Примерный перечень документов, подлежащих к утверждению

 

Акты (проверок и ревизий; приема законченных строительством объектов, оборудования; списания; экспертизы; передачи дел; ликвидации организаций, учреждений, предприятий и т.д.);

Договоры (о производстве работ, материально-техническом снабжении, аренде помещений; о поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, материальной ответственности и т.д.);

Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; на проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских и технологических работ; технические и т.д.);

Инструкции (правила) - (должностные; по документационному обеспечению управления; технике безопасности; внутреннего трудового распорядка и т.д.);

Нормативы (расходы сырья, материалов, электроэнергии; технологического проектирования; численности работников и т.д.);

Отчеты (о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских работах и т.д.);

Перечни (должностей работников с ненормированным рабочим днем; предприятий, на которые распространяются определенные льготы; типовых документов, образующихся в деятельности министерств, ведомств и др.организаций с указанием сроков хранения документов и т.д.);

Планы (производственные; строительно-монтажных, проектно-изыскательских, научно-исследовательских работ; внедрения новой техники; по капитальному ремонту; работы коллегии, научно-технического совета, ученого совета и т.д.);

Положения (о министерстве; структурном подразделении; премировании и т.д.);

Программы (проведения работ и мероприятий, командировок и т.д.);

Расценки на производство работ;

Сметы (расходов на содержание аппарата управления, зданий, помещений, сооружений, использования средств фонда предприятия; на подготовку и освоение производства новых изделий; на капитальное строительство);

Стандарты (государственные, отраслевые, республиканские, технические условия);

Структура и штатная числинность;

Тарифные ставки;

Формы унифицированных документов;

Штатные расписания и изменения к ним.

Документ утверждается должностным лицом или специально издаваемым документом.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек и двоеточия), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

Например: УТВЕРЖДАЮ

Ректор Нижегородского института

менеджмента и бизнеса

личная подпись А.П.Егоршин

Дата

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО в соответствии с наименованием документа – акт, инструкция, правила, положение и т.п.), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера.

Например: УТВЕРЖДЕН

приказом НИМБ

15.04.2004 № 25

Допускается в реквизите "Гриф утверждения документа" центрировать элементы относительно самой длинной строки.

Например: УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

ОАО "Аметист"

Личная подпись Л.В. Карпов

Дата

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

 

3.17. Резолюция - это надпись на документе, сделанная должностным лицом и содержащая принятое решение по исполнению документа. Резолюция состоит из следующих элементов: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата. Резолюция должна быть четкой, конкретной, краткой.

Например: Соколову А.В.

Организуйте обсуждение присланных проектов

на Совете факультета до 15.03.2004

личная подпись

Дата

Если в резолюции указано несколько фамилий, то ответственным за исполнение документа является тот, чья фамилия стоит первой.

Резолюция располагается в верхней части документа между реквизитами "адресат" и "текст" на первом листе документа и оформляется рукописным способом. Недопустимо помещение резолюции на тексте, адресате и других важных реквизитах. Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

Резолюция является основанием постановки документа на контроль и определения контрольного срока исполнения.

 

3.18. Заголовок к тексту - это краткое содержание документа. Наличие заголовка избавляет от необходимости прочтения текста документа полностью при его регистрации. Заголовок формулируется составителем документа и должен быть согласован с наименованием вида документа.

Заголовок может отвечать на вопросы:

о чем (о ком)? Например:

Приказ о создании аттестационной комиссии

чего (кого)? Например:

Должностная инструкция секретаря-референта.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.

 

3.19. Отметка о контроле за исполнением документа обозначается буквой "К", словом или штампом "Контроль". Проставляется на документах, требующих исполнения и ответа в конкретный срок, который может быть указан в тексте документа или резолюции.

 

3.20. Текст документа составляют на государственном языке РФ (русском) или на государственных языках субъектов РФ.

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились" и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили", "решили").

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "в состав объединения входят", "комиссия установила").

В письмах используют следующие формы изложения:

- от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");

- от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить");

- от третьего лица единственного числа ("администрация просит").

 

3.21. Отметка о наличии приложения. В зависимости от назначения и содержания приложений к документу их условно можно подразделить на 3 вида:

- Приложения, направляемые сопроводительными письмами и являющиеся самостоятельным документом;

- Приложения к распорядительным документам, утверждаемые или вводимые ими в действие (приложения к правовым актам).

- Приложения, разъясняющие или дополняющие основной документ.

Отметку о наличии приложения располагают между реквизитами "текст" и "подпись" от границы левого поля. Независимо от количества приложений пишется слово "Приложение" в единственном числе, после него ставится двоеточие:

Существует несколько видов оформления отметки о наличии приложения.

Если письмо имеет приложения, названные в тексте, то указывается только количество листов и экземпляров.

Например,

Приложение: на 5 л. в 3 экз.

Если письмо имеет приложения, не названные в тексте, то их наименования необходимо перечислять с указанием количества листов в каждом приложении и количества их экземпляров. При наличии нескольких приложений они нумеруются.

Например:

Приложение: 1. Контракт от 15.03.2003 № 33/25 на 5 л. в 2 экз.

2. Акт приема работ от 20.04.2003 № 15 на 1 л. в 3 экз.

При большом количестве приложений на них составляется отдельная опись, а на самом документе указывается

Приложение: опись на 5 л.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

Если к документу прилагается документ, имеющий приложение, то отметка о приложении оформляется следующим образом:

Приложение: Инструкция по делопроизводству в ОАО “ЗМЗ” и приложение к ней, всего на 20 листах.

