для формирования информационных ресурсов организации. Прежде всего, это правовая информация, которая необходима для юридического обоснования управленческих действий. Правовая информация в современных организациях, как правило, поступает из автоматизированных информационных систем ("Гарант", "Кодекс", "КонсультантПлюс" и др.). Правовую информацию можно также отобрать самостоятельно, анализируя сборники правовых актов федерального, отраслевого и регионального уровней.

Другим необходимым источником для работы любой организации служат различные нормативы, стандарты, правила, классификаторы технико-экономической информации, патентная, научно-техническая информация. Эти документы используются при организации основной (финансовой, плановой, кадровой, производственной) деятельности фирмы.

Определенное значение имеет создание библиотеки (книжной, журнальной продукции, видео- и аудиокассет) по профильным вопросам деятельности организации и общим вопросам менеджмента. В последние годы в менеджменте активно используется информация из Интернета.

В любой организации формируются информационные ресурсы в виде массивов документов делопроизводства, архива, баз данных. Эти элементы информационного ресурса создаются как централизованно (например, в канцелярии), так и в различных структурных подразделениях, на рабочих местах. Совокупность информационных ресурсов, технологий и технических средств, которые позволяют ими пользоваться, а также персонала организации, который специально занимается информационными ресурсами, составляет информационную инфраструктуру организации. Современная инфраструктура организации формируется с помощью методов информационного менеджмента - специально создаваемой системы управления информационными ресурсами организации.

Любой секретарь является одним из важных элементов этой инфраструктуры. Секретарь накапливает информацию, служит ее источником, обрабатывает ее, осуществляет коммуникационные процессы, используя различные информационные технологии и применяя организационную технику.

Высокий уровень технического и технологического оснащения современной организации предъявляет принципиально новые требования к профессиональной подготовке секретаря. Чтобы комфортно и уверенно чувствовать себя в информационной системе организации, секретарь должен владеть компьютером и основными компьютерными технологиями подготовки и оформления документов, приема и передачи информации по электронной почте, поиска информации в Интернете и локальной сети организации.

Современный секретарь должен досконально знать информационную инфраструктуру организации, четко идентифицировать основные источники необходимой информации и правильно формулировать запросы и обращения к информационным ресурсам в соответствии с потребностями руководителя.

Секретарь является важным коммуникационным звеном в структуре организации. К секретарю обращаются с вопросами как сотрудники организации, так и внешние абоненты, посетители организации. Каждый должен получить от секретаря доброжелательный, вежливый и содержательный ответ. Ответы типа: "не знаю", "не в курсе", "он мне об этом не докладывал" и т. п. не должны звучать из уст секретаря.

Современный секретарь должен быть образованным и информированным. Он должен знать структуру организации, названия структурных подразделений, чем они занимаются, фамилии их руководителей, номера телефонов и другую необходимую информацию - не для того, чтобы щеголять своей эрудированностью в коллективе, а для того, чтобы использовать ее только в необходимых по службе случаях.

Секретарь участвует в процессе документационного обеспечения управления. Работа с документами - важнейшая составляющая обязанностей любого секретаря. Квалифицированный секретарь должен уметь самостоятельно подготавливать и оформлять документы по заданию руководителя. Секретарь организует работу руководителя с документами, поскольку именно к нему попадает поступающая корреспонденция. В работе с документами секретарь опирается на инструкцию по делопроизводству организации.

Чаще всего секретарь складывает поступившие документы в папку и передает ее для рассмотрения руководителю, а затем, в соответствии с резолюцией руководителя, передает документы на исполнение. Если секретарь обладает необходимой квалификацией и пользуется доверием руководителя, этот процесс может быть организован по-иному. В этом случае секретарь берет часть задач руководителя на себя: просматривает почту, отмечает в документах самое важное, готовит проект резолюции и даже предлагает вариант ответного письма. Такой секретарь может сортировать документы по степени важности и срочности, определять приоритеты в работе с документами, предлагать исполнителей документов и определять сроки их исполнения, организовывать контроль за исполнением документов.

Секретарь организует также работу с внутренними и исходящими документами в соответствии с инструкцией.

В процессе работы у секретаря накапливается свой информационный массив. Он состоит прежде всего из документов, которые организуются в дела. Каждое дело должно занять свое место в информационном массиве и при этом получить индекс, заголовок и другие поисковые признаки. Лучше всего, если секретарь сразу составит номенклатуру дел, где под соответствующими индексами обозначаются заголовки заводимых в секретариате дел. При должной аккуратности номенклатура дел служит прекрасным навигатором секретаря в море документов.

Другая часть информационного массива находится в памяти компьютера. Компьютер - незаменимый современный помощник в работе, однако он способен одновременно как облегчить выполнение служебных обязанностей секретарю, так и осложнить их. Отдельные документы, файлы могут так затеряться в директориях и форматах памяти компьютера, что на их поиск уйдет слишком много рабочего времени. Чтобы избежать этого, необходимо соблюдать несколько элементарных правил: во-первых, не забывать сохранять файлы, правильно называть их и организовывать в папки и каталоги; во-вторых, своевременно переводить потерявшие оперативное значение файлы с жестких дисков на отдельные диски и дискеты, которые следует хранить в систематизированном виде отдельно от компьютера, не забывая отмечать на их ярлыках содержание и формат хранения информации.

Очень важная часть информационного массива секретариата включает в себя справочники телефонов, интернет-адресов, персонала, а также городские справочники и планы, международные справочники, языковые словари и т. п.

Для того чтобы секретарь мог поддерживать современные информационные коммуникации, необходимо оснастить его рабочее место организационной техникой. Кроме компьютера с выходом в сеть, на рабочем месте секретаря должны быть телефон (телефонная станция), телефакс, копировальный аппарат/сканер; в необходимых случаях секретарь должен владеть оборудованием для проведения презентаций и конференций.

