Вопрос 44. Архивный маркетинг

 

Понятие маркетинга архивной организации

Маркетинг архивной информации — деятельность, направлен­ная на изучение рынка информации и определение спроса на рет­роспективную информацию, содержащуюся в архивных доку­ментах, а также на услуги архивистов.

В соответствии с Основами законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах, финансирование и материально-техни­ческое обеспечение архивов осуществляется за счет бюджетных и внебюджетных средств.

В связи с этим архивы имеют право осуществлять деятельность по привлечению внебюджетных средств, оказывать платные услуги юридическим и физическим лицам, разрабатывать рас­ценки на эти услуги, применять договорные цены. Дополни­тельно к устоявшейся системе хозрасчетных работ по обеспе­чению сохранности, упорядочению, использованию документов юридических и физических лиц архивы получили право прово­дить маркетинговые исследования и продавать информацион­ные услуги по свободным ценам.

 

Содержание архивного маркетинга

Маркетинг архивной информации включает:

ü изучение потребностей пользователей документной информации путем проведения маркетингового исследования, критериями которого являются интенсивность и эффективность использо­вания тех или иных документов;

ü прогноз потребности в архивных услугах, выявление потенциаль­ных потребителей тех или иных архивных услуг.

ü разработка перечня платных услуг;

ü расширение рекламной кампании с целью привлечения более широкого круга потребителей;

ü установление системы постоянной обратной связи с потребите­лями для продажи архивных услуг.

Основой маркетинга является совпадение интересов продавца и покупателя, предложение редкой информации по высокой це­не, определение места и времени продажи информации.

Оптимальным вариантом является взаимная заинтересован­ность архива и потребителя, обеспечивающая продажу архив­ных услуг не как разового, а постоянного явления.

Архивные услуги могут быть разнообразными — от копирования документов до выхода в Интернет, продажи микрофильмов и микрофиш документов, издания компьютерных версий доку­ментов и справочников.

Ограничения касаются лишь работ, являющихся бесплатными. К данным видам работ относятся:

ü выполнение ряда социально-правовых запросов граждан, касающихся прежде всего их пенсионного обеспечения, установления трудового стажа, выявления оснований для различных льгот;

ü обслуживание читателей читального зала архива в общем по­рядке;

ü предоставление организациям-фондообразователям их доку­ментов во временное пользование для служебных целей;

ü копирование или выявление документов для органов государственной власти и местного самоуправления для служебных целей;

ü рассекречивание документов по запросам пользователей;

ü организационно-методическое руководство организацией делопроизводства и работой ведомственных архивов учреждений — источников комплектования;

ü научно-техническое информирование организаций архивной системы.

При необходимости архив может определять категории потре­бителей — льготных пользователей информации.

Особую роль в маркетинговой деятельности архива играют лицензионные договоры, заключаемые с потребителями, целью кото­рых является получение дохода от использования архивных ин­формации и документов. В них закрепляются права, обязательства, ответственность архива и потребителя. Лицензионные догово­ры обусловливают взимание архивом платы с потребителя за коммерческое использование его собственности.

 

Вопрос 45. Архив негосударственной организации

 

Характеристика негосударственной части

Архивного фонда РФ

Негосударственные образования (в том числе юридические ли­ца) в процессе своей деятельности создают собственные архи­вы. В соответствии с Основами законодательства РФ об Ар­хивном фонде РФ и архивах они относятся к негосударственной части Архивного фонда РФ. При аналогичности работ с госу­дарственный частью Архивного фонда РФ, они имеют свою специфику. Эта специфика определена в Положении об Архивном фонде РФ.

Негосударственная часть архивного фонда РФ комплектуется и функционирует при соблюдении следующих условий:

ü негосударственную часть Архивного фонда РФ составляют ар­хивные фонды и архивные документы, находящиеся в собственно­сти общественных объединений и организаций, религиозных объе­динений и организаций, негосударственных объединений, физиче­ских лиц;

ü отнесение документов к составу Архивного фонда РФ осуществля­ется органами и учреждениями Федеральной архивной службы РФ совместно с собственниками этих документов на основании соглашения, договора, после экспертизы их ценности;

ü собственники документов представляют сведения о своих фондах и документах с целью их государственного учета по запросам органов и учреждений Федеральной архивной службы РФ;

ü при смене собственника или места хранения документов соб­ственники информируют органы и учреждения Федеральной архивной службы РФ о новом владельце или месте хранения документов;

ü собственники документов обеспечивают их постоянное хранение в создаваемых для этих целей архивах или структурных подраз­делениях объединений, учреждений, организаций, предпри­ятий, документы не могут быть уничтожены собственниками без согласования с органами и учреждениями Росархива;

ü собственники документов могут передавать свои документы в собственность государства, на хранение в государственные архи­вы, музеи, библиотеки, при этом передача права собственности на документы оформляется соглашением, договором с уточне­нием в случае необходимости условий хранения и использова­ния документов;

ü документы поступают в собственность государства и переда­ются на постоянное хранение в госархивы в случае ликвидации негосударственных учреждений, объединений, организаций, пред­приятий или смерти владельца при отсутствии правопреемников и законных наследников;

ü государственные архивы, музеи, библиотеки могут осуществ­лять временное, в том числе депозитарное, хранение документов, определяемое в соглашениях, договорах между собственниками документов и госархивами, музеями, библиотеками, при этом под депозитарным хранением документов понимается хране­ние в госархиве, музее, библиотеке архивных документов Ар­хивного фонда РФ на условиях, определяемых договором меж­ду собственником документов и соответствующим госархивом, музеем, библиотекой, с сохранением за собственником права собственности на архивные документы;

ü в случае продажи документов государство имеет преимущест­венное право на их приобретение, собственники документов, ор­ганизаторы аукционов, торгово-посреднические организации обязаны не позднее чем за 10 дней до предстоящей продажи сообщать о ней органам и учреждениям Федеральной архивной службы РФ с указанием точного времени и места продажи;

ü по просьбе собственников документов органы и учреждения Росархива оказывают методическую помощь в сохранении, ком­плектовании, использовании их архивов, по договоренности с ними органы и учреждения Росархива могут оказывать другое содействие негосударственным архивам, осуществлять их фи­нансовую поддержку.