Общие требования к оформлению документов

Независимо от вида деятельности, наименования или места составления документа существуют общие нормы и правила по их оформлению. К числу таких норм относятся размеры бумаги, используемой для документирования информации; размеры полей; оформление дат и сокращение слов. Остановимся на этом подробнее.

Размеры бумаги

Все виды документов оформляются на бумаге определенных размеров – форматов, данные требования относительно деловых документов оговорены в ГОСТ Р 6.30-2003.

Размеры бумаги для документов

Формат	Размер, мм	Применение
А3	297х420	Для больших таблиц, схем, диаграмм, приложений
А4 А5	210х297 148х210	Приказы, письма и другие организационно-распорядительные документы
А6	105х148	Разного рода справки

Применение стандартных форматов в делопроизводстве дает возможность использовать средства механизации и автоматизации при составлении и обработке документов.

Размеры полей

Согласно указанному ГОСТу для приказов, управленческих документов и деловых писем используются поля следующих размеров:

левое – 20 – 35 мм;

правое – 10 мм и более;

верхнее – 15 мм и более;

нижнее – 20 мм и более.

Нумерация страниц

В соответствии со сложившейся практикой устанавливается следующий порядок нумерации страниц для многостраничных документов:

– все страницы, кроме первой, нумеруются;

– если текст документа печатается с обеих сторон листа, то лицевые стороны нумеруются нечетными цифрами, а оборотные – четными;

– номер страницы наносится на верхнем поле листа посередине, на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края;

– номер пишется арабскими цифрами без знаков препинания, без указания слова «стр.» и знаков «тире».

Оформление дат

В делопроизводстве применяются два способа оформления дат: цифровой и словесно-цифровой.

Цифровой – наиболее экономичный способ, поскольку сокращает длину написания даты. Пишется арабскими цифрами, отделенными точками, без переносов, в такой последовательности: число, месяц, год.

Например: 01.09.2004

Словесно-цифровой – имеет несколько разновидностей.

1. На документах со сведениями финансового характера пишут 01 сентября 2004 года или 01 сентября 2004 г.
2. Обозначение некалендарных сроков, начинающихся в одном году и заканчивающихся в другом: в отчетном 2004/2005 году.
3. Ссылка на длительный период времени делается следующим образом 2000 – 2005 гг.
4. Если обозначение времени в тексте состоит из указания только года, то слово «год» пишется полностью: в 2004 году. Если указывается месяц, то год пишется сокращенно: в январе 2005 г.

Сокращение слов

В документах допускаются общепринятые сокращения, а также сокращения, оговоренные нормативными документами.

Примеры для наиболее распространенных случаев:

• город – г.; село – с., поселок – п. и т. д.;

- перед указанием городов Москва и С- Петербург буква «г» на ставится;

- также «г» не ставится перед городами, в названиях которых имеется слово «город» (Новгород, Волгоград и др.).

Слова при фамилиях:

господин – г-н;

профессор – проф.;

доцент – доц.;

начальник – нач. и т. д.

Слова при цифрах:

пункт 3 – п. 3;

подпункт 1.1. – подп. 1.1.;

рисунок 5 – рис. 5;

раздел 2 – разд.2;

Слова, сокращение которых пишется через дефис:

министерство – м-во;

производство – пр-во;

количество – кол-во.

Допускаются сокращения: так далее – т. д., тому подобное – т. п, другие – др. Не допускаются сокращения: например – напр., текущего года – т. г., сего года- с. г., так называемый – т. н., таким образом – т. о.

Помимо этого возможно использование сокращений, принятых только в данном документе. При этом в скобках указывается принятый вариант сокращения или аббревиатуры непосредственно после первого упоминания полного написания слова или сочетания слов. Однако сокращать одно и то же слово или словосочетание по-разному или писать их в одном месте полностью, а в другом – сокращенно не допускается.