Модели и инструменты управления портфелем приложений

Существуют различные способы оценки портфеля и различные классификации прикладных систем предприятия. Одной из возможных моделей оценки портфеля прикладных систем является оценка их по двум критериям – ценность с точки зрения бизнеса и техническое состояние, что проиллюстрировано на рис. 14.

Рис. 14. Оценка портфеля прикладных систем по критериям "бизнес-ценность" и "техническое состояние"

Оценка портфеля служит отправной точкой в идентификации проблемных областей и возможностей для лучшего удовлетворения потребностей бизнеса и принятия решения об инвестициях в новые системы или обновление существующих.

В результате такой оценки прикладные системы относятся к одной из четырех возможных категорий:

· системам грозит вывод из эксплуатации (замена) или консолидация;

· системы, требующие переоценки или перепозиционирования;

· системы, требующие обновления;

· системы, требующие сопровождения и развития.

Техническое состояние оценивается по ряду характеристик, включая точность и корректность данных, архитектуру, структуру программного кода, быстроту отклика, время простоя, уровень технического сопровождения, возможность получения отчетов и т.д.

Ценность системы с точки зрения бизнеса означает способность системы обеспечивать выполнение основных функций предприятия, подразделения или процесса.

Ниже даны краткие характеристики каждой категории систем в соответствии с этой классификацией:

· Вывод из эксплуатации (замена) или консолидация (низкая ценность для бизнеса и плохое техническое состояние). Эти прикладные системы являются кандидатами на вывод из эксплуатации или замену. Хотя надо иметь в виду, что стоимость замены некоторых унаследованных и бэк-офисных систем может оказаться неоправданно высокой и будет иметь весьма ограниченную ценность с точки зрения бизнеса.

· Провести переоценку или перепозиционировать (низкая ценность для бизнеса и отличное техническое состояние). Как правило, это прикладные системы, которые были недавно запущены в эксплуатацию в соответствии с рекомендациями, принятыми в рамках архитектуры предприятия. Однако объем и характер решаемых ими задач или ограниченность области применения в рамках каких-то узких организационных функций таковы, что их вклад в достижение ключевых бизнес-результатов незначителен. В этой ситуации рекомендуется идентифицировать и проанализировать возможности использования этих приложений или их компонент в рамках остальных бизнес-процессов и организационных структур предприятия.

· Развивать инфраструктуру прикладной системы (высокая ценность для бизнеса и плохое техническое состояние). Эти прикладные системы исправно обслуживают ключевые бизнес-функции, но создают существенные проблемы, когда речь идет об эксплуатации и сопровождении этих систем, когда возникает необходимость использования информации из них где-либо еще и когда требуется интеграция этих систем с другими прикладными системами предприятия. Рецептом здесь является постепенный переход на использование более адаптивной архитектуры приложения (компонентный подход, n-уровневая архитектура, основанные на пересылке сообщений интерфейсы и т.д.).

· Обеспечить сопровождение и развитие (высокая ценность для бизнеса и отличное техническое состояние). Эти системы критически важны с точки зрения бизнеса и спроектированы в соответствии с современными представлениями об архитектуре прикладных систем.

Этот же способ оценки назван Матрицей оценки состояния прикладных информационных систем (Health Grid). Графическое расположение систем на матрице, кроме двух параметров – ценность с точки зрения бизнеса и техническое состояние, – может нести в себе еще и дополнительную информацию. Во-первых, каждой прикладной системе соответствует круг, диаметр которого пропорционален общей стоимости информационной системы, с учетом стоимости приобретения, эксплуатации и сопровождения (стоимости обновлений). Во-вторых, круги окрашиваются в один из пяти цветов, характеризующих реальную важность системы, а не просто потенциальную ценность для бизнеса (например, система в данный момент может считаться малоценной для бизнеса, но достаточно важной, поскольку ценность ее может быть повышена в будущем за счет обновления и обеспечения доступа к накопленным данным через Интернет).

