Описание предметной области для учебного примера

Лабораторное занятие № 6. 13.

Формирование таблиц базы данных СУБД MS Access.

Описание предметной области для учебного примера

Для освоения основ работы с СУБД Microsoft Access используем следующий пример.

Рассмотрим работу некоторого научно-консультативного центра, который приглашает экспертов для чтения лекций и проведения консультаций. Администрация центра должна иметь следующую информацию о каждом эксперте - фамилия, имя, сфера компетенции, ученая степень, место работы, контактный телефон, фотография. Необходимо также иметь сведения об организациях, где работают эксперты - название, город, адрес, телефон. Кроме того, необходимо накапливать сведения о работе, выполненной экспертами по заявкам центра, а также об оплате их услуг.

При желании всю эту информацию можно разместить в одной большой таблице. При этом в столбцах таблицы (полях) будет собрана информация определенного типа (фамилия, сфера компетенции, ученая степень...), а строки будут содержать информацию об эксперте. Однако такая таблица будет иметь существенный недостаток - многие сведения будут повторяться. Так, в строках, содержащих информацию об экспертах, работающих в одной организации, будут повторяться сведения об этой организации. Очевидно, такой способ построения таблиц ведет не только к нерациональному использованию памяти, но и к ошибкам, которые неизбежны при вводе повторяющихся данных, а это будет причиной ошибок при обработке информации. Поэтому целесообразно разбить таблицу на несколько таблиц, содержащих сведения об отдельных объектах.

В нашем примере сведения об экспертах будем хранить в такой таблице:

Таблица 1. Эксперты

№	Фамилия	Имя	Сфера компе-тенции	Ученая степень	Код организа-ции	Конактный телефон	Примечание

Сведения об организациях разместим в таблице следующего вида:

Таблица 2. Организации

Код организации	Название организации	Город	Адрес	Телефон	Примечание

Таблица для хранения данных о работах, выполненных экспертами, будет иметь вид:

Таблица 3. Выполненные работы

№	Дата	Эксперт	Кол-во часов	Тема

Для того, чтобы получать необходимые сведения из набора таблиц, необходимо создать связи, соединяющие эти таблицы. В нашем примере Таблица 3. Выполненные работы может быть связана с Таблицей 1. Эксперты через соответствующие поля этих таблиц "Эксперты è Фамилия"; Таблица 1. Эксперты с Таблицей 2. Организации - через поля, имеющие в обеих таблицах одинаковое наименование - "Код организации". Благодаря установленным связям может быть легко получена информация, например, о том, эксперты из каких городов работали в центре в определенные дни. В результате будет подобрана необходимая информация из Таблицы 3 и Таблицы 2, которые связаны между собой через Таблицу 1.

Практическое задание:

Используйте режим Конструктора таблиц для создания таблиц: Эксперты, Организации, Выполненные работы.

1. Запустите приложение MS Access

2. Создайте новую базу с именем “ ЛЗ_6_13 ” и сохраните ее в папке “Базы данных” на своем диске.

3. Создайте таблицу Эксперты. Для этого:

a. Укажите в первой строке в столбце Поле имя поля Код эксперта. Для поля Код эксперта таблицы Эксперты выберем тип данных - " Числовой ". В нижней части окна установим следующие свойства поля, отличные от принятых по умолчанию:

Размер поля	Длинное целое
Формат поля	Основной
Число десятичных знаков
Обязательное поле	Да
Индексированное поле	Да (Совпадения не допускаются)

Примечание. Установки двух последних значений свойств поля позволяют определить его как ключ таблицы. При наличии в таблице ключа эффективность работы Access повышается. Таблица, для которой определен ключ, называется индексированной. Индексированные таблицы обладают следующими преимуществами:

- Наличие индекса существенно ускоряет выполнение запросов и некоторых других операций;

- По умолчанию записи в форме или таблице изображаются в порядке, определяемом ключом;

- В таблице автоматически поддерживается уникальность записей. По этой причине невозможно ввести в таблицу запись, у которой значение ключа совпадает со значением ключа уже существующей записи;

- Наличие ключа требуется для установки связей между таблицами и одновременного обновления нескольких связанных таблиц.

b. Внесите в таблицу остальные поля. Всю необходимую информацию для создания таблицы Эксперты возьмите из приведенной таблицы.

c. Определите поля Код эксперта и Фамилия в качестве ключей.

Название таблицы	Имя поля	Тип данных	Свойства поля, отличные от принятых по умолчанию	Ключ
Эксперты	Код эксперта	Число- вой	Размер поля - Длинное целое; Формат поля - Основной; Число десятичных знаков - 0; Обязательное поле - Да; Индексированное поле - Да (Совпадения не допускаются)	Да
	Фамилия	Тексто-вый	Размер поля - 20; Индексированное поле - Да (Совпадения не допускаются)	Да
	Имя	Тексто-вый	Размер поля - 30
	Сфера компе-тентности	Поле MEMO
	Ученая степень	Тексто-вый	Размер поля - 15
	Код орга-низации	Число-вой	Размер поля - Длинное целое; Формат поля - Основной; Число десятичных знаков - 0.
	Контакт-ный телефон	Тексто-вый	Маска ввода - выбрать с использованием Мастера Создание маски ввода* (описание см. ниже)
	Примеча-ние	Поле MEMO

4. Сохраните таблицу Эксперты.

