Сортировка, поиск и фильтрация данных

Цель работы: Освоить технологии поиска данных в базе данных.

Форма отчета: Выполнение зачетного задания.

 

Правила сортировки:

- при сортировке в возрастающем порядке записи, содержащие пустые поля, указываются в списке первыми;

- числа, находящиеся в текстовых полях, сортируются как строки символов; если нужно отсортировать их в числовом порядке, все текстовые строки должны содержать одинаковое количество символов; если строка содержит меньшее количество символов, то в начале нужно вставить незначащие нули;

- для выполнения сортировки требуется установить курсор на любую запись в поле, по которому выполняется сортировка, и выполнить команды Записи |Сортировка |Сортировка по возрастанию, Сортировка по убыванию или использовать пиктограммы;

- для выполнения сортировки по значению нескольких полей необходимо переместить сортируемые столбцы так, чтобы они оказались рядом и были размещены с учетом приоритетов (первыми будут сортироваться значения в крайнем левом столбце); выделить все сортируемые столбцы и выполнить команды Записи |Сортировка |Сортировка по возрастанию, Сортировка по убыванию или использовать пиктограммы.

При сохранении таблицы сохраняется и порядок ее сортировки. Для того, чтобы вернуться к первоначальному порядку сортировки по значению ключевого поля, нужно выполнить команду меню Запись |Удалить фильтр.

Access включает в себя возможности поиска и замены данных. Для выполнения этих операций курсор поместите в поле, содержащее данные, поиск которых необходимо произвести. Поиск начинается с активного места таблицы (активной записи, активного поля). Для просмотра всей таблицы необходимо перейти к первой записи, а затем начать поиск. Для выполнения поиска выполните команду Правка |Найти. Для выполнения замены – Правка |Заменить. В диалоговом окне Поиск в поле (Замена в поле) введите в текстовое поле Образец значение, которое ищется. Поиск можно выполнять с учетом и без учета регистра и формата поля; в текстовом поле Образец можно использовать шаблоны, частично или полностью заменяющие значение, поиск которого производится. Поиск производится быстрее, если поле поиска проиндексировано.

Сортировка, поиск и фильтрация используются для нахождения нужной информации в таблицах БД.

По умолчанию, когда таблица открывается в режиме Таблицы, она упорядочивается по значению ключевого поля. Если ключевое поле для таблицы не определено, записи выводятся в порядке их ввода в таблицу.

В Accessсуществует четыре вида фильтров: фильтр по выделенному фрагменту, обычный фильтр, поле Фильтр, расширенный фильтр. В результате применения фильтра на экран выводятся из таблицы только те данные, которые отвечают заданным условиям отбора. Набор записей, которые были отобраны в процессе фильтрации, называется результирующим набором.

Задание

1. Самостоятельно освоить технологии сортировки, поиска, замены и фильтрации данных.

2. Защитить работу у преподавателя, продемонстрировав навыки работы с различными технологиями.

Методические указания

Фильтр по выделенному фрагменту:

1. Открыть таблицу в режиме Таблицы.

2. В поле таблицы найти значение, которое должны содержать записи результирующего набора.

3. Выделить это значение и нажать кнопку Фильтр по выделенному фрагменту на панели инструментов Режим таблицы или выполнить команды меню Записи |Фильтр |Фильтр по выделенному.

Когда не удается быстро найти образец отбора в столбце таблицы применяется поле Фильтр:

1. Открыть таблицу в Режиме Таблицы.

2. Щелкнуть правой кнопкой мыши на поле, для которого нужно указать условие отбора, а затем ввести значение условия отбора в поле Фильтр для в контекстном меню (в поле можно указывать не только конкретные значения, но и выражения, требующие вычислений).

3. Нажмите клавишу Enter, чтобы применить фильтр и закрыть контекстное меню.

Чтобы применить обычный фильтр, необходимо:

1. Открыть таблицу в Режиме Таблицы.