Таким образом, секретарь, являясь звеном информационной инфраструктуры организации, занимает в ней далеко не последнее место. Обеспечивая и поддерживая информационно-документационные процессы, секретарь помогает своей организации и своему руководителю добиться полноценного обеспечения управления релевантной информацией.

 

 

ДЕЛОВЫЕ И ЛИЧНЫЕ КАЧЕСТВА СЕКРЕТАРЯ

Секретарь - лицо учреждения. По его работе, поведению судят о фирме. Секретарь должен придерживаться «делового фирменного стиля». Точность, компетентность, корректность, оперативность, лаконизм, вежливость и доброжелательность - вот его принципы в работе.

Указанная профессия очень распространена во всем мире, особенно среди девушек и молодых женщин, но не мало на секретарской работе занято и мужчин. За рубежом должность секретаря фирмы для молодого мужчины считается престижной и довольно высоко оплачивается.

Что должен знать и уметь секретарь

Правовые основы управления:

· административное, трудовое и хозяйственное право; законодательно- нормативные акты, определяющие порядок работы организации того типа, где он работает;

· систему органов власти и управления в стране и в своем регионе принципы организации государственных, общественных, кооперативных и частных организаций;

· отрасль, в которой он работает, ее взаимосвязи функций, задачи, структуру организации, в которой он работает, ее связи по вертикали и горизонтали; основы менеджмента;

· основы научной организации управленческого труда: нормативно-методические документы по информационно-документационному обеспечению управленческой деятельности;

· делопроизводство: методы создания и оформления документов, организацию работы с документами; бездокументное обслуживание; архивное дело.

На основе этих знаний секретарь должен уметь:

· обеспечивать эффективную работу руководителя оказать помощь в планировании рабочего дня; организовать рабочее место руководителя;

· вести сроковый контроль за поручениями руководства;

· организовывать информационное обслуживание руководителя (фирмы); документное; бездокументное - уметь работать с периодикой (подготавливать обзоры печати),

· организовывать прием посетителей; устанавливать контакты;

· организовывать и обеспечить работу совещания;

· составлять и оформлять документы с помощью ПК;

· оперативно размножать документы;

· обеспечивать быструю передачу информации с помощью средств связи (в т.ч. факс, электронная почта);

· вести работу с документами: прием, отправка, первичная обработка документов, распределение, регистрация, контроль, информационно-справочная работа по документам, текущее хранение, уничтожение; вести архив.

Имидж секретаря-референта

Имидж - это реальное или воображаемое представление о фирме - складывает из фирменного стиля, который, в свою очередь, включает оформительский и деловой стиль. Разумеется, фирменный стиль будет эффективно воздействовать на клиентов лишь при условии безупречности качества производимых фирмой товаров работ, оказываемых услуг. Но не в меньшей мере его эффективность зависит от дирекции и работников фирмы и в первую очередь - от секретаря.

Специфика секретарской работы состоит в операциях с документами и многочисленных контактах с людьми, как непосредственных, так и по телефону, телетайпу, с помощью переписки. Причем, как правило, эти функции приходится осуществлять параллельно с выполнением нескольких, подчас даже не связанных между собой работ и поручений. Это предполагает умение правильно распределять внимание, быстро и безошибочно переключаться с одного объекта на другой, оперировать с техникой и одновременно вести прием посетителей. И все надо делать на высоком профессиональном уровне, без нервозности, интеллигентно, тактично, доброжелательно и дипломатично.

У секретаря тоже должен быть свой имидж. Под ним в данном случае надо понимать опрятный, красивый, но не броский внешний вид, умение держаться в деловой и неформальной обстановке, высокопрофессиональный стиль работы с документами и общения с людьми, содержание в порядке рабочего места и подсобных технических средств, внятную, грамотную и тактичную речь, бережное отношение к людям, хорошее настроение и, как венец всего, - укрепление авторитета фирмы, ее репутации у клиентов.

 

Профессиональные и личные качества помощника руководителя.

Работа секретаря-референта отличается быстроменяющейся ситуацией, разнообразием выполняемых задач и потребностью их оперативного решения и необходимостью часто вести параллельно несколько видов работ, многообразием контактов. Поэтому при приеме на работу секретаря-референта предъявляется ряд требований, которые можно разделитъ на требования к деловым и личным качествам.

К деловым качествам прежде всего относятся профессиональные навыки, т.е. секретарь-референт должен иметь специальное образование, быть профессионально подготовленным.

Секретарь-референт должен отличаться высоким уровнем самоорганизованности, т.к. именно на него падает организационное обслуживание руководителя фирмы. Он обязан обеспечить своевременность подготовки совещания, приема, оформление документа и т.д.

Не менее важно такое качество секретаря, как ответственность за качественное и своевременное выполнение поставленных задач. Руководитель должен быть уверен, что данное секретарю поручение будет выполнено в срок.

Сегодня во всех развитых странах в подготовке секретарей произошел поворот к значительному расширению профессиональной эрудиции и кругозора, повышению способности самостоятельно решать различные задачи. Сама жизнь ориентирует предприятия и учреждения на подготовку секретарей-референтов, умеющих профессионально собирать и анализировать полезную для бизнеса информацию. Будущее профессии секретаря, несомненно, связано с владением электронной техникой, в том числе аудиовизуальной, множительной, вычислительной, компьютерной, иностранными языками, основами журналистики и рекламоведения, а так же методами этического самовоспитания, ибо, помимо высоких профессиональных качеств, в этой профессии личные играют на последнюю роль.