Такая оценка является только первым шагом в обеспечении соответствия между существующим и будущим портфелями прикладных систем и бизнес-стратегиями предприятия. В дополнение к этому необходимо выполнить следующее:

· оценить те потребности со стороны бизнеса, которые вообще никак не обслуживаются существующим портфелем прикладных систем. Бизнес-архитектура в этом плане должна обеспечивать список таких требований, в то время как архитектура информации должна уточнять эти требования с точки зрения информационного обеспечения;

· провести сравнение технологических и операционных требований (надежность, масштабируемость и т.д.) портфеля прикладных систем с имеющейся технологической архитектурой с целью идентификации тех возможностей инфраструктуры, которые в настоящее время отсутствуют, но могут потребоваться;

· согласовать проекты в области внедрения прикладных систем и развития инфраструктуры с учетом анализа на предыдущих двух шагах. Результатом должен быть синхронизированный план миграции как технологической архитектуры, так и архитектуры прикладных систем, с расстановкой приоритетов на основе определения ценностей проектов для бизнеса и технического состояния приложений и инфраструктуры.

Бизнес-руководители организаций все чаще и чаще оказываются вовлеченными в процесс принятия решений, касающихся развития ИТ-систем, поскольку это все чаще связано, с одной стороны, с возможностями получения конкурентных преимуществ (не говоря уже просто об обеспечении повседневной деятельности), а с другой стороны, с ростом соответствующих затрат. Для этого требуется некоторый практический инструмент, помогающий находить необходимые компромиссы и понятный высшему руководству.

Сбор информации по имеющимся в организации прикладным системам является, на самом деле, нетривиальным занятием. Во-первых, к удивлению многих руководителей, выясняется, что количество этих систем достигает сотен. А во-вторых, чтобы такой каталог прикладных систем действительно был полезен, он должен включать в себя определенный набор информации:

· Название системы.

· Описание системы.

· Список технологических компонентов. Это важно, поскольку они могут использоваться независимо для построения других решений. При этом основные компоненты должны быть отдельно описаны, включая их функции и техническое состояние.

· Область применения с точки зрения бизнеса, т.е. функциональные возможности (например, CRM, финансы, управление кадрами, каналы продаж через Интернет и пр.).

· "Владелец" системы со стороны бизнеса.

· Оценка пользы прикладной системы для бизнеса.

· Ответственный со стороны ИТ-подразделения.

· Оценка технического состояния.

· Оценка возможностей по обеспечению новых потребностей бизнеса.

· Дата обновления этой информации.

Для оценки портфеля прикладных систем может быть также использована модель, предложенная Gartner.

Анализ портфеля инвестиций в прикладные системы может быть существенно упрощен, если за основу взять принцип ценности приложения для выполнения ключевых функций организации и те цели, которые руководство преследует при внедрении соответствующих систем. Используя этот подход, высшие руководители организации могут разделить портфель приложений на три категории в соответствии с относительным вкладом каждого приложения в выполнение ключевых функций и эффективность деятельности организации. Анализ портфеля основан на том факте, что различные прикладные системы играют существенно отличающуюся роль в организации, и при выполнении этих ролей возникают различные управленческие проблемы.

Интересно то, что совершенно разные авторитетные источники – Gartner, META Group, а также Уэйл и Броадбент в своей книге "Использование возможностей инфраструктуры. Как лидеры рынка получают преимущества от информационных технологий" – дружно выделяют три категории прикладных систем, правда, используя для обозначения этих категорий несколько разные определения. Однако критерии отнесения прикладных систем к той или иной категории при этом полностью совпадают.

Как показано на рис. 15, в общем можно выделить три класса приложений в соответствии со следующими категориями:

· базовые транзакционные (или вспомогательные, обеспечивающие, обслуживающие – utility);

· информационные (дающие преимущества);

· инновационные (стратегические).

Рис. 15. Анализ ценности портфеля приложений на основе категоризации

К первому классу относятся базовые транзакционные (или вспомогательные, или обслуживающие) приложения. Они играют важную роль с точки зрения обеспечения деятельности организации, но успех в выполнении критически важных задач и лучшие результаты по сравнению с другими организациями создают не они. Хорошими примерами являются приложение для расчета заработной платы или система управления персоналом (если речь, конечно, не идет о рекрутинговой компании, где это ключевой бизнес-процесс). Операции, выполняемые этими системами, должны происходить четко и вовремя, но, например, сам факт того, что сотрудник получает зарплату, еще не означает высокую эффективность работы организации в целом. Важными требованиями к таким приложениям являются низкая стоимость, надежность, возможность выполнять больший объем операций при низкой стоимости в расчете на одну транзакцию. На самом деле, таких приложений в портфеле информационных систем предприятия обычно большинство.