5. Создайте таблицу Организации. Всю необходимую информацию для создания таблицы Организации возьмите из приведенной таблицы.

Название таблицы	Имя поля	Тип данных	Свойства поля, отличные от принятых по умолчанию	Ключ
Организа-ции	Код орга-низации	Число-вой	Размер поля - Длинное целое; Формат поля - Основной; Число десятичных знаков - 0; Обязательное поле - Да; Индексированное поле - Да (Совпадения не допускаются)	Да
	Органи-зация	Поле MEMO
	Город	Тексто-вый	Размер поля - 20
	Адрес	Поле MEMO
	Телефон	Тексто-вый	Маска ввода - выбрать с использованием Мастера Создание маски ввода
	Примеча-ние	Поле MEMO

6. Сохраните таблицу Организации.

7. Создайте таблицу Выполненные работы. Всю необходимую информацию для создания таблицы Выполненные работы возьмите из приведенной таблицы.

Название таблицы	Имя поля	Тип данных	Свойства поля, отличные от принятых по умолчанию	Ключ
Выполнен-ные работы	№	Счетчик		Да
	Дата	Тексто-вый	Маска ввода - выбрать с использованием Мастера Создание маски ввода
	Эксперт	Тексто-вый	Размер поля - 20
	Кол-во часов	Числовой	Размер поля - Длинное целое; Формат поля - Основной; Число десятичных знаков - 0.
	Тема	Поле MEMO
	Примечание	Поле MEMO

8. Сохраните таблицу Выполненные работы.

9. Создайте пользовательскую маску ввода. Откройте таблицу Эксперты в режиме конструктора. Выделите поле Телефон. Выберите поле Маска ввода в нижней части окна (рис. 1). Щелкните по появившейся справа кнопке, чтобы войти диалоговое окно Создание масок ввода.

После входа в режим Создание масок ввода (рис. 2), при отсутствии нужной маски, нажмите на кнопку Список и создайте нужную маску.

Рис 1

Рис. 2

Установите связи между таблицами.

Примечание. После установления пользователем связей между таблицами Access сможет использовать эти связи для поиска информации в разных таблицах базы данных.

Для установления связей между таблицами или запросами следует указать одно или несколько полей, которые содержат одинаковые значения в связанных записях. Часто (но не обязательно всегда) эти поля имеют одинаковые имена в обеих таблицах. В большинстве случаев одно из этих полей является ключевым полем своей таблицы.

При установлении связей между двумя таблицами определяется, какая таблица является главной, а какая подчиненной. Связываемое поле главной таблицы должно быть ключевым. Для подчиненной таблицы может быть определено поле вторичного ключа, тип данных и размер которого совпадают с полем первичного ключа главной таблицы.

Для этого:

a. Установите связь между таблицами 1 и 2. В качестве главной следует выбрать таблицу 2, а в качестве подчиненной - таблицу 1.

Примечание. В процедуре установки связи можно выделить три шага: открытие окна Схема данных; выбор таблиц или запросов, между которыми следует установить связь; непосредственно установка связи.

b. Откройте диалоговое окно Схема данных (Правка/Схема данных... или кнопка Схема данных на панели инструментов) рис. 3.

Примечание. При первом открытии этого диалогового окна для текущей базы данных оно будет пустым, а Access откроет диалоговое окно Добавление таблицы (рис. 3). Выбор таблиц или запросов для установления связи выполняют следующим образом: выделить нужную таблицу или запрос, а затем нажать кнопку Добавить.

Самый быстрый способ выбора таблицы или запроса для установки связи состоит в переносе таблицы или запроса из окна базы данных в диалоговое окно Схема данных с помощью мыши.

Рис. 3.

c. Добавьте 3 таблицы в Схему данных.

d. Перенесите с помощью мыши поле, которое следует использовать для установки связи (Код организации), из списка полей одной таблицы или запроса к соответствующему полю в списке полей другой таблицы или запроса.

Примечание. После выполнения переноса поля диалоговое окно Схема данных выглядит следующим образом (рис. 4), а экране появляется диалоговое окно Связи. В этом окне следует проверить правильность имен полей в обоих столбцах и, если требуется, исправить их.

Рис. 4.

e. Включите опции в диалоговом окне Связи: "Обеспечение целостности данных", "Каскадное обновление связанных полей" и "Каскадное удаление связанных записей" для корректной установки связи между таблицами 1 и 2.

