Основные требования к оформлению управленческих документов

1.Цель и основные задачи дисциплины.

2.Практическое значение теоретических и практических знаний по дисциплине.

3.Основные положения по документированию управленческой деятельности.

В работе руководителя производства и структур управления много времени отводится изучению, анализу и составлению различной документации.

Особенно большие трудности возникают при разработке управленческих, коммерческих документов, составлении деловых писем, что обусловлено, в первую очередь, недостатком специальных знаний у составителей. Устранение непроизводительных затрат времени в процессах составления и использования документов требует знаний общих правил и норм составления документов.

Лекционный материал базируется на основе ГОСТов, методических пособий и рекомендаций, специализированной литературы.

Важны сведения об основных видах управленческих документов, технологии делопроизводственных процессов на предприятии, а также практические рекомендации по составлению основных видов управленческих документов.

«Документационное обеспечение управления» - дисциплина, изучающая технологию делопроизводственных процессов в структурах управления, на предприятии, создание основных видов управленческих документов.

Цель изучения дисциплины «Организация документоведения» состоит в получении теоретических и практических знаний в технологии делопроизводства, создании основных видов управленческих документов, что поможет в освоении практических навыков составления различных типов документации.

Задачи изучения дисциплины: получить системные знания по технологии делопроизводственных процессов в структурах управления и на предприятии; на основе полученных знаний устранить непроизводительные затраты времени в процессах составления и использования документов; получить знания по разработке управленческих, коммерческих документов, составлению деловых писем.

В результате изучения дисциплины «Организация документоведения» студент должен знать: основные виды и технологию делопроизводственных процессов; требования ГОСТов по составлению основных видов управленческих документов; основные виды управленческих документов; правила оформления реквизитов документов; правила по составлению и редактированию писем; организацию документооборота на предприятии; технологию работы с документами; контроль исполнения документов; документирование трудовых правоотношений; подготовку документов к архивному хранению.

В результате осуществления общих и специальных функций управления образуются две группы документов.

К первой относятся документы, создаваемые в процессе организационно-распорядительной и исполнительской деятельности учреждений, организаций и предприятий. Документация, обеспечивающая организационную функцию аппарата управления, называется организационно-распорядительной (ОРД).

Входящие в систему ОРД документы можно подразделить на три группы:

- организационные (положения, уставы, инструкции, правила);

- распорядительные (постановления, распоряжения, приказы, указания, решения);

- справочно-информационные (письма, докладные и объяснительные записки, протоколы, акты, отчеты, списки, перечни и др.).

Вторую группу образуют документы, специфичные для каждой из специальных функций управления.

Организационно-распорядительные документы должны, как правило, оформляться на бланках предприятия, соответствующих стандарту (ГОСТ Р 6.30-2003). Установлены два вида бланков: бланк для писем и общий бланк для других видов ОРД. Изготавливают бланки двух форматов: А4 (210 х 297 мм) и А5 (210 х 148 мм).

Бланки каждого вида проектируют на основе углового или продольного расположения реквизитов.

В соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 организационно-распорядительные документы имеют установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения. Обязательными реквизитами документа являются: наименование организации - автора документа, название документа (кроме писем), дата, индекс, ссылка на индекс и дату входящего документа, адресат, гриф утверждения, резолюция, заголовок к тексту, текст, отметка о наличии приложений, подпись, гриф согласования, визы, печать, фамилия исполнителя и номер его телефона.