Організація електронного документообігу.

Під електронним документообігом (обігом електронних документів) розуміється сукупність процесів створення, оброблення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, використання та знищення електронних документів, які виконуються із застосуванням перевірки цілісності та в разі необхідності з підтвердженням факту одержання таких документів.

Адміністративний документообіг обслуговує процеси, у яких раніше використовувалися тільки паперові форми документів. Як і виробничий документообіг, він призначений для обробки звітів про витрати і реєстраційних форм з меншими адміністративними витратами. Замість заповнення паперової форми, наприклад, для одержання добових при відрядженні, співробітник заповнює електронну форму на комп'ютері й електронною поштою надсилає її в бухгалтерію.

Для вирішення завдань автоматизації документообігу в усіх організаціях, установах, підприємствах використовуються такі типи програмного забезпечення:

1) операційна система (ОС), тобто базова програма, під управлінням якої працюють комп'ютери;

2) текстові редактори;

3) електронні таблиці;

4) СУБД (системи управління базами даних);

5) комунікаційні програми для роботи з факсами і доступу в Internet;

6) утиліти (допоміжні програми, які оптимізують роботу комп'ютера).

Як правило, використовуються також програми OCR (Optical Character Recognition System) — програми оптичного розпізнання текстів для введення документів у комп'ютер з використанням сканера; електронні словники і перекладачі — при роботі з текстами іноземними мовами.

Наступний ступінь автоматизації процесів діловодства — це системи автоматизованого діловодства, що поєднують у собі реєстрацію і контроль за документами; повнотекстове зберігання

Ззберігання самого документа, а не тільки його реєстраційної картки, в пам'яті комп'ютера), індексування і можливість швидкого пошуку документа в подальшому, створення тематичних добірок документів; автоматизацію руху документів між виконавцями за заданими маршрутами; їх архівне зберігання і швидкий пошук. Це програмні комплекси типу Lotus Notes, DOCS OPEN тощо, які висувають високі вимоги як до комп'ютерного обладнання, необхідного для їх функціонування, так і в першу чергу до чіткої організації управлінського процесу, однозначного розподілу обов'язків між працівниками і їхньої високої відповідальності за дотримання всіх правил роботи з документами. Такі програмні комплекси дають змогу здійснювати реєстрацію документів, автоматичне сортування за каталогом, їх маршрутизацію (переміщення від виконавця до виконавця), автоматичне нагадування виконавцю про наближення або закінчення терміну виконання робіт, пошук документів, перенесення документів на змінні носії для архівного зберігання тощо.

43. Оригінал електронного документа.

Оригіналом електронного документа вважається електронний примірник документа з обов’язковими реквізитами, у тому числі з електронним підписом автора або підписом, прирівняним до власноручного підпису відповідно до Закону України "Про електронний цифровий підпис." (ст.7 Закону "Про електронні документи та електронний документообіг")

Відповідно до Правил UNCITRAL документ визнається оригіналом, якщо є достатня впевненість у цілісності інформації, починаючи відтоді, коли вона вперше створена в остаточній формі у вигляді електронного документа або іншим способом [8]. Оригіналом електронного документа є документ, що відображає цілісну інформацію первинно створеного документа (Model Law on Electronic Commerce of the United Nations Commission on International Trade Law.).

У разі надсилання електронного документа кільком адресатам або його зберігання на кількох електронних носіях інформації кожний з електронних примірників вважається оригіналом електронного документа.

Якщо автором створюються ідентичні за документарною інформацією та реквізитами електронний документ та документ на папері, кожен з документів є оригіналом і має однакову юридичну силу.

Оригінал електронного документа повинен давати змогу довести його цілісність та справжність у порядку, визначеному законодавством; у визначених законодавством випадках може бути пред'явлений у візуальній формі відображення, в тому числі у паперовій копії.

Згідно ст.8 Закону, електронний документ не може бути застосовано як оригінал: документа, який відповідно до законодавства може бути створений лише в одному оригінальному примірнику, крім випадків існування централізованого сховища оригіналів електронних документів;

Нотаріальне посвідчення цивільно-правової угоди, укладеної шляхом створення електронного документа (електронних документів), здійснюється у порядку, встановленому законом.

У відповідності до вимог ст.5 Закону України "Про електронний цифровий підпис", у випадках, коли відповідно до законодавства необхідне засвідчення дійсності підпису на документах та відповідності копій документів оригіналам печаткою, а також для забезпечення цілісності електронних даних та ідентифікації юридичної особи як підписувача під час надання адміністративних та інших послуг в електронній формі, здійснення інформаційного обміну з іншими юридичними особами, на електронний документ накладається ще один електронний цифровий підпис юридичної особи, спеціально призначений для таких цілей.