Приклад заповнення таблиці

№	Пошукова система	Запит	Середній час пошуку	Кількість знайдених документів	Кількість релевантних відповідей
	http://www.google.ru	Пропедевтика Дисбактеріоз Мононуклеоз Клеопатра Формальдегіди Ірина Даць Хотей Геракл Діоген Нефертіті	41 секунд 55 секунд 33 секунд 30 секунд 17 секунд 23 секунд 34 секунд 12 секунд 66 секунд 12 секунд	385 000 2 760 000 898 000 4 860 000 8 780 69 400 356 000 000 1 030 000 224 000 1 620 000	6-10 8-10 7-10 9-10 6-10 5-10 8-10 7-10 7-10 7 - 10
	http://www.yandex.ua	Пропедевтика Дисбактеріоз Мононуклеоз Клеопатра Формальдегіди Ірина Даць Хотей Геракл Діоген Нефертіті	Система не показує час пошуку	402 000 2 000 000 334 000 5 000 000 24 000 2 687 1 000 000 2 000 000 712 000 6 000	5-10 7-10 6-10 8-10 5-10 4-10 7-10 9-10 8-10 5-10

Рекомендована література

[15; 37; 57; 61; 64; 69; 77; 91; 116]

 

 

Практичне заняття 2.

Доступ до інформації (документів) та організація її використання.

Теоретичні питання

1. Значення документації та діловодства при реалізації інформаційних зв’язків.

2. Документування в управлінській діяльності.

3. Організаційні документи. Розпорядчі документи. Довідково-інформаційні документи.

4. Розкриття змісту документів.

 

Практична робота № 2

Електронний документообіг

Мета роботи: Отримати навички побудова інформаційної моделі підприємства і розробка заходів з ефективного впровадження системи електронного документообігу в процесі управління.

Хід роботи:

1. Ознайомитися з теоретичним матеріалом.На його основі сформувати словник основних термінів, що використовуються для опису електронного документу та документообігу.

2. Переведення документа у електронну форму. Етапи переведення документа у електронну форму:

1. Сканування документа і створення його електронної копії у вигляді зображення (образ документа). У процесі сканування виконується візуальний контроль якості.

2. Розпізнавання сканованих документів – переведення зображення у текстовий документ.

3. Переведення кожного із видів документів у електронну форму має такі особливості:

– для фотографій достатньо їх електронного зображення;

– при переведенні текстів – їх необхідно розпізнати, можливо, відновити форматування

– при введенні анкет, бюлетенів для голосування та ін., як правило, не потрібно зображення власне документа, а достатньо інформації про те, за кого віддано голос тощо.

3. На прикладі віртуальної організації дослідити критерії, які визначають потребу організації у впровадженні електронного документообігу.

4. Робота в групах. Навести приклади використання електронних документів в управлінській діяльності в організації відповідно моделям електронного документообігу:

- модель функціональної взаємодії – від одного до одного:

 

- функціональна модель – від одного до багатьох:

Інформацію у віртуальній організації можна передавати, обробляти, поширювати тільки у електронному вигляді.

Можна ускладнювати моделі, збільшуючи кількість документів і виконавців. Однак, як найбільш важливу характеристику документа, виділимо його функціональність, тобто можливість використати один і той же документ у декількох функціях. Ця властивість дозволяє не примножувати кількість видів документів на підприємстві. В той же час саме ця властивість використовується в основній функції системи управління – при контролі:

 

 

5. Використовуючи комп’ютерну техніку прослідкувати рух докумету. Визначити основні етапи руху.

6. Зробити висновки про переваги та недоліки електронного документообігу в організації.

Рекомендована література

[38; 58; 73; 74; 79; 80; 98; ]

Практичне заняття 3.