Учет, аудит и анализ дебеторской задолженности.

Под дебиторской задолженностью понимаются все выражаемые в денежной форме обязательства отдельных граждан, организаций и прочих дебиторов перед данным предприятием. Дебиторская задолженность возникает в ходе различных операций, чаще всего при реализации товаров и услуг в кредит.

Дебиторская задолженность свидетельствует о том, что продукция или товар отгружены, работы выполнены, услуги оказаны, но еще не оплачены покупателем либо произведен перевод денег в порядке предоплаты или аванса предприятию-продавцу, но продукция или товар еще не поступили. Наличие дебиторской задолженности характеризует отток или отвлечение средств из оборота. В то же время снижение суммы задолженности – во многих случаях не всегда положительный момент, так как оно может свидетельствовать, что денежные средства отвлечены не в расчеты, а в готовую продукцию, накопленную на складах, и не имеющую сбыта. Своевременное получение дебиторской задолженности – необходимое условие обеспечения благоприятного финансового состояния предприятия.

Операция производится методом прямого списания, при котором расходы (убытки) признаются непосредственно после истечения сроков исковой давности 3 года, то есть когда задолженность признается безнадежной.

Подотчетные суммы – это те суммы, которые выдаются работникам, состоящим в штате для выполнения определенной работы. Выдача под отчет производится по распоряжению руководителя. Новая сумма не выдается до тех пор, пока не представлен отчет по ранее полученным суммам. При командировке подотчетному лицу выписывается командировочное удостоверение, в котором указывается пункт командировки и срок командировки.

Авансовые отчеты по подотчетным суммам (Приложение Ж 1), полученным на хозяйственные нужды и на закуп ТМЦ составляются на основании представленных оправдательных документов, а именно чеки, счета, акты закупа.

Учет расчетов с подотчетными лицами в ТОО «Данк» по предоставленными работникам займам по возмещению материального ущерба ведется на счетах подраздела 1250 «Краткосрочная дебиторская задолженность работников». (Таблица 10)

В процессе производственно-хозяйственной деятельности организация посылает работников в служебные командировки, приобретают в магазинах канцелярские принадлежности, запчасти и осуществляют прочие расходы.

Эти расходы не всегда возможно оплатить путем безналичных расчетов через учреждения банков, в силу чего для их оплаты и осуществления других аналогичных расходов работникам выдают в подотчет согласно расчету, утвержденному руководителем организации, наличные деньги. Авансы выдаются не ранее наступления действительной необходимости в расходах и только тем сотрудникам, на которых распоряжением руководителя возложено осуществления расходов из подотчетных сумм, а также лицам направляемые в служебные командировки. Деньги на служебные командировки выдают в пределах сумм, причитающихся командируемым лицам на оплату проезда к месту командировки и обратно, возмещению расходов суточных и расходов по найму помещений на срок командировки. Расходование подотчетных сумм подтверждается документами для обобщения, которых предназначен авансовый отчет, предоставляемый в бухгалтерию в установленные сроки. Бухгалтерия проверяет авансовые отчеты, затем их утверждает руководитель организации. Неправильно оформленные авансовые отчеты и приложение к ним документы возвращают подотчетным лицам для оформления

Сумма невозвращенного аванса подлежит удержанию из заработной

платы подотчетного лица, которое может быть произведено единовременно или с рассрочкой независимо от того, какая часть оплаты труда остается свободной от всех других взысканий с данного работника. Перерасходованные по авансовому отчету суммы выдаются работнику из кассы.

Командировкой считается поездка работника организации в другую

местность для выполнения служебных обязанностей на определенный срок распоряжению руководителя организации.

В командировку может быть направлен работник, связанный

с организацией трудовым договором, условия которого регламентируется Законом «О труде в Республике Казахстан».

Командировочные расходы относятся к компенсационным выплатам

то есть работник организации имеет право на возмещение расходов и получение иных компенсаций в связи со служебными командировками.

