Правила работы с электронными документами

Электронный документ – документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием ЭВМ, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.

Электронный документ признается равнозначным документу на бумажном носителе. [Закон «Об информации, информационных технологиях и защите информации», ст. 11]

Юридическая сила документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной подписью.

Использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронной подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, или соглашением сторон (ст 160 ГК РФ).

Закон «Об электронной подписи» определил основные понятия:

1) электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию;

2) сертификат ключа проверки электронной подписи - электронный документ или документ на бумажном носителе, выданные удостоверяющим центром либо доверенным лицом удостоверяющего центра и подтверждающие принадлежность ключа проверки электронной подписи владельцу сертификата ключа проверки электронной подписи;

3) квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи (далее - квалифицированный сертификат) - сертификат ключа проверки электронной подписи, выданный аккредитованным удостоверяющим центром или доверенным лицом аккредитованного удостоверяющего центра уполномоченным федеральным органом;

4) владелец сертификата ключа проверки электронной подписи - лицо, которому в установленном настоящим Федеральным законом порядке выдан сертификат ключа проверки электронной подписи;

5) ключ электронной подписи - уникальная последовательность символов, предназначенная для создания электронной подписи;

6) ключ проверки электронной подписи - уникальная последовательность символов, однозначно связанная с ключом электронной подписи и предназначенная для проверки подлинности электронной подписи (далее - проверка электронной подписи);

7) удостоверяющий центр - юридическое лицо или индивидуальный предприниматель, осуществляющие функции по созданию и выдаче сертификатов ключей проверки электронных подписей, а также иные функции, предусмотренные настоящим Федеральным законом;

8) аккредитация удостоверяющего центра - признание уполномоченным федеральным органом соответствия удостоверяющего центра требованиям настоящего Федерального закона;

9) участники электронного взаимодействия - осуществляющие обмен информацией в электронной форме государственные органы, органы местного самоуправления, организации, а также граждане;

10) корпоративная информационная система - информационная система, участники электронного взаимодействия в которой составляют определенный круг лиц;

11) информационная система общего пользования - информационная система, участники электронного взаимодействия в которой составляют неопределенный круг лиц и в использовании которой этим лицам не может быть отказано.

Законом [ст. 5] установлены виды электронной подписи:

- простая электронная подпись;

- усиленная неквалифицированная электронная подпись;

- усиленная квалифицированная электронная подпись.

Использование электронной подписи позволяет:

- осуществить контроль целостности передаваемого документа: при любом случайном или преднамеренном изменении документа подпить станет недействительной, потому что вычислена она на основании исходного состояния документа и соответствует лишь ему;

- осуществить защиту от изменений (подделки) документа: гарантия выявления подделки при контроле целостности делает подделывание нецелесообразным в большинстве случаев;

- сделать невозможным отказ от авторства: создание подписи возможно только при знании закрытого ключа, который известен только владельцу, поэтому владелец не может отказаться от своей подписи под документом;

- осуществить подтверждение авторства документа: владелец ключа может доказать свое авторство подписи под документом, так как создать корректную подпись можно, лишь зная закрытый ключ.

В некоторых случаях могут быть подписаны такие поля, как «автор», «внесенные изменения», «метка времени» и т.д.

Правила работы с электронными документами. Согласно Правилам делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти [глава VI] электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати и изображения Государственного герба Российской Федерации.

В федеральном органе исполнительной власти создаются и используются:

- электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;

- электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов и хранящиеся в системе электронного документооборота.

При передаче электронных документов в другие государственные органы документы заверяются электронной подписью федерального органа исполнительной власти - автора документа

При обработке, рассмотрении, согласовании и подписании электронных документов в системе электронного документооборота во внутреннем документообороте федерального органа исполнительной власти могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная подпись не используется, при условии, что программные средства, применяемые в федеральном органе исполнительной власти, позволяют однозначно идентифицировать лицо, подписавшее документ.

Состав электронных документов, обращающихся в системе электронного документооборота, определяется руководителем федерального органа исполнительной власти на основе рекомендаций Федерального архивного агентства и в соответствии с перечнем документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов.

Прием и отправка электронных документов осуществляются службой делопроизводства. При получении электронных документов, подписанных электронной подписью, служба делопроизводства осуществляет проверку подлинности электронной подписи.

Документы, создаваемые в федеральном органе исполнительной власти и (или) поступившие в федеральный орган исполнительной власти на бумажном носителе, включаются в систему электронного документооборота после сканирования и создания электронных образов документов. Включение электронного образа документа в систему электронного документооборота возможно после его сравнения с подлинником документа.

Электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.

При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде.

Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в федеральном органе исполнительной власти в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе. После истечения срока, установленного для хранения электронных документов, они подлежат уничтожению на основании акта, утвержденного руководителем федерального органа исполнительной власти.

 

Вопросы по теме 1. Что такое электронный документ? Каковы правила оформления и работы с электронными документами? 2. Что такое электронная подпись, ключ электронной подписи, ключ проверки электронной подписи, сертификат ключа проверки электронной подписи, удостоверяющий центр? 3. Каковы функции электронной подписи?

 

 

ОСНОВНЫЕ ВОПРОСЫ К ЗАЧЕТУ

1. Понятие документа, его функции. Необходимость стандартизации.

2. Классификация документов.

3. Нормативно-методическая база по делопроизводству.

4. Оформление документов (бланки, поля, межстрочные интервалы, нумерация страниц).

5. Составление текста документа: этапы составления текста; требования к содержанию.

6. Реквизиты ОРД и правила их оформления.

7. Распорядительные документы.

8. Организационные документы.

9. Информационно-справочные документы.

10. Документооборот.

11. Систематизация документов, номенклатуры дел.

12. Формирование дел, текущее хранение дел.

13. Экспертиза научной и практической ценности документов.

14. Подготовка дел к сдаче в архив организации.

РЕКОМЕНДУЕМАЯ ЛИТЕРАТУРА

Основная литература

1. Андреева В.И. Делопроизводство: организация и ведение: Учебно-практическое пособие/ Издание 2-е, переработанное и дополненное. – М.: КРОНУС, 2008. – 256с.

2. Рогожкин М.Ю. Справочник по делопроизводству. – СПб.: Питер, 2007.- 192 с.

3. Руководство секретаря-референта / Ред. Т. Климовой [и др.] - СПб.: Деловой Петербург, Т.1, Т.2, 2007. – ч.1-6 и 7-12

 

 

Справочная и нормативная литература

1. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам к службам документационного обеспечения. (ГСДОУ)

2. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система ОРД. Требования к оформлению документов»

3. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»

4. Перечень типовых управленческих документов с указанием сроков хранения (в ред. решения Росархива от 27.10.2003)