Подготовка и проведение мероприятий в сфере PR

Организация специальных событий играет очень важную роль при проведении коммуникативной стратегии организации.

Для того чтобы провести специальное событие качественно, необходимо проделать большую подготовительную и организационную работу: определить цели мероприятия, продумать состав участников, написать сценарий, разослать приглашения, получить согласие основных участников, подготовить помещение или площадку, а также учесть многие другие важные мелочи.

Чтобы подробнее изучить технологию подготовки и проведения специальных мероприятий, я рассмотрела стандартную схему пяти модулей - составных частей комплекса подготовки и проведения PR-мероприятий всех основных типов, которую называют четыре «Р» и «F». Она состоит из следующих компонентов:

Первое «Р» - Place / Location (место).

Место проведения мероприятия обладает рядом характеристик, которые могут быть хорошо или плохо представлены. Поэтому к помещению, где будет проводиться мероприятие необходимо предъявить ряд требований.

Второе «Р» - Promotion (реклама и информирование), включает в себя подготовку и распространение приглашений, информационную кампанию в СМИ по поводу предстоящего мероприятия и предварительное PR-освещение его в прессе. При этом используются такие инструменты, как приглашения, пресс-релизы, сувенирная продукция и т.д.

Третье «Р» - Presentation (представление информации на мероприятии).

На мероприятии, необходимо максимизировать использования аудиовизуального оборудования - аудио- и видеосредств. Так, как качественное и графически выразительное аудиовизуальное представление материала (слайд-шоу, видео- или компьютерная презентация) не только делает мероприятие более интересным, но и оставляет более сильное впечатление о нем.

Четвертое «Р» - Personnel (персонал), он может быть собственным (персоналом организации) и привлеченным, а также квалифицированным и техническим. Состав персонала может быть разным в зависимости от мероприятия.

«F» - Follow-up (действия после мероприятия).Оценка и закрепление результатов проведения мероприятия повышает его эффективность. Форма оценки и закрепления результатов представляет собой интенсивную работу со всеми участниками мероприятия после него - телефонные звонки и письма с предложением о встрече / переговорах.

Также мной была рассмотрена схема жизненного цикла специальных мероприятий, предложенная д-ром Дж. Голдблаттом (рисунок1).

Рисунок 1 - Жизненный цикл специального мероприятия

И на основе этих и других моделей этапов организации и проведения мероприятий, существует следующий алгоритм подготовки и проведения мероприятий (система RACE): (Таблица 1)

-Research - исследование;

-Action - планирование;

-Communication - реализация и координация;

-Evaluation - оценка эффективности.

Таблица 1 - Краткая характеристика этапов организации PR – мероприятия

В свою очередь, каждый из этих этапов содержит в себе работу с основными элементами специальных мероприятий. Это такие элементы как участники, подрядчики, спонсоры, СМИ и т.д.; документооборот и различные формы отчетности; переговоры, деловая переписка и тд.[2]

Опытный практикующий специалист Уолтер Линдэнманн в одной из своих статей пишет (1993): «Важно отметить, что не существует единственного простого метода измерения эффективности связей с общественностью. В зависимости от необходимого уровня измерений точная оценка пиар-воздействия подразумевает применение множества различных инструментов и технологий».

Только комбинируя различные методы оценки эффективности и корректно сопоставляя результаты PR-мероприятия к его целям, можно получить наиболее полную и объективную оценку эффективности PR-деятельности.