ИТ в управлении предприятием

ехнология в общем случае определяется как система деятельности.
Информационные технологии, ИТ (Information Technology – IT) – широкая область деятельности, относящаяся к технологиям формирования и управления процессами работы с данными и информацией, в том числе с применением вычислительной, компьютерной и коммуникационной техники.

Информационная система, ИС (Information System – IS) – система, предназначенная для реализации и ведения информационной модели какой-либо области человеческой деятельности. Эта система должна обеспечивать следующие средства для протекания информационных процессов:

• сбор информации,
• преобразование и обработка,
• анализ,
• хранение и защита,
• передача для использования.

Цель применения информационных технологий – снижение трудоёмкости использования информационных ресурсов.
Под информационными ресурсами понимается совокупность информационных массивов, представляющих ценность для организации (предприятия). К ним относятся файлы и базы данных, документы, тексты, графики, знания, аудио- и видео – информация и др.

Новая информационная технология – это технология, основанная на применении компьютерных сетей, активном участии в информационном процессе пользователей, широком применении пакетов прикладных программ, мультимедиа, использовании режима реального времени и доступа пользователей к удалённым базам данных.

Новые информационные технологии и реализованные на их основе информационные системы являются мощным инструментом для организационных изменений, которые «вынуждают» предприятия перепроектировать свою структуру, область деятельности, коммуникации, ресурсы, т.е. провести полный реинжиниринг бизнес-процессов для достижения новых стратегических целей.

Соответствие ИТ и организационных изменений ИТ Организационные изменения на предприятии Глобальные сети Международное разделение производства, действия компании не ограничиваются локализацией в стране/регионе, снижение затрат на производство за счет дешевой рабочей силы, упрощается управление филиалами. Сети предприятия Повышается качество совместной работы сотрудников и управления, электронный документооборот. Распределенное управление Бизнес-процессы становятся прозрачными, снижаются затраты на оперативное управление. Распределенное производство Виртуальные компании- уменьшается потребность в недвижимости для размещения средств производства, снижение организационных и капитальных затрат.

Четыре основных класса структурных изменений в компании, которые поддерживаются информационными технологиями. Каждый из них имеет свои последствия и риски.

Наиболее распространённая форма организационных изменений с помощью ИТ – автоматизация бизнес-процессов (Business Process Automation – BPA). Первые приложения, разработанные с помощью ИТ, затронули финансовые операции и документооборот, так как это наиболее формализованная часть деловых процессов компании. Расчёты и исполнение платежей, контроль транзакций и перемещения документов, прямой доступ клиентов к своим депозитам – вот стандартные примеры ранней автоматизации. Риск внедрения этих технологий является минимальным, выигрыш – очень большим.

Более глубокая форма организационного изменения, уже затрагивающая структуру производства, – рационализация рабочих процедур или улучшение процессов (Business Process Improvement – BPI). Для наведения порядка в сложных и распределённых процедурах и процессах необходимо изменять порядок их выполнения. Суть изменений – рациональное выстраивание технологических процедур, экономия процессного пространства и времени. Рационализация также не привносит большого дополнительного риска, так как она может начинаться с локальных процедур и процессов и только после получения экономического эффекта распространяться на все предприятие.

Новые ИТ в конечном счёте призваны изменить природу всей организации, трансформируя её цели и стратегические устремления (Paradigm Shift – PS): например, освоение принципиально новой ниши рынка, открытие филиалов компании в других странах, приобретение другой компании, слияние с компанией партнёра и т. д. Такие организационные изменения обладают наибольшим риском, но они несут и наивысшую отдачу. Руководство компании должно осознанно подходить к изменениям такого типа, понимая всю меру ответственности за принимаемые глобальные решения.

В развитии информационных систем предприятий в настоящее время основная тенденция заключается во всё большей интеграции ИТ/ИС для максимальной отдачи, повышения эффективности использования и роста «возврата инвестиций».

Любое предприятие имеет свою организационную структуру, которая содержит взаимосвязанные подструктуры:

· управление производством,

· кадровая структура,

· маркетинговая,

· финансово-экономическая,

· информационная.

Любую систему управления можно представить как информационную систему с различными информационными потоками в виде документов, циркулирующих внутри организации, а также исходящих/входящих из внешней среды.

