Структура задач материально-технической подготовки проектов

Изменение условий хозяйствования привело к появлению новой структуры задач материально-технического обеспечения проектов, которая укрупненно сводится к следующим шагам:

1. Подготовка спецификаций и технических условий, характеризующих количество и качество необходимого оборудования, машин и механизмов, конструкций, материалов, работ, услуг.

2. Планирование и организация процесса закупок.

3. Изучение возможных источников закупки ресурсов и переговоры с возможными поставщиками.

4. Предварительный отбор участников торгов.

5. Подготовка документов для торгов.

6. Проведение торгов и принятие решения о присуждении контрактов заявителям, выигравшим торги.

7. Размещение заказа, включая переговоры о поставках.

8. Контроль за поставками (своевременность, комплектность, количество и качество) с принятием необходимых мер в случае появления отклонений.

9. Разрешение конфликтов.

10. Взаиморасчеты.

11. Найм на работу необходимых специалистов (подрядчиков), включая консультантов.

Планирование поставок.

Организация бухгалтерского учета.

Доставка, приемка и хранение товара.

Учет и контроль доставки.

Последние 4 позиции на Западе принято выделять в самостоятельный блок работ, называемый Поставками (Logistics). Остальные же работы относят к Закупкам (Procurement). Такое деление не случайно, так как Закупки осуществляет Заказчик, а Поставки — Подрядчик.

Рассмотрим требования к некоторым из вышеперечисленных шагов в цикле закупок и поставок, характерные для рыночной экономики.

Планирование и организация:

§ осуществляются на основе данных проектно-сметной документации;

§ графики разрабатываются на основе и в увязке с общим планом проекта и учитывают длительность разработки проектно-сметной документации, цикла закупок и доставки грузов;

§ план должен охватывать весь проект в целом;

§ выбор места закупок определяется на основе расчета стоимости вариантов;

§ в плане определяются структуры и лица, ответственные за каждую позицию, подлежащую поставке.

Выбор поставщиков:

§ осуществляется на основе изучения т.н. квалификационных анкет, призванных осветить управленческие, технические, производственные и финансовые возможности;

§ список претендентов, разрабатываемый на основе изучения анкет, согласуется с заказчиком и руководителем проекта;

§ окончательный выбор поставщиков осуществляется в результате торгов.

Размещение заказов:

§ совместно с проектной организацией разрабатываются мероприятия по стандартизации (сокращению номенклатуры) закупок;

§ общие заказы оформляются только на основе работ по сокращению номенклатуры закупок;

§ оценка заявок и проведение торгов предшествуют заключению контрактов;

§ заключение контрактов производится в результате дополнительных встреч и согласований с победителями торгов по вопросам требований к перевозке и хранению грузов, а также порядка платежей и премирования.

Контроль за поставками:

§ организуется по каждому из перечисленных выше видов поставок (оборудование, работы, местные материалы, услуги);

§ основывается на общем плане проекта;

§ все изменения вносятся в общий график проекта;

§ основывается на стандартных формах отчетности.

Подрядные торги

В строительстве подрядные торги проводятся для выбора на конкурсной основе организации, выполняющей для заказчика в пределах согласованной стоимости требуемые объемы строительных работ, поставки, монтажа и пуска-наладки оборудования в установленный заказчиком срок и с требуемым качеством.

Целью организацииторгов является повышение эффективности производства, качества строительства и надежности сооружаемых объектов на основе конкуренции между организациями и предприятиями.

Виды торгов

В зависимости от способа проведения торги могут быть:

Открытыми, к участию в которых привлекаются все желающие фирмы и организации, как местные, так и иностранные. На открытых торгах обычно размещаются заказы на стандартное оборудование, а также на небольшие по объему подрядные работы.