Если документ направляется в несколько адресов, а приложение не во все, то в отметке указывается порядковый номер адреса, куда направляется приложение.

Например:

Приложение: на 2-х л. в 1 экз. в третий адрес.

Если приложение к документу в единственном экземпляре, то количество экземпляров можно не указывать.

В распорядительных документах ссылки на приложение указываются в самом тексте документа. При этом на приложениях в правом верхнем углу делается отметка, указывающая на его основную связь с основным документом и проставляется номер, если приложений несколько.

Например:

Приложение № 2

к постановлению администрации

Нижегородской области

от 10.01.2003 № 3

Допускается выражение "ПРИЛОЖЕНИЕ N" печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки.

 

3.22. Подпись - обязательный реквизит любого служебного документа. Подписание документов, так же как утверждение и проставление печати - один из способов удостоверения документов. Удостоверение документов является формой выражения ответственности за их содержание и законность. Под подписью понимают полномочие должностных лиц учреждений, организаций и предприятий на подписание созданных в них документов.

Должностные лица имеют право подписывать служебные документы в пределах своей компетенции, что обычно определено в положениях об организации (уставе) и структурных подразделениях, а также в должностных инструкциях.

В состав реквизита “подпись” входят:

- наименование должности лица, подписавшего документ (сокращенное, без указания организации, если документ оформлен на бланке, и полное, если документ оформлен не на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, разделенные точками и фамилия).

Если наименование должности состоит из нескольких слов, оно печатается в несколько строк и личная подпись с расшифровкой размещаются на уровне последней строки наименования должности.

Например:

- на бланке:

Генеральный директор (личная подпись) И.В.Касаткин

 

- не на бланке:

Генеральный директор

ОАО “Центрэнергострой” (личная подпись) И.В.Касаткин

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

Допускается центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.

Документы могут быть подписаны несколькими лицами.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

Например:

Генеральный директор (личная подпись) И.М.Матвеев

 

Главный бухгалтер (личная подпись) В.П.Тихонова

При подписании документа (например, договора) несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, причет сам документ оформляют не на бланке.

Например:

Генеральный директор Генеральный директор

ОАО “РАССВЕТ" ЗАО "ПОЛЕТ"

(личная подпись) А.М.Маков (личная подпись) А.П.Семин

На документах, принимаемых коллегиальными органами (протоколы собраний, заседаний и т.п.), проставляются две подписи - председателя и секретаря, должности при этом не указываются.

Например:

Председатель (личная подпись) В.А.Кожин

Секретарь (личная подпись) И.В.Зубова

 

В документах, составленных комиссией (акт и т.п.), указывают не должности лиц, подписывающих документ, а лишь распределение обязанностей в составе комиссии (председатель, члены комиссии). Подписи членов комиссии располагаются в алфавитном порядке.

Например:

Председатель (личная подпись) А.Н.Голубцов

 

Члены комиссии (личная подпись) А.С.Кокин

(личная подпись) Т.В.Мурыгина

(личная подпись) Н.Ф.Пермичев

При направлении документа в несколько адресов в вышестоящие организации и неподведомственные учреждения подпись проставляется на всех отправляемых экземплярах. При отправке документов в подведомственные учреждения подписывается первый экземпляр, оставляемый в делах учреждения-отправителя, а отсылаются заверенные копии.

 

3.23. Гриф согласования документа. Согласование документа - это способ предварительного рассмотрения и оценки проекта документа. Проект документа может быть согласован с организациями, структурными подразделениями и должностными лицами, которые могут дать компетентную оценку проекта.

Различают две формы согласования: внешнее (с подведомственными и неподведомственными учреждениями), которое оформляется грифом согласования, и внутреннее (с подразделением, и должностными лицами учреждения, т.е. путем оформления виз согласования).

Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО (печатается без кавычек и двоеточия), должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов и фамилии) и даты согласования.

Например:

СОГЛАСОВАНО

 

Начальник ВПЧ-4

г.Иркутска

личная подпись Е.М.Бутов

Дата

Если согласование производится протоколом, письмом и др., то гриф согласования оформляется следующим образом:

 

СОГЛАСОВАНО

 

Протокол заседания

педагогического совета

от 12.05.2004 № 3

 

Гриф согласования располагают ниже реквизита "подпись" от границы левого поля. Если грифов несколько, они могут быть оформлены на одном уровне вертикальными рядами на документе или на отдельном листе, который называется "Лист согласования".

Например:

ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ

 

СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО

 

Зам.председателя Госстандарта Зам.начальника ЦСУ

личная подпись И.М.Петров личная подпись В.П.Смирнов

Дата Дата

 

 

3.24. Визы согласования документа оформляются при внутреннем согласовании проекта документа со специалистами организации. Виза включает должность, личную подпись, расшифровку подписи визирующего проект документа и даты согласования.

Например:

Юрисконсульт личная подпись Ю.Ю.Сутягина

Дата

При наличии замечаний к проекту документа их излагают на отдельном листе. В этом случае виза оформляется следующим образом:

 

Замечания прилагаются

Юрисконсульт (подпись) Ю.Ю.Сутягина

Дата

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.

Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.

Целесообразно разработать в организации перечень важнейших документов с указанием лиц, визирующих каждый из них и утвердить его руководителем организации.

3.25. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Документы заверяют печатью организации. Оттиск печати должен быть четким и ставится таким образом, чтобы он захватывал часть слов наименования должности и личной подписи лица, подписавшего документ.

 

Примерный перечень документов,