За время нахождения в командировке в пределах Республики

Казахстан работнику выплачиваются суточные в размере не более 1 МРП, устанавливаемых законодательно, в сутки, не исключая выходных и праздничных дней, а также дней нахождения в пути, в том числе и за время вынужденной остановки в пути.

Фактическое прибивание в место командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении. Если работник направляется в несколько адресов, то отметки проставляются в каждом месте, независимо от времени пребывания. Днем отправления в командировку считается день отправления транспортного средства определяемой по дате проездного документа, которая должна соответствовать дате выбытия в командировочном удостоверении. Днем приезда считается дата прибытия транспортного средства, которая должна совпадать с датой проездного документа и отметкой в командировочном удостоверении. Срок командировки, как правило, не должен превышать срока, не считая времени нахождения в пути.(Таблица 12)

 

Таблица 12 - Хозяйственные операции по учету задолженности работников и других лиц.

 

Краткое содержание операции	Корреспонденция счетов	Сумма
дебет	кредит
Выдача денежных сумм в подотчет или возмещение перерасхода
Списание подотчетных сумм на основании авансовых отчетов
Списание расходов на административные затраты (по командировкам)
При наличии налоговых счетов-фактур
Возврат в кассу на основе приходных кассовых ордеров
Удержание из заработной платы подотчетных сумм

 

На счет «Прочие расходы будущих периодов» 2920 в июне 2000 года отнесены затраты на геолого-разведочные работы.

Оборачиваемость дебиторской задолженности в 2000 году на ТОО "Данк" составила:

. (8)

К обор.дебит.задолж .= 558946

(20678+49673)/2 = 1,5

(9)

Аудит дебиторской задолженности заключается в проверке соответствия показателей баланса с данными счетов, проверке правильности ведения синтетического и аналитического учета, проверке состояния дебиторской задолженности путем проведения инвентаризации расчетов с дебиторами.

Основными задачами, стоящими перед аудиторами при проверке дебиторской задолженности, являются:

 

- проверка правильности и юридической обоснованности числящихся на балансе предприятия сумм дебиторской задолженности;

- проверка соблюдения правил расчетной и финансовой дисциплины;

- проверка правильности получения сумм за отгруженные материальные ценности и полноты их списания, наличия оправдательных документов при совершении расчетных операций и правильности их оформления;

- проверка своевременности и правильности оформления и предъявления претензий дебиторам, а также организации контроля за движением этих дел и проверка порядка организации взыскания сумм причиненного ущерба и других долгов, вытекающих из расчетных взаимоотношений;

- разработка рекомендаций по упорядочению расчетов, снижению дебиторской задолженности.

Проверяя расчеты с дебиторами, аудитор должен выяснить, правильно ли отражена дебиторская задолженность в балансе. Остатки ее на начало и конец года показываются как в разделе 1 «Долгосрочные активы», так и в разделе 2 «Текущие активы». При проверке дебиторской задолженности по разделу 1 аудитору необходимо обратить внимание на своевременное взыскание сумм и на задолженность, по которой истек срок исковой давности.

В долгосрочных активах дебиторская задолженность показывается в разрезе следующих статей:

- счета к получению;

- векселя полученные;

- задолженность по внутригрупповым операциям между основным хозяйственным товариществом и дочерними товариществами;

- задолженность должностных лиц акционерного общества;

- прочая дебиторская задолженность.

В текущих активах к этим статьям дебиторской задолженности добавлена статья «Авансовые платежи».

Аудитору необходимо выяснить, правильно ли отражены по статьям баланса соответствующие остатки задолженности. Для этого по данным журнала-ордера №11 и регистров аналитического учета по статьям, предназначенным для отражения расчетов, сличают остатки по каждому виду расчетов на начало проверяемого периода с остатками по соответствующим статьям баланса, а затем проверяют каждый вид расчетов.