2. Нажать кнопку Изменить фильтр или выполнить команду меню Записи |Фильтр |Изменить фильтр. Появляется окно для изменения фильтра (рисунок 11.11), которое содержит линейку полей таблицы.

 

 

3. В любое из этих полей можно ввести или выбрать из списка значение, которое будет являться условием отбора. Условия, введенные в нескольких полях, объединяются с помощью логического оператора “И”. Для того, чтобы объединить условия оператором “ИЛИ”, нужно раскрыть другую вкладку формы, щелкнув по ярлычку ИЛИ в нижней части формы. При вводе условий отбора можно использовать любые выражения, которые возможны в Access.

4. Нажать кнопку Применение фильтра или выбрать команды меню Фильтр |Применить фильтр.

Применение Расширенного фильтра выполняется в следующем порядке:

1. Открыть таблицу в Режиме Таблицы.

2. Выбрать пункты меню Записи |Фильтр |Расширенный фильтр

появляется окно расширенного фильтра (рисунок 11.12), содержащий список полей таблицы и в нижней части пустой бланк с несколькими строками.

3. Перетащить поля, по значениям которых будет выполняться отбор записей, в бланк фильтра в строку Поле.

4. По умолчанию в результирующем наборе записей сортировка отсутствует. При необходимости можно указать в строке Сортировка бланка фильтра способ вывода значений столбца. При указании порядка сортировки в нескольких полях сначала сортируются записи по крайнему левому столбцу, а затем по каждому следующему столбцу слева направо.

5. Указать в бланке фильтра в строке Условие отбора и в строке Или (Or) условия выборки из таблицы. Над условиями отбора, расположенными в одной строке, выполняется логическая операция AND.

 

6. Нажать кнопку Применение фильтра или выбрать команды меню Фильтр |Применить фильтр.

 

Последний фильтр, применяемый к таблице, запоминается в системе. При повторном открытии таблицы можно нажать на кнопку Применение фильтра на панели инструментов или воспользоваться командами меню для применения сохраненного фильтра.

Одновременно с одной таблицей может быть связан только один фильтр какого-либо одного вида. Любой из фильтров можно отменить, выбрав из меню Записи опцию Удалить фильтр или выбрать эту же опцию из контекстного меню, или повторно щелкнуть по кнопке Применение фильтра.

 

Вопросы для самостоятельного изучения (СРС)

1. Изучение методов работы с таблицами.

Контрольные вопросы

1.1 Каков порядок определения структуры БД в СУБД Access?

1.2 В каком режиме описывается структура таблицы БД?

1.3 Дайте определения терминам: “объект”, “свойство”, “метод”, “событие”.

1.4 Какие типы объектов можно увидеть в окне БД Access?

1.5 Какое расширение принято для файлов БД?

1.6 Можно ли изменить структуру таблицы после ее создания?

1.7 Какие типы полей БД предусмотрены в Access?

1.8 Каковы правила именования полей БД?

1.9 Какая информация может храниться в полях типа "объект OLE"?

1.10 Какие свойства поля должны быть определены обязательно?

1.11 Поясните назначение первичного ключа в реляционной БД. Какие ограничения накладываются на значения первичного ключа?

1.12 Поясните назначение индексов.

1.13 Можно ли создать индекс по части поля? Если “да”, то как ‘nj cделать?

1.14 Какие виды контроля данных могут автоматически выполняться в СУБД Access?

2.1 Для чего необходимо описывать связи между таблицами базы данных?

2.2 В каком режиме следует описывать связи между таблицами?

2.3 Какие типы связей поддерживает СУБД Access?

2.4 Какое влияние оказывает установка связей на ввод и изменение информации в БД?

3.1 Какие виды сортировки вы знаете?

3.2 Что из себя представляет Фильтр по выделенному фрагменту?

3.3 Действие Обычного фильтра.

3.4 Для чего применяют расширенный фильтр?