В современных условиях руководителям предприятий приходится иметь дело с большим количеством динамично меняющейся информации, которую невозможно обработать "вручную". Поэтому назревает необходимость создания автоматизированных систем сбора, обработки, хранения информации, которые призваны облегчить процесс обработки и хранения информации, циркулирующей на предприятии.
Появление компьютерной техники позволяет создать подобные системы.

Наличие хорошо отлаженной автоматизированной информационной системы (АИС) на предприятии значительно упрощает процесс управления.
Применительно к промышленному предприятию кибернетический подход предполагает, что при управлении предприятием должны использоваться следующие принципы:

· управление предприятием рассматривается в рамках системы, включающей в себя помимо предприятия и внешнюю среду;

· цель управления формулируется в количественных терминах;

· действующие в системе механизмы связи и управления анализируются с учетом как детерминированности, так и стохастических изменений.

Управление предприятием всегда подчинено некоторой цели, оптимизирующей тот, или иной параметр деятельности, например цель: максимизация прибыли за заданный период времени, снижение издержек производства и т.д. Казалось бы, что наиболее простой ответ на вопрос, как построить управление предприятием, может быть получен с помощью теории оптимального управления. Однако на практике ряд факторов не позволяет использовать этот подход в чистом виде.

Применение теории оптимального управления подразумевает наличие следующих элементов:

· динамическая модель предприятия;

· модель системы управления;

· критерий оптимальности;

· модель внешних воздействий на предприятие и информационных возмущений (внешних возмущений и шумов).

К сожалению, создать математические модели, охватывающие все эти компоненты, на практике не представляется возможным. Даже упрощенные модели оказываются такой размерности, что ни один из известных методов построения оптимального управления не может быть реализуем для определения управляющих воздействий.

Для получения предсказуемых результатов управления сложными объектами и накопления полезных, полученных опытным путем, знаний применяется ряд упрощений, которые могут быть формализованы в рамках теории управления. Эти упрощения касаются как процесса выработки управляющих воздействий, так и моделей предприятия, внешних воздействий и информационных возмущений.

Управление представляют две составляющие:

· программные управляющие воздействия, зависящие только от времени;

· корректирующие управляющие воздействия, формируемые по принципу обратной связи.

Методы формирования программной составляющей управляющих воздействий и прогнозирования поведения предприятия при реализации этих воздействий в экономике и в области управления предприятием дали начало развитию такого направления, как методы планирования. Дополнение методов планирования способами периодического формирования корректирующих составляющих управляющих воздействий легло в основу направления — управление проектами.

Управление предприятием представляет собой совокупность воздействий, призванных обеспечить эффективное с точки зрения заданных целей протекание производственного процесса. Реализация процесса управления предприятием происходит в рамках системы управления предприятием — структуры, в которой можно выделить объект управления и управляющую часть. Объектом управления является производственный процесс. В роли управляющей части на предприятии выступают управленческие службы.

Система управления предприятием — это система управления организационного типа. В таких системах велика роль организации, координации и согласования поведения коллективов людей. Все частные производственные процессы, вплоть до элементарных, представляют собой управляемые процессы. Управление каждым процессом осуществляется путем реализации функций управления в отдельные дискретные моменты времени.

В состав функций управления входят:

· планирование- определение поведения управляемого процесса в будущем в детерминированном виде,

· учёт - определение фактического состояния управляемого процесса в дискретные моменты времени,

· контроль- определение отклонений между запланированным и фактическим состоянием управляемого процесса в дискретные моменты времени,

· регулирование - обеспечение функционирования управляемых процессов в рамках заданных параметров,

· анализ - подведение итогов осуществления управляемого процесса за период управления, выявление факторов, повлиявших на степень достижения запланированных результатов.

Существует еще одна функция управления — прогнозирование. Прогнозирование — это определение на будущее вероятностных характеристик управляемого процесса. В зависимости от целей исследования функция прогнозирования рассматривается как самостоятельная или объединяется с планированием.

Дальнейший прогресс в области формализации методов управления предприятием связан:

· с системным подходом, который подразумевает построение системы моделей. Обычно эти модели имеют иерархическую структуру, отражающую различные качественные особенности поведения такого сложного объекта, как предприятие, например модель процессов, представление предприятия как композиции систем массового обслуживания, моделей данных, используемых на предприятии, и т. д.;

· с созданием регулярных методов определения управляющих воздействий на основе иерархического принципа декомпозиции и агрегирования задач. Согласно этому принципу результат решения задачи управления верхнего уровня становится исходным условием для решения задачи построения управляющего воздействия для задач нижнего уровня. Причем результат решения задачи нижнего уровня не приводит к ревизии результата решения задачи верхнего уровня.