Второй класс приложений – информационные (дающие преимущества). Это те приложения, которые обеспечивают информацию для учета, управления, контроля, получения отчетов, анализа, совместной работы (например, системы предоставления отчета о продажах, аналитические системы). Они улучшают деятельность организации. Примерами таких преимуществ от использования ИТ являются:

· ускорение цикла выполнения операций (например, принятия решения);

· более быстрый вывод на рынок новых продуктов и услуг;

· уменьшение производственного цикла;

· более высокое качество;

· более широкий набор продуктов и услуг;

· более глубокая настройка на потребителя;

· меньшая стоимость выполнения операций.

Эта та область, в которой ИТ в самом деле имеют ценность для предприятия, поскольку эти приложения реально обеспечивают преимущества и повышают эффективность. Основными требованиями являются не столько стоимость, сколько идентификация новых возможностей и поиск баланса между затратами на реализацию приложения и получаемыми потенциальными преимуществами.

Наконец, в некоторых случаях использование ИТ может носить радикально новый, революционный характер с точки зрения влияния на функционирование организаций: способность кардинально изменить саму основу конкуренции и получения преимуществ. Это так называемые инновационные (стратегические или "пограничные") приложения. Именно они способны обеспечить конкурентные преимущества на рынке.

Примерами могут быть использование электронной торговли через Интернет или системы обслуживания кредитных карт банкоматами, которые в начале жизненного цикла этих технологий обеспечивали рост рынка компаниям, внедрившим их. В соответствии с кривыми развития, в начале внедрения таких приложений всегда есть много неясностей и рисков, но постепенно приложения становятся широко используемыми и достигают фазы, когда снова определяющими факторами становятся стоимость и надежность, т.е. они переходят в разряд базовых транзакционных. Основными проблемами при принятии решений по поводу таких приложений являются, с одной стороны, предрасположенность организации к внедрению инноваций, а с другой – наличие лидеров, способных мотивировать персонал и нацеливать его на успех, несмотря на то, что с внедрением таких приложений всегда есть риск неудач.

Преимущества описанного подхода к управлению портфелем приложений заключаются в простоте, ясности и чувстве уверенности, который он дает при принятии решений высшим руководителям организации, не являющимся ИТ-профессионалами.

Следует отметить еще одну категорию инвестиций в информационные технологии, которую необходимо, на самом деле, рассматривать в совокупности с тремя типами прикладных систем. Это – инфраструктура или технологическая архитектура, рассмотрению которой посвящен следующий раздел.

Таким образом, мы получаем "пирамиду" из четырех категорий активов, вокруг которых сосредоточены инвестиции в области информационных технологий и управление портфелем которых составляет основу работы руководства департаментов информационных технологий предприятия. Это отображено на рис. 16.

Рис. 16. Портфель ИТ и цели инвестиций в различные активы

Конечно, иногда некоторый конкретный проект или система может быть отнесена к той или иной категории, в зависимости от преследуемых целей и уже имеющейся в организации инфраструктуры информационных технологий. Например, если некоторая организация внедряет CRM-решение, чтобы лучше анализировать и сегментировать своих клиентов, а практически вся необходимая инфраструктура в организации была создана в рамках ранее выполненных проектов, то внедрение этой системы носит скорее информационный характер (системы, дающие преимущества). В другой компании из другой индустрии CRM может быть "новым словом", и организация вынуждена под эту систему одновременно создавать инфраструктуру. В таком случае этот проект сочетает в себе элементы создания инновационного (стратегического) приложения и технологической инфраструктуры.

Важно отметить, что финансовые инструменты, применяемые для выбора проектов в каждом из трех классов прикладных систем, как правило, отличаются. Если для базовых транзакционных (обеспечивающих) приложений основной эффект – это, прежде всего, сокращение эксплуатационных и накладных расходов, то для приложений второго класса – информационных (дающих преимущества для бизнеса) – основной эффект непосредственно связан с результативностью бизнеса. Наконец, для стратегических (инновационных) приложений наибольший эффект на первой стадии может быть связан с нефинансовыми результатами, такими как изменение имиджа или опережение конкурентов.

