Чи можна видати аванс працівникові для закупівлі ТМЦ у відрядженні за кордоном?

На такі цілі підприємство не може видати працівникові аванс у валюті.

Розрахунки між резидентами й нерезидентами в межах торговельного обороту можуть здійснюватися лише через уповноважені банки в порядку, встановленому НБУ (ст. 7 Декрету № 15-93).

Резиденти – суб'єкти підприємницької діяльності можуть використовувати готівкову іноземну валюту як засіб платежу під час здійснення торгівлі та надання послуг за межами України (пп. 7.1 п. 7 Правил № 200):

• на транспортних засобах, які їм належать (орендовані, зафрахтовані або ті, що формуються в Україні), у разі здійснення міжнародних пасажирських перевезень;

• на міжнародних виставках (ярмарках), що проходять за кордоном, у разі реалізації товарів.

Тому працівник, перебуваючи у відрядженні за кордоном, не може придбавати за готівкові валютні кошти ТМЦ для потреб підприємства.

Під час відряджень за кордон аванс на відрядження може бути перерахований працівникам підприємства як на корпоративні (валютні та гривневі), так і на особисті платіжні картки (п. 2.12 Положення № 637). При цьому отримані грошові кошти використовуються працівниками підприємства за призначенням без оприбуткування в касі.

Грошові кошти, перераховані на корпоративну картку, знаходяться на поточному рахунку підприємства і не вважаються виданими під звіт до того моменту, поки власник корпоративної картки (довірена особа) не зніме їх готівкою або не розрахується за відповідні послуги, визначені п. 8.3 Інструкції № 492.

При перерахуванні авансу на відрядження на особисту гривневу картку працівника таке перерахування прирівнюється до видачі готівкових грошових коштів у національній валюті під звіт з моменту перерахування їх з розрахункового рахунка підприємства.

У бухобліку операції в інвалюті відображаються у валюті розрахунків і платежів за кожною інвалютою окремо (ч. 3 ст. 9 Закону № 996, лист Міндоходів від 30.09.2013 р. № 12251/6/99-99-22-02-04-18). На рахунках бухобліку операція з видачі авансу відображається за дебетом субрахунка 372.

Витрати на закордонне відрядження в бухобліку відображають:

• за курсом НБУ на дату надання авансу, якщо фактичні витрати у відрядженні не перевищують суми наданого авансу (п. п. 5 – 6 П(С)БО 21). Якщо в закордонному відрядженні розраховуються корпоративною карткою – датою авансу вважатиметься дата проведення оплати товарів/послуг, дата зняття інвалюти;

• за курсом НБУ на дату затвердження авансового звіту – у частині перевищення фактичних витрат над сумою авансу (п. 8 П(С)БО 21).

Скасування відрядження

Трапляється, що з різних причин відрядження доводиться скасувати. Наприклад, через перенесення переговорів або хворобу працівника. При цьому квитки можуть бути вже придбані, а аванс виданий працівникові.

Як оформити скасування відрядження й чи можна відшкодувати в цьому випадку витрати працівникові?

Порядок дій у таких випадках слід прописати в Положенні про службові відрядження. Насамперед, керівник повинен прийняти рішення про скасування відрядження на підставі доповідної записки від працівника або керівника підрозділу, якщо скасування відбулося з не залежних від нього причин, і відобразити його в наказі про скасування службового відрядження. У наказі слід зазначити реквізити наказу про відрядження, що скасовується, причини скасування й обов'язки працівника та бухгалтера у зв'язку зі скасуванням відрядження, строки повернення отриманого на відрядження авансу або невитраченої суми авансу (див. Рис. 1). З наказом про скасування відрядження працівника слід ознайомити під підпис.

Працівник, незалежно від того, що у відрядження він не відбув, подає до бухгалтерії Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт (докладніше про звіт читайте в статті "Звітуємо про закордонне відрядження" видання БУХГАЛТЕР&ЗАКОН (№ 46 за 2016 рік)), і повертає підприємству невикористані кошти на підставі звіту. У разі закордонного відрядження працівник зобов'язаний повернути до каси підприємства грошові кошти у валюті видачі авансу.

ГУ ДФС у Тернопільській області в роз'ясненні від 30.08.2016 р., зокрема, повідомило, що якщо працівник отримав аванс на відрядження і не виїхав, то він повинен протягом 3-х банківських днів з дня прийняття рішення про скасування поїздки повернути до каси підприємства зазначені кошти. У разі неповернення таким працівником протягом 3-х банківських днів авансу на відрядження, сума таких коштів, отриманих платником податків на відрядження або під звіт, включається до оподатковуваного доходу такого працівника.