Чаще всего в хозяйственной деятельности предприятия встречаются расчетов с покупателями и заказчиками за товары, работы и услуги. Эта статья занимает поэтому наибольший удельный вес в общей сумме дебиторской задолженности, показанной в балансе предприятия. При проверке ее необходимо обратить внимание на следующее:

- правильно ли получены суммы за отгруженные товарно-материальные ценности;

- правильно ли списана дебиторская задолженность на себестоимость продукции (работ, услуг) и дебиторская задолженность с истекшим сроком исковой давности. Дебиторская задолженность, по которой срок исковой давности истек, списывается по решению руководителя предприятия и относится соответственно на счет средств резерва по сомнительным долгам.

При проведении аудита необходимо проверить обоснованность создания резервов по сомнительным долгам, правильность их использования и списания с баланса дебиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности.

При аудите необходимо проверить правильность учета векселей по видам, предприятиям-плательщикам, срокам наступления платежа, обоснованность оформления ссуд векселями; законность списания на внереализационные убытки векселей, задолженность по которой оказалась безнадежной к получению или по которым просрочены сроки исковой давности.

В целом же при аудите расчетов с покупателями и заказчиками необходимо установить:

- заключены ли договоры поставки продукции;

- реальность задолженности покупателей, что должно быть подтверждено актами инвентаризации (сверки) расчетов;

- правильность ведения аналитического учета по счетам подраздела 30 «Задолженность покупателей и заказчиков». При этом построение аналитического учета должно обеспечить возможность получения данных о задолженности по расчетам с покупателями и заказчиками, обеспеченной векселями, срок поступления денежных средств по которым не наступил; векселями дисконтированными (учтенными) в банках, по которым денежные средства не поступили в срок;

- правильность составления бухгалтерских проводок по счетам подраздела 30 «Задолженность покупателей и заказчиков»;

- соответствие записей аналитического учета по счетам подраздела 30 «Задолженность покупателей и заказчиков» в журнале-ордере №11, Главной книге и балансе.

Далее аудитор должен проверить правильность отражения на счетах бухгалтерского учета операций, связанных с дебиторской задолженностью дочерних (зависимых) товариществ.

Также пристальное внимание аудитор должен уделить изучению статьи баланса «Прочая дебиторская задолженность». Остатки на начало и конец года по этой статье должны соответствовать остаткам счетов подраздела 33 одноименного названия, предназначенных для обобщения такой информации.

Особое внимание аудитор должен обратить на правильность отражения хозяйственных операций на счете 333 «Задолженность работников и других лиц». На этом счете учитывается информация о дебиторской задолженности работников и других лиц: по суммам, выданным в подотчет на административно-хозяйственные и операционные расходы, а также на служебные командировки; по возмещению материального ущерба; по предоставленным работникам займам и прочим операциям.

Аудитор проводит сплошную проверку авансовых отчетов и приложенных к ним документов, случая записи в накопительных ведомостях с данными авансовых отчетов, утвержденных распорядителями кредитов.

Далее аудитор должен тщательно проверить расчеты по возмещению материального ущерба и прежде всего проанализировать расчеты по недостачам и хищениям и установить, соблюдались ли сроки и порядок рассмотрения случаев недостач и потерь, как обеспечивается их взыскание и т.д.

Далее аудитор должен проверить правильность ведения расчетов с работниками предприятия по предоставленным им займам; за товары, проданные в кредит, и прочим операциям.

Анализ дебиторской задолженности рассмотрен в Таблице 13.

 

Таблица 13 - Анализ состава и структуры дебиторской задолженности ТОО «Данк» за 2007-2008 гг.

 

Состав дебиторской задолженности	2007г	2008г	Отклонение (+,-)
Дебиторская задолженность всего в том числе:
За работы
Прочая дебиторская задолженность
Расходы будущих периодов
Авансы выданные

 

Как видно из таблицы за отчетный период произошли значительные увеличение суммы дебиторской задолженности на 1071 тысяч тенге, за счет этого возрос ее удельный вес в стоимости имущества на 4,2% и составил на конец 7,2%. Основным фактором роста задолженности послужило увеличение прочей дебиторской задолженности. Так как прочая дебиторская задолженность увеличилась на 1171 тысяч тенге.