Тема. Організація документообігу в організаціях та установах

Лекція

Документообіг — це рух службових документiв в установi вiд дати їхнього створення чи одержання до дати завершення виконання або надсилання (ДСТУ 2732:2004). До організації документообігу пред’являються наступні вимоги:

· прямоплинність руху документів (документ найкоротшим шляхом потрапляє до виконавця, зворотні переміщення документів виключаються);

· розподіл документів між керівниками і спеціалістами відповідно до їх функціональних обов’язків;

· забезпечення лише необхідного руху документів, виключаючи дублювання, зайві інстанції та дії;

· одноманітність маршруту руху документів і технічних операцій (порядок проходження).

Документообіг складається з трьох документопотоків. Документопотік — це сукупність документів, що рухаються, та їх маршрути.

Документопотік вхідних документів — це рух документів, які надійшли в організацію від зовнішніх партнерів. Більшість вхідних документів зазвичай породжують відповідні вихідні, причому у чітко визначені терміни. Терміни встановлюються або нормативними актами, що визначають той або інший час відповіді на відповідний вхідний документ, або терміном виконання, зазначеним безпосередньо у вхідному документі.

Вхідні документи класифікують за кореспондентами — авторами документів, їх змістом, за видами, за значущістю автора, строками виконання тощо.

За кореспондентською ознакою документи поділяються на:

♦ документи установ вищого рівня (укази, постанови, рішення, розпорядження, накази, листи тощо), що містять вказівки, роз'яснення і зведення;

♦ документи підвідомчих установ, що надсилають первинну планову, звітно-облікову документацію та різні запити;

♦ документи сторонніх установ, що обмінюються інформацією для вирішення певних питань або потребують спільних дій (партнери, постачальники, замовники, споживачі тощо);

♦ звернення (пропозиції, скарги, заяви) громадян.

За змістом інформації всі вхідні документи можна поділити на ініціативні (які теж поділяються на ті, що потребують відповіді чи виконання, і надіслані лише для відома) та листи-відповіді, тобто документи, отримані у відповідь на запит установи.

Залежно від значущості автора і змісту вхідні документи направляють керівникові установи, структурним підрозділам або конкретному виконавцю.

Отже, весь потік вхідних документів буде розподілено на кілька груп. Кожна з груп документів матиме різні шляхи руху і потребувати певної послідовності їх опрацювання.

Кому саме слід передавати той чи інший документ, визначає керівник служби діловодства або секретар-референт установи на стадії попереднього розгляду вхідної документації.

Документопотік вихідних документів — рух документів, які складені в організації для використання їх іншими організаціями. Більшість вихідних документів готується на основі внутрішніх документів установи.

Документопотік внутрішніх документів — рух документів, які використовуються для організації роботи установи, підприємства. Через канцелярію проходять не всі внутрішні документи, а тільки листування найбільш значних структурних підрозділів (особливо якщо вони територіально віддалені один від одного) і накази та розпорядження керівництва підприємства.

Усі документи, що створюються в установі, поділяються на ініціативні (складені для вирішення потреб установи чи розроблені «на виконання» завдань вищих органів) або складені у відповідь на отримані запити.

Вихідні документи, як і вхідні, можна класифікувати за видами і за ко-респондентами-адресатами. Поділяються вихідні документи також на такі, що потребують відповіді, і надіслані для інформування.

Документообіг кожної установи організовується за певною схемою, складовими якої є кілька етапів опрацювання документів:

· приймання та первинне опрацювання документів, що надходять до установи;

· попередній розгляд і розподіл документів;

· реєстрація документів;

· контроль за виконанням документів;

· інформаційно-довідкова робота за документами;

· організація проходження документів;

· відправлення документів.

Кожен з цих етапів може бути організовано в установі як традиційним способом, так і за допомогою автоматизованих систем документообігу.

Службові документи незалежно від матеріального носія інформації функціонують і опрацьовуються на єдиних організаційних та правових засадах.

З метою стандартизації, уніфікації як самого документа, так і його руху в організації на підприємствах розробляються інструкції з діловодства, які затверджуються керівником підприємства. Інструкція з діловодства є нормативним документом, що регламентує організацію, правила та процеси створення документів, порядок роботи з ними.