Звичайно, небюджетні підприємства не зобов'язані користуватися нормами Інструкції № 59 і скористатися нормами пп. 170.9.2 ПКУ про звітність за відрядженням – 5 банківських днів з дати його закінчення. Але оскільки відрядження не відбулося, слід пам'ятати про ризики, адже податківці наполягатимуть на своїй позиції.

Крім того, не варто забувати, що згідно з п. 8.4 Правил № 200 невикористаний залишок готівкової іноземної валюти, яка була отримана підприємством з поточного рахунка в інвалюті для забезпечення витрат працівників за кордоном, підлягає зарахуванню на його поточний рахунок в іноземній валюті протягом 5-ти банківських днів з часу його оприбуткування до каси (повернення працівником).

Витрати працівника, понесені у зв'язку з поверненням квитка на поїзд, літак або інший транспортний засіб, можуть бути компенсовані з дозволу керівника підприємства за наявності поважних причин (абз. 8 п. 12 розділу II Інструкції № 59).

Зробити це можна лише за наявності документів, що підтверджують вартість витрат (виданих при поверненні квитків). Продавець квитків може надати довідку про їх повернення із зазначенням П. І. Б. працівника, суми повернутих коштів, комісійних та інших зборів, пов'язаних з поверненням квитка, а також копій квитків (абз. 9 п. 12 розд. II, абз. 2 п. 11 розд. III Інструкції № 59).

Витрати, понесені у зв'язку з поверненням квитків з поважних причин, якщо вони документально підтверджені, включаються до складу витрат у бухобліку, а отже, враховуються при визначенні об'єкта оподаткування податком на прибуток. Коригування на різниці за такими витратами ПКУ не передбачено.

ПРИКЛАД.

Умова:

Відрядження начальника відділу збуту Рибалка С. В. до м. Праги скасовано на підставі наказу про скасування відрядження (див. Рис. 1) через перенесення переговорів. Квитки на поїзд повернуто, бронювання готелю скасовано, виданий раніше аванс у розмірі 450 євро повернуто працівником до каси підприємства на підставі Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт.

Рішення:

Облік операцій показано в таблиці.

Таблиця

№ з/п	Зміст господарської операції	Бухгалтерський облік	Сума
Дт	Кт
	Працівникові видано аванс на закордонне відрядження до м. Праги (курс НБУ на дату видачі авансу 100 € / 2834,6040 грн)			450 €
12757,50 грн
	Сплачено комісійні при поверненні квитків на поїзд			200 грн
	Повернуто підзвітною особою суму виданого авансу			450 €
12757,50 грн

Рис. 1

Також на цю тему читайте матеріали видання БУХГАЛТЕР&ЗАКОН (№ 46 за 2016 рік):

"Витрати на закордонне відрядження: відшкодування та підтвердження";

"Витрати на проїзд у закордонному відрядженні";

"Добові й витрати на проживання в закордонному відрядженні";

"Закордонне відрядження на службовому автомобілі";

"Хвороба під час закордонного відрядження";

"Закордонне відрядження на особистому автомобілі".

ПРАВОВИЙ ГЛОСАРІЙ

1. ПКУ – Податковий кодекс України від 02.12.2010 р. № 2755-VI.

2. КЗпП – Кодекс законів про працю України від 10.12.71 р.

3. Закон № 996 – Закон України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні" від 16.07.99 р. № 996-ХІV.

4. Декрет № 15-93 – Декрет Кабміну "Про систему валютного регулювання і валютного контролю" від 19.02.93 р. № 15-93.

5. П(С)БО 21 – Положення (стандарт) бухгалтерського обліку 21 "Вплив змін валютних курсів", затверджене наказом Мінфіну від 10.08.2000 р. № 193.

6. Правила № 200 – Правила використання готівкової іноземної валюти на території України, затверджені постановою Правління НБУ від 30.05.2007 р. № 200.

7. Інструкція № 59 – Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Мінфіну від 13.03.98 р. № 59.

8. Постанова № 98 – постанова Кабміну "Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів" від 02.02.2011 р. № 98.

9. Положення № 637 – Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління НБУ від 15.12.2004 р. № 637.

10. Інструкція № 492 – Інструкція про порядок відкриття, використання і закриття рахунків у національній та іноземної валютах, затверджена постановою Правління НБУ від 12.11.2003 р. № 492.

11. Інструкція № 148 – Інструкція про переміщення готівки і банківських металів через митний кордон України, затверджена постановою Правління НБУ від 27.05.2008 р. № 148.