Рекомендации по созданию списка на листе книги

Размер и расположение списка

На листе не следует помещать более одного списка.

Между списком и другими данными листа необходимо оставить, по меньшей мере, одну пустую строку и один пустой столбец.

В самом списке не должно быть пустых строк и столбцов.

Важные данные, не относящиеся к списку, не следует помещать у левого или правого края списка; после применения фильтра они могут оказаться скрытыми.

 

Заголовки столбцов

Заголовки столбцов должны находиться в первой строке списка.

Шрифт, выравнивание, формат, шаблон, граница и формат прописных и строчных букв, присвоенные заголовкам столбцов списка, должны отличаться от формата, присвоенного строкам данных.

Для отделения заголовков от расположенных ниже данных следует использовать границы ячеек, а не пустые строки или прерывистые линии.

 

Содержание строк и столбцов

Список должен быть организован так, чтобы во всех строках в одинаковых столбцах находились однотипные данные.

Перед данными в ячейке не следует вводить лишние пробелы, так как они влияют на сортировку.

Не следует помещать пустую строку между заголовками и первой строкой данных.

Основным назначением баз данных является быстрый поиск содержащейся в них информации.

Для работы с базами данных Excel содержит следующий набор специальных средств:

· организация ввода, просмотра и поиска данных с помощью форм;

· сортировка данных;

· фильтрация данных;

· подведение итогов и создание сводных таблиц;

· организация ввода, просмотра и поиска данных с помощью форм.

Форма – это наиболее удобный способ для просмотра, изменения, добавления и удаления записей списка, а также для поиска записей, удовлетворяющих заданным условиям. Перед работой с формой необходимо задать заголовки столбцов списка. Эти заголовки используются для создания полей формы.

Сортировка списков

Строки в списке можно сортировать по значениям ячеек одного или нескольких столбцов. Строки, столбцы или отдельные ячейки в процессе сортировки переупорядочиваются в соответствии с заданным пользователем порядком сортировки.

По умолчанию списки сортируются в алфавитном порядке. Для сортировки месяцев и дней недели в соответствии с их логическим, а не алфавитным порядком следует использовать пользовательский порядок сортировки.

Пример 2.

В результате сортировки получим таблицу, где данные отсорти-рованы по фамилии получателя, внутри каждой фамилии – по мате-риалу и каждый материал упорядочен по дате получения (табл. 2.2).

 

Таблица 2.2

 

Пример сортировки

 

Расход материалов со склада № 3
Материал	количество	ед. измер.	цена (у.е.)	стоимость (у.е)	получил	дата
Доска		м^3			Иванов А.П.	16.10.00
Доска		м^3			Иванов А.П.	16.11.00
Кирпич		шт.			Иванов А.П.	20.01.00
Цемент		кг			Иванов А.П.	14.01.00
Цемент		кг			Иванов А.П.	14.10.00
Гвозди		кг			Петров С.К.	12.09.00
Гвозди		кг			Петров С.К.	14.09.00
Гвозди		кг			Петров С.К.	14.10.00
Кирпич		шт.			Петров С.К.	20.09.00
Кирпич		шт.			Петров С.К.	21.09.00

Фильтрация данных

Фильтрация позволяет выбирать данные, удовлетворяющие определенным критериям. Существует три способа фильтрации: поиск с помощью формы (мы его уже рассмотрели), автофильтр и расширенный фильтр.

Автофильтр

– поместите курсор в область, содержащую базу данных или выделите её;

– затем выполнить команды меню Данные / Фильтр;

– на именах полей появятся кнопки с изображением стрелок вниз, которыми можно задать критерии фильтрации;

– пункт Условие позволяет применить отличные от равенства операторы сравнения;

– для одного поля могут быть заданы два условия одновременно, связанные логическими и или или (рис. 2.1). Допускается использование специальных символов подстановки:

? – любой символ в той же позиции, что и знак вопроса, например: д?м задает поиск "дым" и "дом";

* – любую последовательность символов в той же позиции, что и звездочка, например: *ино задает поиск "Люблино" и "Выхино".

Строчные и прописные буквы при фильтрации данных не различаются;

– если данные уже отфильтрованы по одному из столбцов, то при использовании фильтра для другого столбца будут предложены только те значения, которые видны в отфильтрованном списке.

 

 

Рис. 2.1. Выбор условий для фильтрации

Пример 3.

в базе данных, заданной таблицей 2.1, выбрать строки, относящиеся к октябрю 2000 года.

Для этого в столбце дата нужно задать соответствующее условие (рис. 2.2).

 

 

Рис.2.2. Фильтрация данных

 

В результате получим таблицу (в зависимости от исходных данных) (рис. 2.3).

 

 

Рис. 2.3. Результаты фильтрации данных

Пример 4.

Выбрать строки с одним наибольшим количеством кирпича.

Для этого в поле материал задать критерий кирпич и в поле количество выбрать пункт с наибольшим количеством.

В результате получим:

 

 

Рис. 2.4. Результаты фильтрации данных