Применение этих подходов позволило добиться следующих результатов:

· вычленить ряд упрощенных задач, к которым могли быть применены некоторые методы теории оптимального управления, конечных автоматов, планирования операций и т. д.;

· создать эффективные процедуры принятия управленческих решений с использованием эмпирических знаний лиц, принимающих решения (ЛПР);

· использовать эвристические стратегии управления;

· определить принципы формирования организационных структур предприятий.

Тенденции развития современных информационных технологий приводят к постоянному возрастанию сложности информационных систем (ИС), создаваемые в различных областях экономики. В самом общем случае система управления выглядит следующим образом:

Система управления предприятием функционирует на базе информации о состоянии объекта, его входов Х (материальные, трудовые, финансовые ресурсы) и выходов Y (готовая продукция, экономические и финансовые результаты) в соответствии с поставленной целью (обеспечить выпуск необходимой продукции). Управление осуществляется путем подачи управленческого воздействия 1 (план выпуска продукции) с учётом обратной связи - текущего состояния управляемой системы (производства) и внешней среды (2, 3) - рынок, вышестоящие органы управления.

Для современных крупных проектов ИС характерны, как правило, следующие особенности:

· сложность описания (достаточно большое количество функций, процессов, элементов данных и сложные взаимосвязи между ними), требующая тщательного моделирования и анализа данных и процессов;

· наличие совокупности тесно взаимодействующих компонентов (подсистем), имеющих свои локальные задачи и цели функционирования (например, традиционных приложений, связанных с обработкой транзакций и решением регламентных задач, и приложений аналитической обработки (поддержки принятия решений), использующих нерегламентированные запросы к данным большого объёма);

· необходимость интеграции существующих и вновь разрабатываемых приложений;

· функционирование в неоднородной среде на нескольких аппаратных платформах;

· разобщенность и разнородность отдельных групп разработчиков по уровню квалификации и сложившимся традициям использования тех или иных инструментальных средств.

Для успешной реализации проекта объект проектирования ИС должен быть, прежде всего, адекватно описан, т.е. должны быть построены полные и непротиворечивые функциональные и информационные модели ИС.

 

Расчет эффективности ИТ

Эффективность ИТ

Любая оценка, согласно классическим канонам, используемым в методиках оценки бизнеса, может быть выполнена: сравнительным, затратным и доходным методами.

К сожалению, наиболее простой сравнительный метод оказывается наименее применимым для оценки, именно IT-проектов. Чрезвычайно сложно сравнивать IT-инфраструктуры разных компаний, как правило, имеющих совершенно разные, специфические требования, разные масштабы и задачи. Без преувеличения можно сказать, что практически каждый крупный IT- проект может быть абсолютно уникальным. При этом следует иметь в виду, что и получение интересующих нас финансовых и иных данных по другим компаниям для анализа будет представлять, по сути своей, неразрешимую проблему, поэтому сравнительный метод оценки экономической эффективности IT-сообщество чаще всего избегает. Оставшиеся два основных метода: затратный и доходный, хоть имеют существенные ограничения, но тем не менее, являются международно признанными.

При очевидных преимуществах внедрения IT решений, отдачу от этих решений посчитать напрямую крайне сложно. Основными показателями эффективности IT проектов, которые обычно используются, являются TCO (оценка по затратам) и ROI (оценка по доходам). Это принципиально разные цифры, сообщающие совершенно непохожую информацию. Если ТСО- это просто сумма затрат, она всегда положительная и приводится в денежных единицах (рублях, долларах, песо), то ROI – это процент. Владельцу бизнеса всегда предпочтительней знать именно ROI. Процент ROI, если он конечно положительный, грубо показывает прибыль от проекта по сравнению с затратами

.Бизнес интересуют три ключевых показателя, когда речь идет об обосновании выделения бюджета на ИТ:

· TCO (total cost of ownership) – совокупная стоимость владения активом.

· ROI (return on investment) – возврат на инвестиции в проект.

· PP (Payback Period) – период окупаемости проекта.