Следует, однако, помнить, что достижение результатов использования ИТ-систем в компании, их вклад в создание преимуществ неразрывно связаны с определенными рисками. Как правило, чем больше возможный вклад информационных систем в оптимизацию бизнеса, тем выше возможные риски от их использования. Поэтому как бизнес-руководители, так и руководители ИТ-подразделений компании должны в полной мере понимать и осознавать не только выгоду, которую принесет использование той или иной прикладной системы в организации, но также риски и возможные потери в результате проблем с внедрением, неадекватного функционирования системы и т.д. Именно поэтому руководители и ИТ-специалисты несут совокупную ответственность за внедрение прикладных систем в компании, а, следовательно, они должны говорить друг с другом на одном языке и знать, как свести возможные риски к минимуму и получить максимальную выгоду.

Возвращаясь к аспектам классификации приложений, отметим, что еще одна полезная классификация может быть связана с той ролью, которую данное приложение выполняет в рамках портфеля информационных систем организации, например:

· Критически важное для предприятия в целом (mission -critical). Приложение чрезвычайно важно для осуществления всей миссии компании, нарушения в работе приложения могут повлечь катастрофические последствия для бизнеса. Пример: система биллинга оператора мобильной связи или система управления движением в аэропорту.

· Критически важное для бизнеса (business-critical). Приложение важно для поддержки отдельного направления бизнеса или обеспечивающего бизнес-процесса. Нарушения могут повлечь серьезные затруднения в бизнесе. Пример: система приема заказов через Интернет.

· Вспомогательное (utility). Некритичное приложение, решающее частную, вспомогательную задачу. Пример: система резервирования помещений для переговоров.

· Средства офисной автоматизации (office productivity). Это приложения, используемые для автоматизации повседневной работы. Типичный пример: офисные пакеты и средства подготовки презентаций.

Заметим, что для разных компаний одни и те же "стандартные" приложения, такие, как электронная почта или система приема заказов, могут относиться к различным уровням в данной классификации. Уже упомянутая выше система приема заказов через Интернет будет относиться к категории критически важного для предприятия в целом (mission -critical) у магазина интернет-торговли книгами типа Amazon.com и к категории вспомогательного (utility) у крупной нефтяной компании. Кстати, наличие приложений "всех уровней" вовсе не обязательно! Например, в одном из встретившихся на практике случаев (для нефтедобывающей компании) выяснилось, что приложений уровня mission -critical там вообще нет! Как отметили сотрудники компании в анкетах, "в случае сбоя информационной системы, мы все отчеты считаем вручную и передаем в головную компанию по телефону. И такое запаздывание никак не влияет на результаты деятельности организации".

Мы не будем останавливаться на вопросах выбора конкретных приложений, таких как ERP-системы (КИС в отечественной интерпретации). Существенным аспектом является, однако, признание того факта, что возможностей отдельных, даже самых функционально полных промышленных систем, функционирующих в одиночку, недостаточно для покрытия всех потребностей предприятия. Интеграция различных приложений от разных производителей становится неизбежной необходимостью. А в этом случае вопросы оптимальной архитектуры приобретают особую важность.

Одним из очевидных свидетельств развития информационных технологий является продолжающееся снижение значения показателя "цена/производительность". Таким образом, практически во всех случаях будет более целесообразной ориентация на применение отдельных стандартных прикладных компонент. Во многих случаях замена одной из компонент системы, поддерживающей стандартный интерфейс, на более совершенную версию будет проще, чем смена версии комплексной системы в целом или замена нестандартного средства, которое реализует собственный интерфейс взаимодействия.

Характерным примером может являться наблюдающаяся тенденция выделения типовой функциональности, такой как управление пользователями на уровне общесистемных сервисов. Если раньше разработчики приложений обязательно включали поддержку таких функций как регистрация пользователей, присваивание им отдельных прав доступа, задание паролей в свои приложения, или предлагали использовать стандартные средства используемой СУБД, то теперь практически все приложения позволяют использовать стандартные возможности, предоставляемые LDAP-серверами. Другими примерами такого рода являются поддержка электронной почты или документооборота (workflow) между пользователями в рамках одного приложения.