11. Свяжите таблицы " Эксперты " (главная) и " Выполненные работы " (подчиненная), используя для связи разноименные поля " Фамилия - Эксперт ".

12. Заполните созданные таблицы, используя приведенные ниже данные. Начинать ввод необходимо с главной таблицы.

Данные для таблицы "Организации"

Код организации	Организация
	Академия управления при Президенте Республики Беларусь
	Академия милиции МВД Республики Беларусь
	Академия физического воспитания и спорта Республики Беларусь
	Белорусская академия искусств
	Белорусская академия музыки
	Белорусская государственная политехническая академия
	Белорусский аграрный технический университет
	Белорусский государственный педагогический университет им.М.Танка
	Белорусский государственный университет
	Белорусский государственный университет информатики и радиоэлектроники
	Белорусский государственный экономический университет
	Минский государственный лингвистический университет
	Академия федеральных служб безопасности
	Высшая школа экономики
	Государственная академия управления им.С.Орджоникидзе
	Дипломатическая академия МИД России
	Академия русского балета им. А.Я. Вагановой
	Санкт-Петербургский государственный университет экономики и финансов

Данные для таблицы "Организации" (продолжение)

Код организации	Город	Адрес	Телефон
	Минск	ул.Московская, 17	(017) 226-3741
	Минск	ул.Варвашени, 6	(017) 233-3115
	Минск	пр.Машерова, 105	(017) 250-3084
	Минск	пр.Ф.Скорины, 81	(017) 232-1221
	Минск	ул.Интернациональная, 30	(017) 227-1103
	Минск	пр.Ф.Скорины, 65	(017) 232-3842
	Минск	пр.Ф.Скорины, 99	(017) 264-4082
	Минск	ул.Советская, 18	(017) 220-9417
	Минск	пр.Ф.Скорины, 4	(017) 226-5951
	Минск	ул.П.Бровки, 6	(017) 239-8815
	Минск	пр.Партизанский, 26	(017) 249-4137
	Минск	ул. Захарова, 21	(017) 233-2143
	Москва	Мичуринский пр., 70	(095) 931-1572
	Москва	пр. Сахарова, 12	(095) 152-0181
	Москва	Рязанский пр., 99	(095) 371-5766
	Москва	Остоженка, 53/2	(095) 246-1844
	Санкт-Петербург	ул. Росси, 2	(812) 110-4258
	Санкт-Петербург	ул.Садовая, 21	(812) 310-5144

Данные для таблицы "Эксперты"

№	Фамилия	Имя	Сфера компетентности	Ученая степень	Код организации
	Гаврилова	Мария	Коммерция
	Нахимов	Павел	Госуправление	докт.ф.-м.н.
	Бабушкина	Екатерина	Маркетинг	канд.ю.н.
	Иванишкина	Дария	Маркетинг	докт.ю.н.
	Котов	Андрей	Госуправление	докт.э.н.
	Хай-Вэнь	Ли	Госуправление
	Баранов	Константин	Менеджмент	канд.э.н.
	Крылова	Ольга	Юриспруденция
	Свиридова	Мария	Коммерция
	Попов	Федор	Информационные технологии	канд.э.н.
	Таманчук	Василий	Госуправление
	Климчук	Татьяна	Менеджмент
	Смирнов	Петр	Информационные технологии	докт.т.н.
	Марчик	Максим	Информационные технологии	канд.т.н.
	Простаков	Иван	Госуправление	канд.и.н.

Данные для таблицы "Эксперты" (продолжение)

№	Фамилия	Контактный телефон
	Гаврилова	(017) 255-9834
	Нахимов	(017) 235-9440
	Бабушкина	(017) 235-3412
	Иванишкина	(017) 225-8122
	Котов	(017) 215-4848
	Хай-Вэнь
	Баранов	(017) 235-5598
	Крылова	(095) 125-1189
	Свиридова	(812) 225-4444
	Попов	(095) 125-4869
	Таманчук	(095) 125-3857
	Климчук	(812) 225-3487
	Смирнов	(017) 234-4566
	Марчик	(095) 288-56-89
	Простаков	(095) 565-1251

Данные для таблицы "Выполненные работы"

№	Дата	Эксперт	Часы	Тема
	08.11.11	Котов		Средний бизнес в странах Центральной и Восточной Европы
	12.11.11	Нахимов		Математическое моделирование экономического развития
	15.11.11	Марчик		Инвестиционный климат в странах СНГ
	16.11.11	Котов		Динамика безработицы в Испании
	19.11.11	Баранов		Прогнозирование величины инфляции
	22.11.11	Котов		Энергетический кризис
	23.11.11	Свиридова		Экономические аспекты нетрадиционных источников энергии
	26.11.11	Смирнов		Сравнительная эффективность систем госуправления
	29.11.11	Гаврилова		Унификация таможенных законодательств

 

* О способе создания пользовательской маски ввода см. ниже